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对材料的执念,或许正在毁掉你

公文写作不像文学创作,可以通过生活实践反复体会,或蹲在一个地方日思夜想地“陈酿”。陈忠实写《白鹿原》写了7年,把自己关在老家的祖屋里就有3年。这对写材料的人来说是难以想象的。

公文是工作文体,通常需及时快速地完成,有时效性要求。尤其是在基层,各类公文要么不要,如果要往往就是要得快、催得急,材料人员常常是加班加点开夜车,挑灯披星熬通宵,结果大多是难以又好又快地完成任务,不仅累坏了身体,还得挨批评,常使工作陷入被动,更有甚者难在机关立足。

提高效率,又好又快地写出合格公文,永远是驳不倒的硬道理。

01先完成,再完美

有些新手写稿,是一段一段打磨推进,非要把这段话弄光溜了、顺当了,才肯下笔写下面一段。假如一直文思不竭,或许也不算个太大的毛病,可惜,障碍随时潜伏,写材料总会碰到这样那样的问题,意思不连贯啦、说理不清啦、找不到支撑观点的素材啦、找不到合适的词句啦。遇到障碍,他们心里不服,非要越过去不可,于是一停就是半天。

其实,这个世界上,没有一遍过的稿子。就是有水平的领导自己写材料,他也会不断推翻自己、不断修改完善。写任何材料,记住一个基本思路:先完成,再完美。不要老想着一开始就要立意很高、言辞很美、说理很透,这是不可能的。

高效率的写稿方式,都是先拉起个靶子,再一点点砍削。只要有了初步思路,就先按已有思路继续写下去,不要为了段落层次的安排过多耗费时间,不要写上一点就回过头去修改,更不要为了个别词或语句的使用而纠结。

先一鼓作气把初稿堆出来,待全篇完成后,再回过头斟酌段落的逻辑关系,斟酌过渡是否顺畅,斟酌词句的使用,然后大刀阔斧地改,效率会大大提高。

02 占有材料的时间应该比动手写的时间长

笔者从事材料写作的时间越长,每次开始动笔的时间就越晚。刚接触写材料的时候,花半小时找点资料,就敢打开word文档开始写。写材料时间久了,往往是找材料找了三四天才开始动笔。

公文写作常被比喻为“来料加工”,没有料,写出来的东西必然不行。根据笔者的观察,很多人写不好材料的原因,不是能力不够,而是手里素材太少。

所以,想摆脱憋不出来材料,时间却不断流失的窘境,必须调整写作各个阶段的时间分配,找素材的时间要充分保证,甚至要大于真正动笔写的时间。

领导让你三天拿出一个××材料,但这个主题你还不太熟悉,时间上怎么分配?笔者建议,找素材、分析研究素材要花两天,动笔写可以花一天。

拿到任务后,第一件事,就是把所有相关的内容,包括背景资料、以前讲话等有关段落,甚至是类似题目的写作思路等,都拷贝到一个文档里面。先不要管什么思路、结构之类的,用一天时间,资料找的越多越好。

而剩下来的一天,根据已有的素材进行分析、提炼、总结,提出自己的观点,如果有不清楚的地方,继续找新素材,深入研究。

心里有数之后,最后一天才动笔开写。

这样做,即使题目不熟悉也能很快做出一桌子像模像样的菜来。

比如,接到任务,要起草校长在毕业典礼上的讲话,笔者的做法是先建好一个文件夹,名为“2018年校长毕业典礼致辞”,然后,上网搜近期中外大学校长各类毕业典礼讲话致辞、关于高等教育最新论述观点,本领域近期比较典型的人和事,下载并放到文件夹里;在计算机里搜,校长过去的毕业典礼讲话,校长近期有代表性的发言观点,近期校内各个场合典型致辞,拷贝到文件夹里。

磨刀不误砍柴工,这些材料齐全了,想没有思路也难,后边写作才能提速提质。

03 善用范例和已有材料

模仿范文和已有材料是公文写作者入门的有效捷径,也是提高公文写作速度的必然之路,正如古人所言:“熟读唐诗三百首,不会作诗也会吟。”对于模仿,笔者会在第三章费些口舌专门讲解,这里就不再多说了。

善用已有材料,有些时候甚至都不需要模仿、改编,对自己原创的材料直接来个一稿多用或者截取堆叠,也都是可行的。

比如,领导要围绕党风廉政建设讲一次党课,笔者下了很大功夫,拿出了一篇结构严谨、理论精深的好讲稿,领导很认可;后来,某党建杂志又来信向领导约稿,主题也是关于党风廉政建设的认识;到了年底,上面又下通知,要求领导交一篇党风廉政建设的体会文章。这种情况下,后两个稿子就完全没有必要另起炉灶,用党课讲稿即可,一稿三用。

同时,廉政党课讲稿中有一段关于抓好反四风建设的论述,很精彩,那这段论述也可以直接截取出来,用在某次“驰而不息反四风工作部署会”讲话稿中,没有任何问题。

人的创造力不是无穷的,对自己原创的、又经实践证明站得住脚的表达,大可以充分利用,以此提高效率、保证质量。

04 件件精品不可能也没必要

以前一个分管文字的领导,有句口头禅笔者觉得特别传神,对一些不那么重要的稿子,他总是说,“你简单弄一个,能凑合过去就行。”

身处办公室,面对泰山压顶般的材料写作任务,一定要学会抓大放小、有所侧重,不可能拿出的所有材料都是精品,累死你也办不到。对于主要领导关注的、上级高度重视的材料要倾注精力、重点下力,其他的例行性材料按时完成即可。

有些稿子就是常规化、程式化的,时效性要求又很高,比如贺信、上级单位为了自己写稿子要的一些素材稿、礼节性致辞等,在之前的材料的基础上稍加改动交差即可。

我们腾出来的精力,应当集中到领导关心的、重视的,或者与个人发展特别相关的稿子上,这些稿子应当高标准地写,一般的程序性、礼节性的稿子,确保不出错就行。

具体说来,哪些稿子我们要特别重视,使出洪荒之力呢?笔者觉得两类稿子我们要下硬功夫。

第一类是重大场合的重大文稿。这个不用多说,工作报告、工作汇报、重要会议讲话是必须写好的,没有退路,否则还要你这个写材料的干吗?写好重大场合的重大文稿,这在领导心目中是材料员必须履行好的职责。

第二类是领导个人色彩特别鲜明的文稿。有些场合的发言讲话,领导不光要作为一个官员存在,更要展现自己的风采和魅力,所有领导无一例外都会十分重视这样的文稿。

05 提前谋划,运筹帷幕,不能手忙脚乱

材料工作是有规律可循的,每个阶段有每个阶段的特点,像年初的民主生活会、半年和年终的工作总结等,很多材料都有固定的时间节点。

如果你在办公室工作一年以上了,就要学会把握这种时间节点,提前预测并收集准备材料,这样就不会忙乱。

比如,省里下文,要在全省开展一次主题教育活动。经验老到的材料员可能马上会意识到,材料的暴风骤雨即将来临,未来一段时间自己要写大量关于××主题教育活动的材料,于是便在日常工作中时时留意相关政策,收集兄弟单位做法。

果然,没过多久,主题教育活动正式开始,各种部署讲话、表态发言、总结报告、对照检查纷至沓来。还好,这位材料员已经在网上下了不少与之相关的评论、社论、文件,找兄弟单位要了不少材料,脑子里的思路大致成形,那他写起来肯定一骑绝尘。

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