职场解忧工作总被紧急任务中断怎么办？

　　Q：
　　在实际工作中，经常会有一些临时增加的工作，变成了立即去做，比如运维直接找过来处理个紧急的线上Bug，产品要改个紧急的临时需求，运营直接找过来导出个想要的数据，从而导致原本计划要做的事情不断延后。
　　怎么样应对这些干扰，保障自己的计划能够执行下去？
　　A：
　　做好了计划要搞定一些事情，却总被突发任务打断，时间变得碎片化，计划执行不下去。
　　这种情况，我们每个人都会在工作中遇到。按我的经验和认知，要避免突发任务的干扰，尽可能保障工作计划的执行，要先做好心理建设，然后再寻找应对策略。
　　我们先来看怎么做心理建设，展开来讲的话有三点：
　　要接纳计划是可以被打断的
　　要理解突发任务并不可怕
　　要意识到找你的都是客户，要有服务好客户的准备
　　逐一展开说一下。
　　当我有一个计划，我就会觉得需要按照这个计划去执行，这是我们心理上的一个习惯。比如我定了九点到九点半列文章大纲，十点到十一点写文章，好，那我就会希望事情按照这个序列来执行。如果事情没有按计划发展，打破了我的心理预期，我就会有失控感，就会烦躁。
　　但实际上，计划只是为了达成某个目的而设定的一个框架，它是需要灵活的根据外部变化来调整的。比如你计划今晚到公园跑步十公里，可晚上吃罢饭，忽然闹肚子，不停的跑厕所，你还要坚持去跑步吗？不会吧，你会主动调整的，会放弃今晚的跑步计划，等拉肚子这个问题解决了，回头再安排跑步。
　　所以你看，计划是会经常被打断的，也是可以被打断的，只要我们接纳这一点，做好了计划可能被打断的心理准备，当突发任务真的发生时，就不会那么难受。
　　这是第一点心理建设，要接纳计划是可以被打断的。
　　第二点心理建设，是要理解突发任务并不可怕。
　　当我们排斥突发任务，觉得它们会干扰我们的计划，让我们的工作效率降低工作产出减少，甚至会把我们的工作搞得乱七八糟，我们就会特别担心会发生突发任务，就会把突发任务当作可怕的事情，特别排斥。
　　其实呢，突发任务并不一定有那么可怕。比如运营找你导出一个数据，你如果心平气和的处理，两三分钟可能就搞定了，很快就又可以回到你的计划任务上。这种干扰，是可接收到的。
　　相反，如果你认为突发时间很可怕，一定会毁了你的工作，那别人来找你做个事情，你立刻就会有应激反应哎呀怎么这些人这么烦啊，就不能让我安安静静做点事情吗！这样你不但会花更多时间来处理这个突发任务，还要花很多时间来平复心情，那你原本的计划，就会受到更大的影响。
　　第三点心理建设，是要意识到找你的都是客户，要有服务好客户的准备。
　　其实每个人都是一家小企业，你的产出，能被客户需要，你才有价值。所以你要想有价值，就要服务好愿意使用你服务的客户。
　　有这种思维，你就会发现，产品经理、运维、测试、上级领导，都是你的客户，他们不是在给你找麻烦，而是需要你的服务，而是在帮你确认你是有价值的。所以你是要服务好他们的。如果你不服务好他们，他们就会去“采购”别人的服务，你就会失去市场，就会走向消亡。
　　说完三点心理建设，我们再来看应对干扰的六种常见策略：
　　创造无干扰环境。
　　为计划做应急预案
　　尝试延迟突发任务
　　随时记录工作状态，方便后续恢复
　　事过三次，优化机制
　　委托给别人去做
　　一个一个来看。
　　第一种策略是，创造无干扰环境。
　　为重要的计划任务创造不被干扰的环境，这样我们就可以集中精力搞定它们，短时间内取得大进展。
　　我原来做研发部门经理时，身上还兼着产品核心模块的编码任务。部门有二十来个人，不断有人来找我问这个事情，要那个支持，还有产品部门、测试部门、销售部门，也会不断找我，我的时间是很零碎的，很难找出半个小时来专心写代码。
　　我用过三种办法解决这个问题。一是在上班时间，找一个会议室，关上门，猫在里面一个小时来写代码。二是我早上早到办公室，9点上班，我8点10分之前就到，这样基本上在9点30之前，我都可以专心做事情。三是晚上加班来做，这个时候，基本无干扰。
　　这些办法，都是在主动创造无干扰环境。
　　有人说我工作环境中要是没有会议室我也不想早到不想加班怎么办，其实也有办法的，你愿意想就会有。给你看张图片，这是一家医院的护士们在用的办法。
　　护士们配药时，很容易被问东问西的病人打断，导致配错药，造成医疗事故。所以就有人想到做一个印有防打扰字样的马甲，配药时穿上。就这一个小小的改动，就能让护士们专注配药，避免出错。
　　所以，“创造无干扰的环境”，是因人而异因地制宜的，这是一种指导思想，你需要根据你的工作场景，来找到具体的落地办法。
　　当然，实际工作中，你的任务往往和很多同事有关联，你不可能总是把自己隔离起来，所以我们还要接着往下看其它策略。
