oa文档管理（oa文件）

　　oa文档管理（oa文件）一、协同OA是什么
　　在通向数字化的路上，OA是大多数企业碰到的第一关。OA原意办公自动化，是利用技术手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。
　　OA是随着技术的发展而发展，随着人们的办公方式、习惯和管理思想变化而变化，不是一成不变的，所以这就导致了不同行业、单位、层次、阶段乃至不同领导对OA的看法理解各不相同，没有一个标准。
　　广义而言，OA应该是一个企业除了生产控制以外信息处理与管理的集合：对于高层管理者而言，是决策系统；对于中层管理者而言是信息管理系统，提供基础信息，降低其管理成本；对于普通员工而言是事物处理系统，提供良好的办公手段，使之准确高效地工作。如果把一个组织比作人体，那么OA就是体内传递大脑意志、思想，进行协调运动的神经网络。
　　如果ERP是生产控制系统，是精确的数学系统，OA则是协作管理系统，是协调的哲学系统。所以我们现在谈OA，往往加上协同二字。
　　协同OA落地的最佳方式是以工作流为引擎，以知识管理为容器，以信息门户为窗口，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。其内容主要分为五大类：信息交流类（核心为IM、邮件、公告、论坛、通讯录、门户等）、知识资源类（文档、云盘、知识库）、事物管理类（公文、会议、日程、用车等）、流程管理类（财务、人事、业务流程等），还有辅助的系统管理类（组织架构管理、权限、系统日志、设置等）。
　　虽然在内容上可以分为几大类，但相比ERP、财务系统，协同OA统一化和标准化难度会更大，甚至不具备标准化的可能性，从市面上的出版物就可见一斑，我找遍全网，发现过去十年只有两三本关于OA系统的书，还多是各个厂商主导出版，重点笔墨在介绍其产品设计理念和功能。OA难以标准化，没有清晰的边界，可见的深度是一个关键原因。
　　现在的协同OA基本都是平台化的，也只有平台化的产品才能称之为协同OA，平台化要具备三个特征：一是大部分应用功能模块都是由平台化产品派生、定义出来的，而非一个个独立开发出来的，至少它们是建设在一套软件设施上。二是系统具备强大的可扩展能力，包括使用规模（用户数）和应用模式（独立企业和集团企业）的可扩展。三是系统具备强大的二次开发能力，一方面可以对现有模块进行局部的修改调整，另一方面可以便捷地开发新的功能模块，比如信息发布类应用、各类MIS系统，报表应用、BI门户类应用等。四是系统必须具备整合能力，包括单店登录集成、数据对接、异构系统之间功能的整合调用。二、协同OA的关键组成
　　前面谈到，在落地实践中，工作流、门户和知识管理三者的有机整合是最佳方案，接下来谈谈在协同OA中，这三者承担的职责及应具备的功能。
　　（1）工作流
　　工作流是将经营管理中的各种事项的处理流程通过软件实现全过程的规范。主要形式是通过流程定义，完成业务表单的自动流转、在线审批、全程跟踪以及决策分析。工作流管理联盟发布的WfMC是最广泛使用的规范。
　　我们常说的BPM是一个涉及工作流、企业应用集成、业务流程改造、重组的概念，与工作流没有严格的界限，但更侧重于流程的优化和改进，同时关注和支持第三方应用的集成与协同处理。
　　近年来，工作流在大多数情况已经难以独立存在了，一方面它往往负担着经营核心的信息管理，另一方面它与协同OA有许多关联，所以已经成为协同OA中最核心的一部分。
　　在过去，工作流往往会以基础中间件形式存在，开发人员基于工作流引擎代码级开发和维护应用系统。这种形式作为一个独立的产品，能够承担复杂的、大规模的应用运行，但也存在明显制约，基于工作流中间件开发的系统往往质量难以保障，后期维护管理工作困难。
　　现在，工作流则更多以应用平台的形式存在，直接面向客户提供设计定义功能，门槛较低，是协同OA中存在的主要形式。
　　经过二三十年的发展和嬗变，工作流已经是一个非常成熟的品类，从能力的角度，可以通过以下八个维度进行评估：
　　流程应用能力：处理对象是否能基于角色化的定义，而非基于人的定义；是否基于图形化的流程设计；对于流程节点处理模式的支持模式；流程自动化的条件处理能力；流程流转的角色关联性处理能力；流程之间流转的联动、嵌套能力；意见征询和信息传阅；流程索回机制；超时处理能力；
　　表单设计能力：完整的表单元素支持能力；明细表和表间关联支持能力、表单自动化生成能力；表单模板支持；数据校验；与Office工具的整合设计；表单网页样式自定义
　　流程再造能力：是否能作为数据基础支撑企业流程再造，此项能力的关键在于是否具备流程版本可回溯能力。
