陈春花：如何让会议更高效？（职场必读指南）

　　作者：陈春花
　　导读：很多公司，特别是规模越大的公司，会议越多。职位越高的人大部分工作时间都是在开会中度过，甚至是开会开到没时间工作。但这并不意味着开会是有价值的，如果开会不能产生价值，它就没有意义，我称之为“虚假繁忙”。本文为大家简单介绍如何开一个高效的工作会议。
　　01、会议必须解决问题
　　一定要明确，会议不是拿来讨论问题的，会议必须拿来解决问题。
　　如果你有了解决方案，希望大家表达意见可以开，方案确定以后要通知大家也可以开，除此之外不需要开会。开会是达成共识，而不是讨论问题，因为开会讨论问题不会有结果。
　　因此，会议必须要有一个很明确的主题，而且所有围绕这个主题的资料要提前准备，没有准备的会议就不要开，这是一个非常明确的要求。
　　如果这个方法论不做好的话，公司的整个效率都会低下。会议的工作方法决定公司两件事情，一个是效率，一个是品质。工作效率和工作品质就由会议方法论决定，一定不要小看这个会议的方法论。
　　02、会议由项目负责人主持
　　开会谁来做主持人？一般来说解决问题的负责人来做主持人，因为只有他才会想尽办法让这个会议有结果。如果不是对这个问题负责的人来主持，他就按流程把会议主持完，但是他绝对不关心会议的结果。这在方法论上是一个极大的错误。
　　很多公司开会很喜欢让老板来主持，我建议除了战略会之外，老板都不要主持，因为只有战略会是老板的责任，其他会都是别人的责任，应该让别人去做。比如说产品会、经营会，其实都不需要老板主持，就应该是那个主负责人去主持。
　　03、明确4个时间
　　会议的所有时间要约定下来，这包括4个时间：
　　开始和结束的时间。
　　发言的时间。
　　与会者决议达成共识的时间。
　　行动方案确认的时间。
　　我最怕大家开工作会议就是只出一个决定，这样远远不够，一定
　　要把行动方案也确定下来，就是做什么不做什么，都要确定下来。
　　还有一个特别请大家注意的，日常工作中，一个有效的会议最长就是40分钟。
　　很多公司最喜欢开的都是几个小时的会，什么时候开那么长的会议，一个是战略会议，战略会议一般会封闭两三天，另一个就是半年度会议或者是年度会议。除此之外，日常会议都不要超过40分钟。
　　为什么要这么短？
　　两个原因，第一个原因就是来开会的人基本上都在重要岗位，开得越长，公司的成本越高。第二个原因就是解决问题的会议跟时间长度没关系，跟前期准备有关系。前期准备得越充分，会议效率就会越高，所以日常会议一定要短。
　　04、开会的核心是谈行动方案
　　开会的目的是要解决具体问题。因此，开会的核心主要是谈行动方案，不是谈观点，也不是谈问题。
　　我们在管理工作中遇到最大的问题是，大家陷在问题里。如果你仔细观察，会发现很多公司的会议都是问题导向的只要有问题，就召开会议，也正因为如此，企业内部的会议非常多，另外，问题层出不穷。
　　正确的做法是，会议是行动方案导向的，也就是有问题不需要开会，而是明确行动方案才开会。有解决方案希望大家表达意见可以开，方案确定以后要通知大家也可以开，除此之外不需要开会，所有对问题的讨论都在会后做。
　　开会是达成共识，而不是讨论问题。因为讨论问题的会议往往很难达成共识，同时会耗费时间，需要多人参与，这对解决问题而言，不是最好的解决方式。
　　要知道，理解和判断问题应该是回到问题发生地，而不是在会议室。所以会议对于问题而言，不是最好的解决路径。
　　05、会议要得出结论
　　会议开完了，一定要下结论。如果议而不决，甚至经常无法把会议进行下去，经常跑题，经常争论并坚持各自的见解，恐怕就无法进行有效的决策了。我建议大家调整成这个样子：日常会议开完，大家都清楚要做什么，然后就去做了。（本文完）