管理者要掌握运筹时间的方法和艺术

　　时代发展日新月异，大到国家、小到个人都在争分夺秒地赶超时代的步伐。抢时间、争速度、快节奏、高效率，已经成为现代信息社会最突出的特点之一。在一定意义上讲，现代社会的一切竞争都可以归结为时间的竞争。
　　领导者的工作与时间息息相关，要使组织或群体始终具有强劲的竞争优势，保证持续健康的发展，一个明智的领导者就必须善于争取时间、抓住机遇，努力在较短的时间内创造出最大的价值。美国麻省理工学院曾对三千名经理作了调查，发现凡是优秀的经理无一不是精于安排时间，使时间的浪费削减到最低限度的人。因此，领导者重视时间管理、掌握运筹时间的方法和艺术至关重要。
　　把握时间的特性
　　领导者要善于驾驭时间，就应该首先把握时间的特性：
　　1、不可逆转性。时间是一维的，总是沿着过去、现在、将来的方向流逝，一去不复返，永不回头。这表明，时间对任何人来说都是一种稀缺资源。每一位领导者必须认清时间这一特性，懂得机不可失，失不再来，才会理解时间的宝贵。
　　2、价值性。人类的一切实践活动，都必须花费相应的时间来完成，我们往往用在一定时间内完成工作量的多少，或一定工作需要花多少时间来衡量事物的价值。所以说，时间创造了一切，时间是有价值的。一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。领导者只有充分发挥每时每刻的价值，才能最大限度实现领导价值。
　　3、均等性。时间为人们提供了均等的机会，不论你地位多高，权利多大，时间绝对铁面无私，一视同仁，不会因为你有领导的身份而偏爱你。在时间面前人人平等。
　　4、有序性。客观时间总是先后相承，顺序而行，只能从早到晚，从春夏到秋冬，从过去到现在，再到未来。领导者做工作只有与时间的顺序相符合，才能使纷繁复杂的事物协调有序。
　　5、可控性。虽然时间的存在和运行是不以任何人的意志为转移的，人们不能改变客观的时间，但是，时间与工作的关系是可以调控的，由于人们对待它的态度不同，同样的时间所创造的价值和收获也因人而异。能够科学控制时间的领导者，可以使时间的价值得到更有效的发挥，用较少抢时间做更多工作。
　　合理运筹时间
　　1、合理运筹时间是提高工作效率的必要条件
　　领导者要统领一个组织或群体，工作相对重要而繁忙，涉及到方方面面的事物，因此，花费的时间也相对比较多。但是，时间是一个常数，每天都是24小时，每小时都是60分钟，每分钟都是60秒，对任何人都不会多一分，也不会少一分。领导者要妥善处理好各方面的工作，就必须提高工作效率，而提高工作效率的根本途径就是要节约时间，合理安排时间，力争使时间成为一个变数，通过优化配置，在有限的时间内做更多的工作，取得更大的成效。工作效率高的领导者无一不是懂得驾驭时间的高手，他们能清醒认识什么时间该做什么事，什么工作该在什么时间内完成；合理调度各种工作的使用时间，使每一项工作有时间可用，每一单位时间有工作可做，他们往往能在相同时间中完成比别人更多更好的工作。工作效率低的领导，缺乏良好的时间观念，做事没有计划，今日事推明日办，一天任务做三天，不善运筹时间，往往时倍功半。所以，领导者要提高工作效率，出色完成各项任务，就必须珍惜时间，善用时间。
　　2、抓住良好时机是高效决策的关键环节之一
　　领导者在工作中要担起重要决策的职能，而成功的决策往往与时机紧密联系在一起。领导者要善于在实践中发现机遇、寻找机遇、把握机遇，同时，也要善于发挥聪明才智当机立断，果断拍板，确保决策的及时、有效和准确。只有大胆抓住时机，及时予以决断，才能使决策赢得优势，取得成功。掌握不好时机，当断不断，徘徊观望，犹豫不决，或不当断时匆忙去断，都会造成决策失误。可以说，掌握良好时机，有助于领导者运筹帷幄、决胜千里。
　　3、领导者运筹时间是否得当，不仅涉及到个人的成败，往往会影响和制约组织或群体的发展作为组织或群体的核心人物，领导者的行为和决策具有较强的影响力。一个不注重时间效率、办事拖沓的领导者，会因为个人原因导致一个组织或群体发展时机的延误或滞后。领导者只有成为利用时间的能手，恰到好处地安排工作，并且，能够在关键时候把握良机，才能保证整个组织或群体健康发展。
　　运筹时间的方法和艺术
　　1、瞄准工作目标，科学规划时间
　　大家都知道，雁阵中的头雁要高瞻远瞩，始终朝着明确的方向飞行，才能带领群雁最省时省力地到达目的地。领导者在组织或群体中就是充当头雁的角色，可以说，目标是领导者用时之道的基础。领导者是时间的决策人，又是实现目标的责任者，一定要做到心中有目标，根据工作目标科学地规划自己的时间。
　　（1）按工作主次规划时间。通过记录自己的时间安排，分析自己的时间，按工作轻重缓急进行排队，分出重要、次要、一般三类，重要的必须自己亲手抓，次要的可以委托他人抓，自己只需过问一下；一般的可以暂时放一放。这样，把时间用到最有价值的事情上，减少犹豫和徘徊造成的时间浪费和时机丧失，使最重要、最紧迫的工作得到时间的保证，把时间花在刀刃上。
