不善于规划时间？那就这样规划

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　　作者：伊莉莎白葛瑞斯桑德斯
　　学习如何规划，可能是令人沮丧的经验，特别是如果你从未亲自安排过自己的时间。
　　我担任时间管理教练，曾看过一些极为聪明的人无法好好规划时间。例如，极具创意的图像式思考的人，可能一开始很难把他们概念式的构想，转化成实际行动，然后记录在行事历中。他们需要有人逐步引导他们了解如何进行这个流程。或者也有些人很擅长确认并执行自己的最高优先要务，却可能无法同时追踪和完成其他任务，包括管理其他人。
　　这全都可以归结为大脑科学。有些人的左后脑天生拥有大脑优势，这种人很容易自在地拟定线性计划，并按计划进行。这类人士通常不需要我的指导协助，而且往往不了解为什么别人会很难做到。但有些人大脑的不同象限拥有大脑优势，他们会觉得规划很难，那是因为他们大脑的神经化学，造成他们在以“规划”模式思考时消耗更多精力，是那些天生优势在左后大脑的人的一百倍。
　　正如我们往往会发现，有些人可能远比其他人更容易培养创意、分析或写作等技能，同样的，轻松进行规划的能力，有些人天生就拥有，有些人则不然。但这并不表示，我们不能通过持续练习，积极在脑中建立神经连结发展这些技能基本上，就是建立复原力。
　　以下列出一些关键步骤，教你如何运用对自己天生大脑优势的了解，通过规划来建立复原力：
　　接受事情的困难度。如果某件事很困难，而我们认为它应该很容易时，往往会感到沮丧，而且更可能放弃。但如果预期某项任务会很困难，尽管我们仍可能做得不好，还是会愿意解决任何问题，因为我们了解，挑战是整个过程的一部分。我指导的客户最初开始规划时，表现出沮丧、迷失方向、疲倦，甚至愤怒，因为他们不想接受现实的局限，也就是“一天可以从事的活动就只有那么多”。
　　摆脱孤注一掷的思考。我观察到，天生大脑优势不在于规划的人，有一个有趣的现象：他们往往会采取孤注一掷的思考。他们认为必须完全遵照计划，否则心血就会白费；或者认为，如果他们无法每天规划，就根本不必规划。他们不应这么想，而应该把学习视为一个过程，其中的每项改进都有意义，而且，每一天都重要。这会建立你的复原力，当你偏离计划时，就不会太责难自己，反而会发现比较容易回到正轨。
　　寻找有效的系统。不要强迫自己接受既有的排期流程，而是要寻找适合你的系统。比方说，如果你强烈倾向使用视觉资料（常见的右前脑主导特质），就找一个安排事情的方法，可以把这种偏好纳入考量。在便利贴上写下待办事项，在白板上画图，或是使用思维导图（mindmap）。如果你喜欢试算表（强烈左前脑主导的人常是如此），就用Excel列出你的待办事项清单和计划，或是考虑采用以数字方式追踪进度的手机应用。如果你喜欢把时间视为一种流程和节奏（右后脑主导者最喜欢的做法），就利用纸张清单等工具，让你在必要时，适应和调整一天的节奏，而不是觉得受限于僵化的某段时间。
　　借用他人的脑力。如果你认识擅长规划或有组织技能的人，可以询问他们的建议和见解。他们或许能轻易提供可能的方案来解决你无法应付的问题。征求别人对组织系统的建议，你可以测试看看，而不是试着开发自己的系统，这样可以替你节省许多时间。这里有一些提醒：避开喜欢批评挑剔的人，他们可能会在你学习过程中让你泄气。就算没有批评，改变本来就已经够辛苦了。其次，请他们提供简单的解决方案。不要在你才刚学习的领域中，寻求专业知识，基本程度的知识，是好的开始。
　　持续尝试。复原力的定义之一，是“恢复原状的能力”。你在规划过程中可能会感到沮丧，要是犯了错，就宽待自己；要是注意力分散，就重新聚焦；要是有新问题突然出现，就调整计划。例如，你可以把原本以为今天会做好的计划，移到明天再完成，或是请同事协助完成某项应完成的工作。
　　当你学习时间管理技巧时，应了解大脑运作的情况，这样可以大幅强化你鼓励自己的能力，以及解决挫败和障碍的能力。当你说服自己可以改变，并接受“你必须比大多数人更努力”，那么你在改进规划能力的过程中，就会更有可能培养复原力。
　　（作者是时间管理教练，“现实生活E时间指导与演说”创办人，著有《如何投资你的时间如同投资金钱》。）
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