封面文章别让办公环境成为“效率杀手”

　　有时候需要社交，有时候需要私人空间，这是人类需求的核心。办公室给了员工什么样的环境，就是在给他什么样的文化暗示。
　　文本刊记者？庄文静
　　清晨，你要处理新收到的邮件。你甚至可能只用半小时，就处理完大脑匀速运转12天才能处理完的信息。为什么这样的“奇迹”不易在办公室发生？
　　在办公室环境中，人们平均每三分钟就会被数字干扰或人为干扰打断一次。加州大学的近期研究表明：每当干扰发生一次，要让思维重新回到手上的工作，平均需要23分钟。
　　因此，如何让办公环境减少干扰，让员工专注工作是一个大课题。是把办公室打通，还是更多的建立私密办公空间？这不需要赶潮流，而是要考虑人性的需求，以及业务流程、组织战略的需要。
　　私密性危机
　　Steelcase是成立于1912年的全球性办公家具企业，也长期研究办公环境对员工行为和效率的影响。它发现，在各国的企业里，太多的互动和太少的私密性已呈现危机之势。这对于员工的创造力、生产力、敬业度以及身心健康都造成了严重的负面影响。
　　毋庸置疑，同事间的彼此互动对达成目标事关重要。但也需要给每个人留出集中思考、恢复精力的时间和空间。而今天太多的办公场所，并没有将私密性作为一个必须实现的功能。
　　“人们时不时对私密性的需求，无论是在工作中还是在公共场合里和人们需要有群体一样，都是基本的人性。”SteelcaseWorkSpaceFutures研究小组总监DonnaFlynn解释道，“当人们合作共事的程度越深，让他们有独处的时间就越重要没有打扰，可以运用专长，对手头的挑战形成扎实的观点。同时人们也需要私密空间来解压放松、恢复体力。”
　　“很容易分心”、“环境充满压力感”、“不能正确地聆听自己的思考”是员工对对缺乏私密空间经常的抱怨，甚至有人不得不戴着耳机，听着音乐或只为捂耳朵，以享受安静的工作，而不是周围同事的声音。据一家英国的咨询机构SoundAgency主席JulianTreasure指出，办公室里最具破坏性的声音就是人们交谈的话语声。还有其他恼人的噪音，像空调、电话铃声、车流声、附近施工等，办公环境的噪音甚至会导致生产力下降66。
　　盖洛普近期发布的全球办公场所状况表明：全世界范围内，只有11的员工在工作中感到投入和被鼓舞，他们有相对而言更多的私密空间，对办公场所也更为满意；相反，对办公环境强烈不满意的员工中，有63的员工缺乏敬业度。
　　而进一步剖析数据会发现：在美国员工中，有20远程办公时间的员工，是所有受访者中敬业度最高的一群。这些人可以在办公室里和同事们互动合作，也可以在远程的私密空间里完成个人工作，并且两者达到了平衡。
　　给员工选择在哪儿工作的权利
　　影响员工对办公环境的满意度的一个诱因是，员工没有选择在哪儿工作的权利。
　　每个人的座位是固定的，不得不在充斥着各种刺激源的环境中工作。畅销书《安静：内向性格的竞争力》一书的作者SusanCain表示，许多人表现出色的条件是：不能一直有他人在身边。
　　许多时候，团队合作常常凌驾于其他需求之上，结果很可能造成“群体思维”的心理现象人们自然倾向于向同辈压力屈服，赞同他人，而不是冒着被孤立的风险提出不同的观点。
　　2014年，Steelcase发起了一项覆盖全球14个国家的调研，证实对工作环境满意度高的员工同时敬业度也最高。
　　为什么一说到高敬业度，就让人不禁想起最“最佳雇主”？随即想到了那些囊括了生活、娱乐、社会属性于一身，无比惬意的、令人向往的办公环境？原来，好的办公环境不只是一个物理空间，更是一个符合人性需求、健康需求、能激发创造力的场所，乃至比家还要舒适且更让人流连。有些企业的办公环境，除设有咖啡厅、健身房之外，还有诊所甚至是幼儿园，员工完全可以和孩子共进午餐。
　　而过去的办公室，最多也只是关注到“人体工学”的需求。比如，给员工配备更舒适的桌椅、更适合的灯光、更适合的温控系统等。如今，企业认识到让员工多活动身体的重要性，因为长时间一个姿态工作，将直接造成脖颈腰背痛、注意力下降，甚至影响精神和思维水平。Steelcase的研究表明，高度敬业的员工中有96能在工作中自由活动并且变换姿势。于是，给员工选用一把可以让他变化多种姿势依然坐得很舒服的座椅，给员工设计可以不拘姿态的“沙发间”，可以想跑跑步、活动几下的健身房有多重要。
　　如今，员工的工作时间普遍很长，或者你想留下员工自愿加班，那么提供给员工各种室内和户外的空间就非常关键。
　　“治愈系”的生态办公环境
　　神经学家了解到，社交互动的数量和质量对人身心健康有着重要影响。
　　当你的工作搭档身处大洋彼岸，而你的办公环境却不能支持并促进你们交流，你会不会抓狂？人们需要舒服地看到自己的团队伙伴，清晰地听见彼此交谈，以实现必要的“思维共享”。
　　因此，你的办公场所是不是有更为高速的网络设备、硬件支持，以及很容易找到安静的小会议间。这也许并不需要你有多大的办公场所，一些看似不能“施展”多大功能的一隅，经过巧妙设计却可能别有洞天；一个敞开式空间，因为加设了几根立柱，就会呈现出独立空间的感受，还不影响办公环境的通透性。
　　员工不仅需要明亮的办公环境，同时需要可以自我修复、乃至满血复活的地方。这便意味着今天的办公场所，要能帮助人集中注意力，充分地专注于当下的事，实现有创造性的思考。因此，办公场所要成为一个既互相联接，又彼此独立的空间所构成的生态系统，能够满足人们身体、精神、心理层面的需求，并让他们自由选择和控制工作的地点和方式。
　　同时，一个企业的办公环境，将反映你的企业文化、人力资源战略及业务流程，这是一个共生的生态系统。
　　研究表明，由于人的注意力和记忆力存在极限，因此当人们可以将认知的内容卸载到环境中去时，他们能表现得更好。而Steelcase研究人员正在探索：怎样凭借科技建筑元素和家具，让物理环境能承担日常的任务，比如，预见到何时应该打开设备，如果能将一些功能卸载到环境中去，能让员工释放“脑内存”来处理复杂的问题。这相对于Steelcase已经推出的交互式电子白板，又是一种智能升级了。
　　当工作发生变化时，人的需求也会发生变化；当需求改变时，办公环境也需要改变，来保持对工作的支持性；而当环境变化时，人的行为也会随之改变。
　　你的企业文化，就印在你的办公环境中，不信你自己看吧！
　　（本文部分观点数据综编自Steelcase360杂志）
　　来源：《中外管理》杂志