节省30？成功者的时间管理，竟然是这样做的。。。

　　长官、客户Line不停，各部门临时call会议；旧部门要稳住，新事业也要有成绩单；行事历排满满，时间还是不够用？Sogo店长、商办天后、科技董座教你用“期望值管理”，不再疲于应付突发状况，让你省下30时间！
　　雅虎执行长梅尔经常检视大小事的优先顺序，确保正在处理的是最重要的事情。（来源法新社）
　　“进微软前三个月，我每天走出公司大门就像是红酒瓶被拔起来一样，耳边响起“啵！”才得到释放。”台湾微软（Microsoft）公关副总经理张衣宜，负责微软在台湾的所有公关活动，对外她要跟五家外包公关合作，对内90的工作是跨部门合作。
　　她曾是被行事历追着跑的白领，一天五、六场会议家常便饭，笔电萤幕右下角的IM（即时讯息，微软内部社交通讯软体）随时挤满了数十条未读讯息。微软内规，若对一件议案有异议，须在四十八小时回覆，否则视同同意，这让她到哪里都得带着电脑。
　　时间管理，更难了！不懂安排，得花三成时间解决危机
　　年底的绩效考核是最紧张的时候。三百六十度绩效评估（编按：长官、同事的评语都会影响个人绩效），加上平衡计分表，代表张衣宜工作不只要讨好区域主管，还得打点平行部门的主管。
　　长官交办任务使命必达，压力大到曾得胃溃疡，张衣宜追求完美的性格，让她现在睡梦中还会把指甲啃得光秃秃。
　　网路新科技、组织新形态、新业务、新挑战接踵而至，让现在的上班族，对时间的掌控难度更甚以往。据主计总处调查，二一三年台湾就业者工时过长比率，创金融风暴以来新高，几乎每六人就有一人每日平均工作达十小时以上，越来越多人被繁忙的行事历追着跑。
　　行事历安排代表管理能力，失败的行事历偷走多少时间？答案是30！
　　顾问公司麦肯锡（McKinsey）二一一年，针对一千四百名高阶主管调查发现，认为工作期待和时间配置得宜者，只有52；认为自己时间配置不佳者，每天花三成时间解决各种非预期的危机，是时间分配得宜者的两倍以上。如果以美国高阶工作者每周工作六十小时换算，一周竟花十八小时应付突发状况！
　　时间小偷，更多了！三种新趋势，正在撕裂你的行事历
　　哪些新的“时间小偷”，让你的行事历更零碎？
　　一、新网路科技：最常见的凶手，是很多人睡觉不离身的手机。过去只有电话和email会打断工作，现在，智慧型手机让Line、WhatsApp、微信、脸书等社交网络干扰随时在身边。
　　行动通讯专家阿霍宁（TAhonen）二一三年的研究发现，智慧型手机用户平均一天查看手机一百五十次，睡觉外平均六？五分钟看一次。这意味，人们做事与思考经常无法连贯。
　　二、新形态企业组织：为了更接近客户、更灵活、更创新，许多企业都学习IBM、奇异（GE）和微软，采用矩阵组织，但却让员工更易深陷多头马车，被丢超重工作。加上动辄二十项指标的平衡计分卡、三百六十度评量、专案管理等，企业用更多的管理工具，增加白领时间管理的难度。
　　三、新旧事业兼顾：一份针对台湾营收五千大企业高阶经理人进行的“二一三年台湾创新企业调查”，有五成企业将增加资源到创新部门。这意味许多企业既要稳住旧事业，还得开创新事业；无论你职位高低，都可能陷入一人多工、应接不暇的窘境。
　　非典型挑战，先搞定人！“期望值管理”，拿回时间自主权
　　面对这些“非典型挑战”，时间管理需要新思维与其把事情排满满，不如先搞定关系人。
　　以往的科层组织，工作像一条垂直的线，只要按部就班行事即可，行事历相对简单。现在，市场不确定性升高，企业整并剧烈，产品周期变短，就连公文流程，也从原来数天往返，变成长官用Line秒速追踪。
　　如果长期处于被动状态，坐等突发状况上门，比以前更难控制的时间小偷，将把你既定的行事历搞得一团糟。与其被不可控制的事情追着跑，不如主动管理影响你时间的人，例如主管、同事、部属、客户。把伺机而动的时间小偷，提早拦截。最好的方法就是对他们做“期望值管理”（ETheory），此概念由心理学家佛鲁姆（VHVroom）提出，公式很简单：
　　M（激励）V（效用）E（期望）
　　亦即，当你让对方觉得，他所在意的事情可实现性越高，或此事对他很受用，对他的激励效果越强，也更能令他完成你想要的目标。在时间管理上，就是想办法提高对方“期望”与“效用”两项诱因，别人更有动机帮你，你的时间自主权就变高。
　　IBM讲师唐辛屏分析，时间管理问题多数是跟人互动所产生，增加与对方立场的理解，提供满足对方价值的诱因，就是简化行事历的杠杆点；例如要跨部门合作，先想透这对对方的好处，诱因越大，同事帮忙的机率就越高。
　　管理破碎讯息：长官Line我？可想出方案再回
　　中华华人认证讲师张永锡观察，新时代上班族即使不愿意，也会收到破碎讯息（如Line、WhatsApp），它们像把利刃让时间管理破碎化。知名心理学家高曼（DGoleman）称科技让沟通方便，也让“部分注意力不集中”成为社会常态。
　　老板或高阶主管，最好的选择是：关掉它！但若是部属，选择性较少，长官Line你，能不回吗？唐辛屏建议，长官爱Line无非追求“效率”和“效用”，紧急事件当然得立即处理，如果非紧急事件，下班可以不回，但为了避免长官不高兴你没即时回应，可以先打“收到，明天点回覆”，隔天一早提出更有价值的方案。
　　管理人际干扰：求人与被求，都要找杠杆点
　　跨部门合作，也可用期望值管理找到“举重若轻”的杠杆点。
　　每年张衣宜都需要业务帮忙，找客户谈与微软合作的感受，放上内部网站。但是业务部门会想：“我拿到业绩就好了，干嘛还要帮你做这件事？”她告诉业务，可以特别针对客户想开发的国家发业务通讯，增加曝光，对客户业务推展也有帮助，提高业务部门帮忙的意愿。
　　东吴大学企管系讲师周胜辉指出，时间管理会和人脉挂钩，是最难处理的干扰，同事请托就是一例。帮别人忙可以累积“人脉存摺”，但是如果太常出手，反倒打乱工作步骤。累积人脉存摺，却掉了专业存摺。
　　台湾微软消费产品管理和通路副总经理李启后出手的原则，找出“非你不可”和“最能让他人印象深刻的事”帮忙。若没时间，可介绍更能帮他的人，或帮同事找原因，而非第一时间拒绝。
　　管理转型冲突：激励员工投入，是省时利器
　　提高员工对新工作的期望值，是高阶主管省时利器。过去一年，第一太平戴维斯董事长朱幸儿必须开创豪宅业务并兼顾商办事业，她在内部强调豪宅业绩的成长速度加快，制定商办业务帮忙开发豪宅的业绩办法，让商办业务更愿意开发豪宅物件，大量省去她亲自带豪宅部门的时间。
　　“时间是你人生的钱币，要小心，以免其他人替你花掉。”这是赢得两座美国普立兹文学奖得主、林肯传记作家桑德堡（CSandburg）的名言。
　　谁不想掌握“时间钱币”？关键就在能否启动这把“期望值”的金钥匙。（文曾如莹）