　　第二种策略是，为计划做应急预案。
　　2021年12月到2022年1月，西安新冠疫情严重，一码通老崩溃。假设你是维护西安一码通系统的程序员，你计划了今天上午编写X模块的代码，可是早上一码通系统忽然崩溃，需要你去维护，那你的计划就会被打乱，就写不了X模块的代码了。
　　如果这个时候你没有应急预案，那你想到被耽误的工作，就会烦躁。但如果你有了应急预案上午如果有某类事情发生，我就下午某某时间段再写X模块的代码，那你就会比较淡定，就不会那么着急。
　　所以，为计划做应急预案，是一个很重要的策略，它可以让你更从容的面对必然会出现的突发事件。
　　所以，请慢慢养成一个习惯在做计划时，就把突发事件考虑在内，拟定应急预案。
　　第三种策略是，尝试延迟突发任务。
　　上午的时候，产品经理很着急的找你改一个需求，但实际上这个需求并不见得是立刻、马上就要做，就要上线。他只是喊得着急，想引起你的注意，希望你优先服务他。
　　这个时候，你就可以尝试着延迟处理。
　　你可以说，好，改是没有问题的，时间可以放在下午吗？可以放在明天吗？如果产品经理的需求没那么着急，你又给出了具体的时间，他大概率是会同意的。
　　一旦产品经理同意了，这个事情，就可以变成接下来的计划了，突发事件就变成计划内的事情，你就没那么焦躁了。
　　很多突发任务，都可以这样延迟处理。当有人来找你，只要你试着多问几句话，“能不能等十五分钟？”“能不能下午三点做？”“能不能明天做？”对方就可能真的同意，你就有大概率可以接着执行你计划内的任务。
　　第四种策略是，随时记录工作状态，方便后续恢复。
　　有时候你在被打断时特别烦躁，一个重要的原因是，你的思路、灵感等等，都在脑子里，切换到别的事情上，忙一段时间，再切换回来，那个思路、灵感，就可能消失，要想起来很困难。而如果你有记录的习惯，能确保关键信息不会因为任务切换而消失，情况就会好很多。
　　比如我写文章，就会先列出整篇文章的大纲，写到某个部分，就会列出要点、事例等元素，这样即便有紧急的事情要处理，处理完毕后，我也可以根据大纲和要点，快速恢复写作状态。
　　比如你写代码，想通了思路、逻辑，就可以记录到纸质笔记本或者代码源文件中，写到一个节点，就记录自己完成了什么，还有哪些要做，要做的事情，思路是什么，这样就算运维找你处理一个紧急的线上问题，你处理完毕，也可以根据记录的信息，很快恢复工作状态。
　　事实上，养成“随时记录工作状态”的习惯，非常必要。因为工作中的不少突发任务，都是非常紧急的，不可能等到下午或者明天来处理，甚至也不可能等半个小时之后处理。比如有用户正在电话里投诉，你就很难让他等到明天，那样后果会比较严重。
　　如果你有“随时记录工作状态”的习惯，哪怕有紧急任务发生，你也可以争取一两分钟的时间，把思路、灵感都先写下来，给自己创造一个有意义的断点，让大脑认为自己达到了某个节点，这样一来，一方面你当下不会特别烦恼，另一方面，后续也能快速恢复。
　　第五种策略是，事过三次，优化机制。
　　在工作中，如果有一个人反反复复地找你处理一件事情，或者一类人经常性地找你做类似的事情，那这就说明，你所处的业务系统中，有某种机制是可以优化的。
　　客服总是问你某些故障该怎么排查，今天这个人来问A故障，明天换个人来问A故障，这就说明，你们的系统中，缺乏故障排查流程，那你就可以把系统的各种典型故障梳理出来，逐一绘制排查流程图，供客服使用。这样子的话，你就解脱出来了。
　　运营人员老是找你帮忙导用户活跃数据、报错数据，这就说明，你们的业务系统中，对运营工作的支撑不到位，实际上，你可以做一个自动导出数据的工具，或者做一个允许运营人员自己查询相关数据的系统。这样子的话，你就解脱出来了。
　　这就是“事过三次，优化机制”。如果你有一双发现机制问题的眼睛，就可以找到很多改善的切入点，把许多突发任务的处理，变得工具化、系统化、流程化，这样你既改进了系统，又方便了客户，还解放了自己，一举三得。
　　第六种策略是，委托给别人去做。
　　如果你是主管、经理、高级经理，这个策略特别好用，你把某些事务性的工作，分门别类进行梳理，交给下属去做，有关联部门来找你，你就告诉他，找张三，找李四，这样你就解脱出来了。
　　如果你不是主管，也可以把有些事情委托给新人来做。上一篇职场解忧的文章职场解忧：忙碌老员工如何带好新人，我们提到工作表现良好的老员工，往往会带新人，这就是你可以利用的机会，把那些你做熟的、不愿做的、又不会带来重大不良后果的事情，整理出来，委托给新人去做，这样你就有更多时间做更重要的事情。
　　好了，到这里，我们就说完了应对干扰的六种策略，你可以综合运用它们，来处理工作中遇到的各种干扰，让自己能够把精力放在更重要的事情上，提升自己的效率和效能。