　　智能化处理能力：流转路径智能化、表单预处理智能化、流程联动智能化。
　　流程监控能力：及时发现超期流程实例；对僵尸实例进行终止清理；知晓所有在运行的流程运行状况、评估流程应用效果。
　　流程绩效考核能力：流程及时性、办理数量等。
　　流程后管理能力：不仅关注流程过程，更能提供流程结果的信息，支持对这些结果数据进行挖掘、分析。
　　扩展接口能力：数据采集、整合能力；对其他系统影响干预的能力；工作流系统调用接口；
　　（2）知识管理领域：
　　企业知识管理是指对企业经营过程中各种知识信息不断积累、挖掘、应用和创新，形成企业经营与管理智慧资本。它是现代企业管理的重要内容，也是协同OA中的关键业务之一。
　　在知识管理领域，日本学者Nonaka知识螺旋发展模型广为流行，他将知识划分为显性知识和隐性知识，两者通过共同化、外化、届荷花、内化等螺旋过程转化变化。国内可参阅陈村柏老师的著述《知识管理实务圣经》、《知识管理正确概念与企业实务》。
　　在信息化体系下，可以将企业知识划分为静态知识和动态知识，静态知识（结果知识）是直接可以供人查阅的现成信息，动态知识（过程知识）则是在各个业务管理的工作流过程中、电子邮件中、项目过程中，不能直接满足人员应用的知识。如何自动化、智能化地采集、汇总、应用这些知识，是协同OA知识管理的核心。
　　所以，企业知识管理要解决的主要问题有两大类：一类是知识资源的有效积累问题；二是知识的传递与利用问题。
　　统一文档管理是整个协同OA系统中关于知识管理的核心，可以通过这种思路实现有效积累。所有动态过程的文档都可以归档到统一文档管理系统中来。知识管理系统要支持自定义、自动化的知识资源挖掘利用，全文检索是基础、自动分类和打标签是重点、交流体系是便捷的手段。
　　当下，语义分析、知识图谱、大数据挖掘等新技术快速发展，这些技术将会促使知识采集和应用向更智能化、人性化发展。
　　（3）OA门户：
　　门户是指集成了多样化、综合性的信息内容服务的WEB系统网站，系统主要提供新闻资讯、搜索引擎、系统接入、邮箱、社区等内容服务。
　　经过数十年的发展，门户已形成一套标准的技术规范。在应用层面，门户聚合了很多信息源，向用户提供了一览无余的统一界面；技术层面，门户是一个标准、规范的技术体系。在协同OA体系中，门户约等于办公门户，注重内部信息、事务聚合和三统一（用户、认证、消息）。
　　在上个世纪，门户产品主要以国外的为主，包括IBM的WebSpherePortalServer、Oracle的WeblogicPortal和WebCenterPortal、微软的SharePointPortalServer，还有开源的Liferay体系，这些产品以稳定、全面、笨重著称，广泛应用在国内大型企业。
　　目前，国内的主流协同OA平台都自带了门户系统，基本能够覆盖企业对门户的绝大部分需求。门户的核心思想是网页的个性化，所以应该要具备强大的个性化配置能力，能灵活适配不同用户、业务单元的定制诉求。
　　随着企业微信、钉钉等IM工具逐步演变成办公平台，我们发现门户也有了一些新的形态，有些部分变得很关键，如面向业务人员的门户配置和定义，有些内容变得不那么关键，如统一的用户、邮件系统等。总体而言是向着轻量、易用、高效发展。三、协同OA的选型
　　协同OA在产品设计上，要遵循的七大机制：消息不间断机制、闭环管理机制、信息回执机制、信息索回机制、痕迹可追溯机制、流程辅助决策机制、系统评估机制。这些原则不仅是厂商要重点考虑的，也是企业在选型产品的时候要关注的。下面基于这些原则和企业务实的需要，总结了六条协同OA产品选型原则，简述如下：
　　（1）成熟稳定原则，一看产品从诞生到成熟的时间。一个协同OA如果没有三五年专注研发雕琢，是很难达到成熟稳定的，而且这个研发是稳定、持续的。二看客户实践案例，没有20个成功的标杆案例也很难说是成熟的；
　　（2）实用、易用原则，协同OA要使用起来才能产生价值，而且使用越广泛价值越高，所以实用和易用要比功能强大更重要；
　　（3）系统先进性原则，先进性永远是相对和动态的，一看系统设计是否蕴含先进的现代管理理念；二看是否运用了先进的技术；三看是否具备强大的业务处理能力；四看二次开发能力；
　　（4）适用性原则：一看是否适合企业的管理架构；二看能否与企业现有IT基础匹配；三看能否满足企业IT规划；
　　（5）开放性原则：一看数据结构的开放性；二看系统功能接口开放性；三看用户体系开放性；
　　（6）安全性原则：一看完整、安全的用户认证体系；二看完善的用户授权管理体系；三看数据、前后端的安全防范机制。
　　参考材料：
　　《互联网时代下的协同OA管理》，王泉，2016