《把碎片化时间用起来》给你想要的

　　今天要为你分享的书是《把碎片化时间用起来》，本书作者为日本作家：野口悠纪雄。
　　本书是一本教我们“时间管理”的书，作者告诉我们“时间管理”有三个要素：第一、在规定时间内安排工作；第二、避免浪费时间；第三、增加可利用的时间。本书的写作也是从这三个方面展开的，如果对时间管理有兴趣不妨去看一下这本书。
　　今天主要为你分享书中，关于“超级整理术”这部分的内容。
　　一、传统整理方法的局限
　　我自己就受够了不会整理资料带来的痛苦，就在前两天我在写一篇文章的时候，文章就差最后的一个素材，而且我记得就在不久前，我搜集到了一个很合适的素材，就放在文件堆里，但就是找不到。
　　本来一个5分钟就可以完成的工作，我找资料就找了1个多小时，我宝贵的时间就这样浪费掉了。而且这样的事情还不是一次两次，而是经常发生。
　　我问了几个我身边的同事，发现他们也有和我同样的困扰。
　　我发现，我们传统的文件整理方法无非就两种：第一种、就是随便摆在桌面上；第二种、就是按照内容进行分类。
　　001随便摆在桌面上。如果我们将文件随便摆在桌面上，确实比较省时间，但是也会带来两个问题：其一、是桌面看起来太乱了，别人看起来不太舒服；其二、就是如果别人要临时用一下你的桌面，很容易就打乱了你的顺序，以后使用资料的时候，你就很难找出自己需要的文件，而且还特别容易遗失。
　　002按照内容进行分类。如果我们将文件进行分类整理，我们的桌面看起来整齐了，但是你会发现整理文件本身会耗费你大量的时间和精力。而且进行分类整理，总是刚开始效果很好，时间越久，文件就会越乱，而且有些文件你当时不知道该怎样分类，事后还得花时间和精力来定期整理。这是非常难受的事情。
　　那么有没有一个这样的整理术，让我们既不需要花太多时间和精力，又能让桌面保持整洁的文件整理方法呢？
　　其实是有的，作者就为我们介绍了这样一种“超级整理术”。
　　二、超级整理术
　　1、操作步骤
　　作者将这种“超级整理术”命名为“挤压归档”，具体操作如下：
　　001汇总资料。按最小单位将文件、资料汇总在一起。这里的最小单位，可以是一张纸，也可以是相关联的几份文件，你可以理解为完成一个小任务，必须的资料。资料汇总以后，作者的建议是装进一个大的信封里面，我觉得拆信封挺麻烦的，不如就用一个回形针，或者燕尾夹，夹在一起就可以了，这样会更方便。
　　002写上标签。为这部分汇总的文件写上日期和简单内容。我们可以在文件的背面，最上面的最左边贴上一个便利贴，上面写好日期和简单两个词语，将这份文件做个简单标记。夹子就夹在便利贴的位置，以防止便利贴中途掉了。
　　003放在最左边。将资料放在资料架的最左边。当我们把最近的资料汇总，并且贴上标签以后，就放在资料架子的最左边。我们不用对文件进行分类，就按照时间顺序摆放。
　　004取用后放左边。如果取用了其中的资料，用完后同样放在最左边。我们在使用文件的时候，肯定会用到之前已经归档的文件，当我们再次使用文件以后，我们就不要放回原处了，还是和新文件一样，换掉文件背后的标签，写上最新的日期和简单内容，放到最左边。
　　作者本来是，建议使用信封，而且日期和简单内容都写在信封上，我个人觉得，如果换标签就很麻烦，还得换信封，而且成本也变高了。作者又说了不用改变信封上面的日期和内容，我个人觉得这会对上面的时间顺序造成一定的混乱，不利于我们找某些不常用的文件。
　　005清理资料。当文件架放不了以后，最右边从来没用过的文件，就可以扔掉了。当时间久了以后，我们的文件会越来越多，可能就放不了了，这时就可以把最右边从来不用的清理掉。还有一点就是，其实很多的文件使用一两次以后就没用价值了，我们在找需要的文件时，如果发现有不再需要的文件也可以直接拿出来清理掉，不一定非得是最右边的文件。
　　2、两个原则
　　作者介绍的这种“挤压归档”的“超级整理术”，有两个使用的原则：
　　001一个口袋原则。就是所有的文件都放在一个地方，不要这里放一点那里放一点，最后文件自己放哪里的都不知道。最好就是用两个书立，将所有文件都立在自己的办公桌上，如果有自己的书架，就放在书架上，总之所有文件一定固定放在一个地方。
　　002按照时间顺序整理原则。我们不需要对文件进行分类，只需要按照时间顺序整理就可以。甚至都不用我们单独去花时间和精力去考虑什么时间顺序，只要将刚刚使用完的文件放到最左边，这就是按照了时间顺序。
　　3、为什么有用？
　　很多人可能会疑惑，不对文件进行分类，我们用的时候会找到文件吗？
　　实际上这样做比我们分类整理找文件还要快很多，其中原因有三：
　　001常用文件在左边。因为我们所需的文件大部分是近期用过的文件的重复使用。而这些我们经常使用的文件，都集中在最左侧，所以我们能随手就拿到。
　　002知道文件大概位置。即使几个月都没有使用的文件，按照时间顺序摆放以后，我们也大概知道文件在哪个位置。因为我们对于“什么时候做的工作”这种按照时间顺序发生的事的记忆是相对比较清晰的。
　　003文件总量不多。因为我们没用的文件都即时处理了，所以文件的总量不会无限增长，一般就保持在几百份，即使全部找一遍也只要几分钟而已，而这种情况是几乎不会发生的。
　　4、效果显著
　　应用这种“挤压归档”的“超级整理术”以后，有如下几个显著的效果：
　　001能够大幅度节省寻找文件和信息的时间。因为几乎所有的文件，我们都知道大概在哪里。
　　002不再发生文件或笔记丢失的情况。因为所有的文件都在这一个地方，所以就不会因为乱放而弄丢了。
　　003判断文件是否需要扔掉变得容易了。从来不用的文件，都排在最右边，大概率就是需要丢掉的文件。
　　004即使要保留旧文件，该文件也在右边，找起来也方便。
　　005因为这个“挤压归档”的超级整理法，能以最少的时间和精力来维持，所以再忙的人也能轻松做到。
　　这应该是“挤压归档”这种“超级整理术”，能在全世界范围内流行的，最重要的一点，因为一个方法要能真正起作用，操作就必须简单，不需要耗费太多时间和精力。
　　如果一个方法太复杂，耗费的时间和精力太多，其它效果再好，恐怕使用的人也不多，因为使用的成本太高了。