　　（2）合理制定工作时间表。俗话说：凡事预则立，不预则废。领导者应该培养自己用战略眼光来规划长远工作，最简单的方法是预先列出工作时间表，有计划地从整体上使时间安排趋于优化。制定时间表要注意以下几个方面：首先，要优先列出抓大事的时间。一般情况下，每年度领导者都要根据上级精神和本单位的实际情况，抓几件建设性大事。工作时间安排要充分考虑各种客观条件和领导者自身情况，使之切实可行，合理优化。其次，常规性工作要注意在时间上相对固定。把每年度都定期开展的一些工作在时间上相对固定，会使有关人员事先有所准备，做起来更熟练、更方便，使时间利用更合理。再次，一定要把各项工作在时间上相互穿插开，避免时间上冲突，保证工作得到有效的落实。最后，在安排时间表上要留有余地，以便应付偶发事情。
　　2、注重发挥实效，善于节约时间
　　科学家雷巴柯夫说得好：用分来计算时间的人，比用时来计算时间的人时间多59倍。善于把时间分配得精密的领导者工作实效性也往往更高。一方面做事贵在及时，当断即断，该为就为，抓住时机；另一方面要注重每一单位时间的效用，讲究时间的有效价值，使单位时间创造出尽可能高的效益。
　　领导者发挥工作实效性就必须善于节约时间：
　　（1）提高时间的使用率。一个领导者每天都有很多事情要处理，往往会感到时间安排很满，甚至不够用，稍不注意就会陷入事物堆中。领导者一定要尽量克服浪费时间的弊病，如纪律观念差；开会时间过长；多数人等少数人；作报告拖沓、罗嗦；制度不健全，职责不清；相互扯皮，人浮于事等等。另外，领导者要尽可能把一次可完成的相联的几件事放在同一时间里去做，把互补的几件事穿插来做，减少工作的空隙，提高时间使用价值。比如，领导者开会一定要讲求效率，每次会议议题要精当；一次会议能解决的问题就不要分几次开；会前让与会者对会议先有充分准备，严格限定会议各项议程时间等都会提高时间效率。
　　（2）学会有所为，有所不为。一个明智的领导者要掌握有所为、有所不为的艺术，才能抓住根本，竭力节约自己的时间。不该管的事不要去管，没意义的事不要去做，尽量减少不必要的行为，使自己的每一行为尽可能都具有一定价值。比如，领导者常会被请去参加各种活动以撑门面，如果领导者碍于情面或其他原因总是有求必应，则会大大减少自己的时间。领导者应有选择的参加各种活动，对于并无多少必要的邀请，应学会说不，敢于抛开不必要的应酬，把时间用在有意义的领导工作上，同时，领导者有充裕的时间积聚精力会使工作更加从容自如。
　　（3）不必过分追求完美。领导者没有必要在任何事上要求自己尽善尽美，方方面面都做行家里手，要允许自己存在不足，有些不能。过分求全，会时时刻刻处于一种紧张状态，也会花费太多时间在一些无意义的表面工作上，使重要工作的时间不能高效使用。所以，领导者应有清醒的自我意识，要努力去做一个称职尽责的好领导，而不要努力做完人。
　　（4）对下属明确时间要求。领导者时间运筹状况与下属工作参考文献密切相关，也会受下属工作时间的影响和制约。因此，领导者对下属安排工作要有明确的时间规定，不能只给任务，不限时间，必须提出严格要求，并经常检查工作完成的进度，才能保障工作的时效性。适当建立奖惩制度也不失为一种好方法，按时完成或提前完成工作任务的应给予表彰和奖励，不能按时完成工作任务、作风拖沓的要给予批评和惩罚。
　　（5）把握住今天，胜过两个明天。李大钊说过：我以为世间最宝贵的就是今，最容易丧失的也是今，因为他最容易丧失所以更觉得他宝贵。他强调：今是生活，今是动力，今是行为，今是创作。高效的领导者往往都是有强烈今意识的人，懂得抓住今日，努力在今日。相反，把时间寄托在明天的人很难有所成就。
　　3、掌握生活规律，系统优化时间
　　现代生物学揭示，每个人都有自己的生物钟，每个人的生理状况都有周期变化，在周期的不同阶段，反应能力和机体水平也因人而异。领导者应逐渐摸索出自己的生物钟，掌握自己每天最有效率、精力最充沛的时间，系统总结出一套工作规律，尽量用精力最充沛的时间去完成最重要的工作，把一些次要的工作放在自己精力低潮时去做。反之，不善于根据自身规律系统安排工作，时间运用不分主次，就会大大降低工作效率。当繁事成堆时，就会眉毛胡子一把抓，东干一点西干一会儿，陷入混乱状态，导致虽然终日忙碌，但仍事不能尽其善。
　　另外，领导者掌握有张有弛的用时之道也十分重要。领导者也是人，其精力总是有限的，不可能永不疲倦。我们强调节约时间，珍惜时间，并不是说，领导者每时每刻都要紧张，一天到晚忙碌不停。要在有限时间中做出更多成绩，只靠从早到晚是不够的，必须懂得有张有弛的用时辩证法。领导者要使自己在工作时间保持充沛精力，高效率做好工作，就必须有一定的时间放松自己，通过轻重工作的搭配，通过工作与休息相结合来做到有张有弛。工作时弓张弦满，全力以赴，休息时松弛身心，舒展精神。这样，领导者才能养精蓄锐，以饱满的工作热情倾其全力做好领导工作。