亚马逊禁用PowerPoint简报内部文件改以说故事达成5目

　　亚马逊社内简报禁用PowerPoint一事，早已传遍业界。事实上，发出PowerPoint禁令的不是别人，正是贝佐斯。
　　关于贝佐斯禁用PowerPoint的原因，公司内部流传着好几个版本，最有可能的是与外部顾问公司有关的故事。
　　话说亚马逊刚成立的时候，贝佐斯委托顾问公司提案，希望能够建立服务的基础架构。顾问公司使出浑身解数制作PowerPoint资料，简报过程展示宛如高级连环画剧的视觉效果，却没有具体方案，贝佐斯不知道对方的提案重点，因此勃然大怒。
　　通常，一般人使用PowerPoint做简报，只会在档案上简单列出重点，然后靠口头说明补充细节。有的人会插入大量精美图表，强调企划案的优点与效果，有的人会用动画辅助，花费许多时间制作简报。
　　然而，简报结束后回头看书面资料，却发现重点全都是口头报告，资料上没写太多，很容易让看的人一头雾水。贝佐斯身为亚马逊创办人，建立了明确的组织阶层，要求所有问题都要迅速解决，自然无法接受如此麻烦、浪费时间又没有成效的事情。
　　贝佐斯也不喜欢员工简报时使用太多图表，因为图表会掺杂太多个人主观意见。只要放入一张简单的长条图，利用双轴刻度与长条长度增添变化，就能给人新的视觉。圆饼图的缺点是不容易比较，所以公司内部不用圆饼图，外观华丽却意义不大的立体图表也在禁用之列。商业文件以1页或6页形式写成
　　亚马逊内部的商业文件，必须以1页或6页的Narrative叙事形式写成，用1页或6页的A4篇幅说故事来传达你想说的话。
　　基本上，在公司内部提出的报告书等文件资料，要简洁地统整在1页里。如果是年度预算书或大型企划提案，则统整在6页里。
　　文件内容只要写出主题（讨论议题）大纲和说明文字即可，如果需要列出详细的数据或补充资料，则以Appendix（附件）方式提出，附件的页数不拘。
　　在6页文件的会议上，一开始的1520分钟，会先让所有成员阅读文件内容。在安静无声的会议室里，所有人专注阅读文件，气氛显得十分严谨。
　　接着，出席者会根据每一页的内容向提案者，也就是会议主持人提出质疑，会议主持人必须一一回答问题，再根据大家的反馈或建议进行讨论。
　　基本上，与会成员会一直DiveDeep（追根究底），不断提出问题。提案者必须事先掌握并理解这项提案的所有细节，才能够有条理地回答所有问题，同时要具备说明能力和说服力，才能让与会者对企划案产生共鸣。
　　2009年，亚马逊开始彻底实行1页与6页企划案规定。其实，六张A4大小的企划案要写的文字量并不少，但是刚开始推动这项规定时，遇到规模较大的预算案或企划案，会觉得6页不够写。
　　如果只有1页，为了将必要内容放进一张A4，必须舍弃无谓的细枝末节，更没有空间写入言不及义的托辞。
　　最初实施的时期并未严格审查，不少人缩小字级或行距，尽可能增加空间，挤进更多文字。不过，随着时间过去，大家都习惯遵守公司规定写企划案，学会在固定格式中建构自己的论述主旨。
　　这项要求让我们学会如何去芜存菁，整理自己的思绪。
　　内部文件的五个目的
　　为什么亚马逊在大多数情况下会要求员工撰写上述这样的文件，并且经过一连串讨论的过程？亚马逊这么做的目的如下：效率化
　　事先让所有人看过企划案，取得必要资讯后，就能立刻开始讨论。如此既可缩短会议时间，又能做出好的结论。提升问题与讨论的品质
　　所有人获得相同资讯，可以深化提问的内容，提出有建设性的意见，让讨论方向更加明确。维持现场的公平性
　　一般公司里最引人注目的，通常是勇于发言、积极主动的人，他们会用具有震撼性的投影片做简报。若统一以书面文件做简报，所有与会者都能公平地说明自己的想法，让人更容易理解提案者的创意与战略。战略性思考
　　撰写文章的过程，有助于提案者根据数据和事实思考。PowerPoint容易流于表面事实或基础数据，无法深入说明。写成文章可以详细说明来龙去脉，以说故事的方式传达，让所有人达成共识。记录过去的想法与决议事项
　　有些团队成员因为某些原因无法出席会议，新闻稿形式的企划书可以让这些成员轻松掌握企划内容，不会出现跟不上进度的状况。将来若是想要再次确认当时决定这件事的背景原因，新闻稿是最有用的文件，因此公司会以方便搜寻的方式保存下来。
　　话说回来，要整理归纳数量庞大的文件，还要聪明保存、方便日后搜寻运用，是一件很难的事情。有时，也会遇到重复制作类似企划案的情形。