职场怎样写出一封完美的邮件

　　职场怎样写出一封完美的邮件
　　电子邮件已经普遍应用于当代社会，大大小小的事情都需要用上邮件，尤其是在职场，工作中发收邮件是最平常不过的事情了。那么，职场中，怎样写出一封完美的邮件？下面就一起来了解看看吧！
　　Ifyou’rereadingthis，there’sagoodchancethatyouhaveanemailaccount。Youmaywellhaveseveralperhapsseparateaccountsforprofessionalandpersonalcontacts。如果你正在阅读这篇文章，你肯定有一个或若干个甚至是不同帐号的私人或办公邮箱。
　　It’seasytoassumethatweknowhowtouseemaileffectively：it’sbeenaroundforlongenough。Butifyoufindyourselfstrugglingtocommunicateeffectivelybyemail，thesesixtipsshouldhelp：邮件这样的沟通方式早已经渗入到了我们的生活工作中，因此可以说大多数人都能有效地使用邮件与他人交流。但如果你发现自己还没做得足够有效，我想以下这六点可以帮到你：
　　1。StartWithanAppropriateSalutation邮件开头称呼要恰当：
　　Somepeoplejumpstraightintothetextofanemailwithoutsomuchasa“hi”。It’spolitetoaddasalutation，justasyouwouldwithaletter。Thatmightlooklike：有些人写邮件不喜欢加称呼，甚至连简单的“你好”都忽略，直接开始正文内容。孰不知就像在传统的信件上一样，写上称呼是一种礼貌的象征。称呼可以这样写：
　　DearSirMadam亲爱的先生女士
　　DearMr。Johnson亲爱的约翰逊先生
　　HiSue苏，你好
　　HelloFred你好，福瑞德
　　Yoursalutationneedstobeappropriate。Ifyou’rewritingtoaprospectiveemployer，“DearMr。Johnson”isprobablythebestwaytogo。“HiBob”isgoingtolookunprofessional。称呼必须恰当。若邮件对象是你未来的上司，“亲爱的约翰先生”这样的称呼应该为最得体的。像“你好，鲍勃”更适用于随意的场合。
　　Butdon’tassumethatformalityisalwaystherightanswer。Ifyou’rewritingtoafriendofafriend，using“Dear”plustheirsurnameisgoingtoseemoddlystilted。那么，是不是正式的用语就万能呢？绝对不是。若你给你朋友的朋友写邮件，那用“亲爱的姓”就显得异常别扭。
　　Ifindoubt，“Dear〔firstname〕”willusuallyworkjustfine。当你判断不出哪种场合该用什么称呼合适，你可以使用“亲爱的名”来应付所有情况。
　　2。GetStraighttothePoint直奔主题
　　Yourcorrespondentwon’twanttowadethroughparagraphsofwafflesogetstraighttothepoint。Ifyou’rewritingtosomeoneoutoftheblue，don’tgivethemyourlifestorybeforeyoumakearequest。相信阅读你邮件的人不会愿意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论，所以你需要直奔主题。如果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友，开头先把你的建议亮出来，然后再用你的亲身经历来辅助说明。
　　Gettingstraighttothepointmightmeanthatthefirstlineofyouremail（afterthesalutation）lookssomethinglikethis：直奔主题意味着邮件内容的第一行应该是这样：
　　I’mworkingonanarticleaboutAcmeWidgetsforXYZpublication，andwonderedifyouhadafewminutestoanswerthefollowingthreequestions。我现在正在写一篇要交给某某出版社关于极致控件的文章，不知道您有没有时间回答3个问题呢？
　　Couldyousupplymewithaquoteforthefollowingproject？可否对下面的设计项目进行引证？
　　I’dliketodiscusstherevisionswithyou。WouldTuesdayat2pmbeagoodtime？我想和你谈谈修订的事。这周二下午两点您有空吗？
　　I’veattachedthedocumentsyourequestedatourmeetingyesterday。昨天会议上您要求的文件已附上，请查收。
　　Youmaywellneedtoincludemoredetails，butifyouputtheimportantpointupfront，youremailismorelikelytogetatimelyresponse。Ifyourquestioncomestoofardown，therecipientmaynotevenrealisethatyouneedareply。当然，你需要再增加更多的细节内容。若将邮件重点放到内容的开头，你将收到更加及时的回复信息。如果你的问题在邮件后头，收信人可能都不会意识到你在等他回复。
　　3。KeepitShort内容言简意赅
