这样优化流程图让员工个个点赞

　　前天参加联创世纪公司化运作系统班宁波学员企业参访后，我应联创宁波公司总经理靖明洲的请求，到公司化运作系统班第四期学员金鸟服饰指导员工学画流程图。原定半天时间指导，由于员工们没有接受流程管理理念与方法的培训，对此很有抵触情绪。我只好先作理念阐述和观念引导，不知不觉十一点半到了，我开始讲解流程图设计方法。我以报销流程图为例教会了全体到场员工如何画流程图。再看手表，时间已经过了十二点半。我征求意见：大家还有什么要求马上提出来，第一个提的我今天全力以赴，后边提的我只能以后回答或满足。话音未落，企业落地师仇丹丹第一个举手发言：“张老师再教我们优化一个零星采购流程图吧，我和大家包括采购员在内对零星采购工作头疼死了！”
　　我本想征求大家意见“是吃饭后再来还是优化后再去吃饭”，没想到仇丹丹话一出口，竟然赢得了大家热烈的掌声！我请在座的采购员介绍自己目前零星采购的做法。
　　财务经理抢先发言：他总是不按流程走，搞得我们入账很被动，没有入库出库手续，没有发票
　　采购员打断说：今天突然一个紧急小额采购、明天下班又加一个“晚上不买回来明天就交不了货”的更紧急采购，数量不多、数额不大，在公司借款就烦死了，找经理签字、找会计复核，如果老板不在，就借不到钱。即使钱借到手了，别人又不送货上门，自己跑出去，不堵车还好，遇上堵车货买到了也赶不回来。零星采购谁给你开发票？不信，你们去要发票试试？
　　生产人员也发话了，临时采购经常影响我们交货。大家七嘴八舌地报怨、诉苦、介绍。我很快了解到了采购现状：零星采购毫无计划，而且申请人分散即办公室任何员工随时都可能提出零采申请而且一提出来就要求马上送到自己手上。此其一。第二呢，每次零星采购都要借款。借款不多，五百至一千元之间，借款必须老板批准而老板并不是全天候在公司。而公司借款流程是先财务经理审核、会计复核，然后老板签字，才能找出纳借钱。
　　我综合汇总后，试探性地提出了一个建议：给采购员三千元零星采购周转金，年初借年底还，平时零星采购不借款，零星采购金额达到一千或二千，采购员就整理单据找会计直接报销。财务经理第一个表示赞同。如何整理单据呢？采购员每次零星采购的物料物品交使用人签收，采购员每周或集中一定金额后到仓库一次性办理虚拟入库出库手续。仓库管理员见到使用人签收的单据办理入库出库手续。采购员零星采购的物料物品只要有入库出库单，会计复核无误制作报销凭证，出纳实报实销。
　　“万一采购员作弊怎么办？”我自问自答，“一旦发现弄虚作假，见一罚十，而且开除处理，仓库管理员、出纳、会计都有权力查询零采物料物品来龙去脉，也可抽查使用人”。
　　当我们把这些大家讨论认可的做法用流程图表示出来以后，财务李经理第一个表示：以后就这样做！出纳小仇说，我百分之百赞同！零星采购借款太占用我时间了。采购员薛先生说：按张老师的这个流程图做事，我一个月至少要省一周时间！我了解他的月薪之后告诉大家：每月一千五百元的人工成本就省出来了！
　　财务李经理说：何止一千五？我们好多人都解放了！全公司核算这个流程一月节省一万五千元都不止。全体在场员工以热烈的掌声表示赞同。我也再一次感受到分享的乐趣。
　　优化流程，给员工带来方便、节省时间、提高效率、减少扯皮，员工哪有不赞同的呢？
　　自己不懂流程，或者把流程图搞得复杂难懂，让员工被流程绑住“手脚”，他们怎么会赞同呢？看看金鸟员工从反对到接受只用了五个小时：上午八点到开始至中午一点半结束。
　　附：金鸟零星采购流程图