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文件夹里的文件怎么自定义排序

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1.文件命名越详细越好

办公系统里每个文件都会有个名字,为什么要给文件命名?你有没有想过这个问题?当你点击鼠标右键给文件命名的时候,你到底是在干什么?

我觉得,事实上,任何人给文件命名,都是出于三个目的:一是和别的文件相区别;二是方便这个文件以后能被迅速地从庞杂的电脑里找到;三是方便自己和别人了解文件的大致内容。

基于这三个目的,要求我们给文件命名的时候越详细越好。举个例子,假如你随随便便把一篇前几天才起草的,校长在毕业典礼上的讲话命名为a.doc,一方面,几天之后你可能再也找不到它;另一方面,如果不打开文档,你也很难记起这到底是怎么样一篇文档。

如果你把它命名为毕业典礼讲话.doc,那么你就知道它的大致内容了;如果你把它命名为在2015年中关村走读大学毕业典礼上的讲话.doc,那么你就知道是哪一年在哪的讲话了;如果你把它命名为20150620喜羊羊校长在2015年中关村走读大学毕业典礼上的讲话.doc,那么你就知道这是谁的讲话,并且知道这是6月20日写就的版本。

试想一下,当一年之后你再次起草2016年中关村走读大学毕业典礼讲话的时候,无论是搜索喜羊羊校长,或是毕业典礼,或是2015年,或是讲话,你都能以任意的姿势找到这篇文档,懂了吗?

一句话,好的命名=详细的命名,详细的命名会覆盖最多的关键词,好找,好记,好看。我强烈建议,宁愿保存文件时花点时间在命名上,宁愿多打几个字,之后给你带来的便利,超出你的想象。

尤其是文件要发给上级单位或外单位的时候,详细的文件命名更应是一项基本要求,也是一种最起码的礼貌。要知道,我收到别人发来的邮件,附件名称只有寥寥两字,讲话发言报告议程的时候,内心是极其崩溃的,一种小动物万马奔腾,我哪知道你这是什么鬼讲话。

有些更令人发指的,连讲话两个字都懒得敲,直接默认命名为文档复件,懒到这种程度还能干成啥?还要别人一一打开重新命名,太讨厌、太业余。

2.用3W命名法给文件命名

详细是个基本原则,那么文件名里应该尽量包含哪些信息呢?哪些元素对于一个文件名来说必不可少呢?

我认为,详细的文件名应该包括3W要素,When,Who,What。

When,时间,文件的最后操作时间是一项重要的信息,方便你掌握文件的创建修改时间,强烈建议把时间命名规则按照年月日的顺序统一为8位或者6位数字,如20150724或150724,而不要有时是7月24日,有时是724,可以完全覆盖日期时间,假如一天中同一内容文档出现多个版本,可以在时间之后加入字母abcd加以区分。

至于为什么要把时间信息放在最前,聪明的你一定领悟到了,把时间信息放在文件名的最前面,系统可以自动将文件按命名时间顺序排列,找起来更便捷。

Who,谁,喜羊羊校长也好,懒洋洋也好,美羊羊也好,文件所涉主体的名称是文件名里一定要有的,主体和内容紧密相关,比如陈奕迅一般不会在毕业典礼上讲话。主体也是检索的重要线索,毕竟我们的工作大部分是依据主体区分的;要注意的是名称尽量用全名+职务,喜羊羊校长就很好,不要一会儿喜校长,一会儿羊羊校长,你会记不清自己当初是怎么命名的。

What,内容,什么场合、什么活动、什么主题,是讲话还是贺信,是总结还是规划,都要在这一部分体现出来。

3.遵循习惯,给自己定制一套命名规则

3W命名基本涵盖了文档命名的全部内容,但假如你对自己有更高要求,一定要冲击一下命名之王的桂冠,我对你表示崇拜,你当然也可以遵循自己的习惯给自己的文件命名制定一套规则。

比如一些互联网极客很会玩,会使用身份证号式的文件命名规则。身份证号是如何命名的?公民身份号码是特征组合码,由十七位数字本体码和一位数字校验码组成。排列顺序从左至右依次为:六位数字地址码,八位数字出生日期码,三位数字顺序码和一位数字校验码。一共18位,它囊括了你的出生地点,出生时间,第几个出生,到底是男是女等。最后一位校验码是根据特殊算法对前17位运算得出,它可以判断这个身份证号码是真是假。

将此方法应用到文件起名中,我们可以为文件起名添加很多规则。比如我们为某类文件设定一套规则:前六位为创建时间;第七位为1或2,代表已完成或未完成;第八位为1—5,代表这个文件的重要程度;第九、十、十一位为两到三位大写字母,代表这份文件是由某个人创作的……那么,15062211XYY,就代表15年6月22日喜羊羊校长一份非常重要的已经完成的稿件,是不是很酷炫?

当然,你还可以根据自己的需要继续增加编号位数,反映更多的信息。

我也知道,这种自定义规则对大批文科生来说并不好理解,另外,也有些自嗨的孤僻,不方便别人理解,还是少用慎用为好。

4.对于重要文件,可以加上前缀

经常上论坛的朋友可能会对前缀比较熟悉,很多论坛在发表帖子时会让你选择分类前缀,如【公告】、【新闻】、【美图】、【视频】等,这个方式我们可以在文件命名中借鉴。

加前缀至少有两个好处。首先,当文件按照名称排列时,带有前缀的文件排名会靠前,这样就变得醒目,便于突出重点文件。其次,按类别添加前缀后相同类别的文件会聚在一起,你很容易找到带有相同前缀的各类文件。比如我们假如给校长在各个场合的讲话都添加【校长讲话】的前缀,以后再搜集校长的相关发言致辞就容易得多了。

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