　　Trytokeepyouremailasshortaspossible。Maketheparagraphsshort，toolongparagraphscanbedifficulttoreadandtakein。尽可能将你的邮件内容写得简单明了。文章太长不易阅读和吸收。
　　Domakesureyougiveenoughinformationforyourcorrespondenttobeabletomakeadecision，ifthat’srequired。Youmightfindthatit’sbesttoofferthisasanattachmentyou’llhavemoreflexibilityoverformatting，andyourcorrespondentcanprintouttheattachmenteasily。若对方需要通过你的邮件来做决策，那你一定要在邮件中将相关信息写完整。为了能更灵活地排版，你可以把这些信息作成附件形式，以方便对方将其打印出来。
　　4。UseNumberedPoints将内容编号
　　Ifyou’vegotseveralquestionsorpointstomake，it’sveryhelpfultonumberthem。Thismakesiteasyfortheotherpersontorespondtoeachone，especiallyifsomejustrequireayesnoresponseorasinglewordanswer。Forinstance：对于那些为了咨询或提供各种问题的邮件，最好将问题一点一点的列举出来，以便于他人对每个问题作答，尤其当某些人更倾向于对问题只回答“是”和“否”的时候。例如：
　　Couldyouletmeknow：能否告知：
　　1。Howmuchitwouldcostforthewebsitedesign1。网站设计费用
　　2。Howmuchforthewebsitedesignplusatrifoldbrochure2。网页设计加一份三页宣传册的费用
　　3。Whetheryoucouldcomplete2bytheendofApril3。您能否在四月底完成第二点所述工作？
　　It’ifyouwriteasingleparagraph，someofyourquestionsmightgetmissed。将你的问题或观点用图标的方式罗列出来是很实用的，倘若你用一段话将几个点全部涵盖，那对方有可能会漏看其中的几点。
　　5。RereadandUseSpellCheck重新阅读一遍，校对拼写错误
　　Atypoorspellingmistakecanturnonewordintoanentirelydifferentone。Ifyou’reusingemailinaprofessionalcapacity，thatmistakecouldbeembarrassingorevenoffensive。Itmightalterthewholemeaningofyouremail：amissing“not”，forinstance，couldpotentiallycauseproblems。排版或拼写错误有时能导致对一个单词的误解。尤其当你用邮件来沟通专业性内容时，这样的错误就很尴尬，甚至有些失礼。它可能改变你整个邮件的意思。比如：少写了个“不”，就可能会引起某些问题。
　　Spellcheckshouldhelpyouavoidanysillymistakesbutuseyoureyesandbraintoo。Thereareplentyofwordsthatspellcheckwon’tpickup。Ifyou’reemailingfromadevicewithpredictivetextandanautocorrectfeature，makesureyoualwaysrereadwhatyou’vetyped。因此检查拼写将避免你犯这些低级错误，但这里强调不仅仅用眼睛检查，还得用大脑思考。有些错误不一定能轻易检查出来。如果你的邮件系统有字句联想功能和自动纠错功能，一定要把写出来的内容再通读检查一遍。
　　6。MakeYourSignatureUseful充分利用邮件签名
　　Doyouhaveanemailsignature？（That’sthetextthatappearsautomaticallyatthebottomofyouremail。）Somepeopledon’othershaveafunnyquoteorfavoritesaying。你设置过邮件签名吗（它将会在你每次邮件内容的下方自动生成）？有些人从来都没有使用过它，但我们也看过一些非常有意思和哲理的签名。
　　Whetheryou’reusingemailforprofessionalorpersonalreasons，makeyoursignatureusefulforbothyouandyourrecipient。Thatmightmean：无论你是为了工作还是私人聊天，加注签名对你和邮件接收者都有好处，因为这意味着可以：
　　G加上你的网页链接
　　Includingyourworkaddressandorphonenumber写上你的工作地址或电话号码
　　Addinglinkstoyoursocialmediaaccounts注上你的社会媒体工具帐号（例如博客，微博，论坛）
　　Puttinginalinetopromoteyourrecentbookblogproduct宣传你最新的书籍，博文或产品
　　Ifyouremailproviderallowsit，youmayevenwanttocreateseveralsignaturestousefordifferentpurposes（e。g。oneforemailingfriends，onefornewbusinesscontacts）。有些邮箱甚至还提供用户根据不同目的设计不同签名的服务（比如：一个对朋友使用，一个对新结识的企业伙伴使用）。