基层专业机构档案管理科学化提升路径分析

　　伦华美陈晓燕张学刚胡浩东
　　【摘要】本文以淄博市疾控中心档案科学化水平提升为例，从健全档案管理网络、完善档案管理制度、完善档案实体建设、增强档案开发利用等层面，探讨基层专业技术机构档案管理科学化水平提升路径。
　　【关键词】基层专业技术机构；档案管理；科学化；路径
　　随着信息社会的不断发展和健康中国策略的不断推进，以疾控机构为代表的基层专业机构的发展建设也进入了精细化、标准化、信息化的新时期。档案管理必须准确应对新时期科学化发展步伐，着力提升档案管理科学化水平。
　　一、加强档案管理组织机构建设，建立健全制度
　　（一）建立健全档案管理网络。结构清晰、责权分明、配合有力的管理网络是提升档案管理科学化水平的基石。淄博市疾控中心综合档案室成立于1998年，实行档案统一管理。建立了档案管理工作网络，明确中心行政首长为组长的档案工作领导小组，下设各部门实行科长负责制，每个科室配备一名兼职档案员，形成了行政首长专职档案员科室负责人兼职档案员为主线的档案管理工作网络。将档案管理列入单位议事日程和发展规划。办公会定期研究档案管理工作，对管理体制、人员配备、库房建设、设备购置、工作进度等档案管理中存在的问题及时研究解决。将档案工作列入了年度目标和考核指标，与业务工作同部署、同考核，做到档案工作有规划、有计划、有安排、有总结、有考核。
　　（二）建立健全各项档案工作规章制度。建立健全制度、落实制度是档案工作步入科学化、规范化的有效手段，是促进档案工作规范化管理和科学化管理的基础性工作。为此，依据国家和地方档案法律法规，有文件材料形成、收集、归档，档案的鉴定、借阅、保密、销毁、鉴定，档案库房管理等10余项档案管理制度，将各项规章制度和规范性文件编印成册。并将档案制度的执行情况贯穿于各项工作始终。例如论文发表费报销制度，需由档案室分管科技档案人员出具归档证明后，方可签字报销；职工退休需要档案部门确定没有正借阅使用的档案，予以签字后才办理退休手续。
　　（三）加强档案队伍建设，提升档案人员专业素质。档案人员的工作素质和业务水平是开展档案工作的前提，是保证档案管理质量的关键要素，为此提升档案人员专业水平至关重要。一方面，档案人员应主动学习，在掌握归档的基本知识基础上，积极参加档案专业知识培训，对兼职档案员定期开展内部培训，培训内容涵盖文秘、目录学、计算机等相关学科知识，提高专业技术水平；另一方面，邀请省、市档案局档案专家进行现场指导和督导，解决实际工作中遇到的问题。
　　二、加强档案资源建设，广泛征集档案资料
　　（一）加强档案资源前端控制。档案资源前段控制是确保档案收集工作科学规范开展的前提和保障。《档案管理手册》明确了文书、業务等各类档案的归档范围。年度归档计划，将文件材料的形成归档工作列入科室和人员岗位责任制，明确档案移交时限，中心档案室也在文件归档前对各科室文件整理规范情况进行审查。
　　（二）按标准规范组卷整理。各类档案的整理要符合有关规定、规范要求，符合省业务主管部门和市档案管理部门的指导要求。文书档案、业务档案、科研档案、会计档案、个人技术档案、基建档案、设备档案、声像档案、社团档案、人事档案、实物档案、电子档案按照门类进行分类整理。需要指出的是，文书档案根据一文一件要求按照年度问题分类，工作中形成的专业档案按照年度专业（科室）采用案卷的形式进行分类，编目排架。
　　（三）多渠道开展档案征集工作。档案征集是丰富馆藏老档案的重要手段，档案征集不能仅仅由档案部门唱独角戏，而要发动社会力量开展社会征集。通过发布启事、电话预约、登门拜访等形式，向社会、退休职工和调离人员征集有价值的老资料、老图片，对于征集到的档案要及时进行数字化转换，以丰富馆藏档案载体和资源。
　　三、加强档案信息化建设，提高档案数字化水平
　　（一）科学开展档案信息化规划。将档案信息化建设与单位的信息化建设同步规划，并将档案信息化建设作为重要内容纳入十三五总体发展规划，不断加强档案信息化管理系统建设，实现对档案资源的数字化管理，全面构建档案资料归档、整理、借阅、利用的全数字化管理模式。
　　（二）科学拓展信息化建设平台。目前绝大部分机构启用了办公自动化系统，这解决了传统档案软件需要定期升级的问题。在进行OA办公自动化系统研发时即建立档案管理模块，文件在OA系统流转完毕后实现文件预归档，经归档预整理后进行编目，实现了文档一体化。此外，还要按照数字档案室建设指南要求，配备网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等，设立了信息系统防火墙、密码访问控制，不断完善档案信息系统安全管理制度，建立数据备份恢复机制，完善容灾备份系统，在原有的备份系统基础上增加了NAS备份存储系统，以有效满足档案信息化管理工作的需要。
　　（三）积极开展室藏档案数字化转换。传统档案均为纸质载体，存在不易保存、易损坏等弊端。为此传统档案数字化成为延续档案的必要。按照存量数字化、增量电子化的要求，购买了扫描仪，对部分室藏文书档案进行扫描录入，并将档案的数字化转化列入档案发展规划。
　　四、加强基础设施建设，切实保障档案安全
　　（一）筑牢档案安全硬件基础。以淄博市疾控中心为例，综合档案室有专用档案库房3间（138。56平方米），阅档室和办公室1间，基本实现了档案库房、阅览室、办公室三分开。现配备专用计算机、激光打印机、扫描仪及光盘刻录机各1台，各房间均配备了空调，档案库房还配有防蛀器1台、加湿器3台、遮光窗帘7个，灭火器6个，并定期进行更新，确保档案库房做到防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染九防功能。
　　（二）加强档案库房管理。一是建立了《档案出入登记表》，对档案出入库情况随时进行登记。据统计，每年登记出入库档案200余件次。二是建立了《库房温湿度记录表》，每天记录温湿度。库房温度基本控制在20左右，相对湿度控制在50左右。三是建立了《库房安全检查记录》，定期对档案库房进行检查，定期对档案室库房进行安全隐患排查，确保各项安全措施落实到位。
　　（三）正确落实档案保管、保护措施。我们认真执行《档案库房管理制度》《档案保管保密制度》《档案管理人员岗位职责》等相关制度，切实消除档案室内的安全隐患；建立了档案统计台账，定期对案卷整理的数量、质量、霉变情况进行检查，做到账实相符。今年9月，我们对库存档案进行了清点，并形成了清点报告。同时，为消除突发事件对档案造成的危害，我们还制定了《档案灾害应急处理预案（草案）》，明确了不同自然灾害状态下的处置原则、档案抢救顺序等，切实提升了救灾抗灾能力和档案室的安全保障系数。
　　五、加强档案开发利用，充分发挥档案的效能
　　（一）健全查阅工具，提高检索效率。综合档案室作为档案的保管基地和查找利用中心，积极开展多种形式的档案咨询服务。编有案卷目录、全引目录、文件字號索引、案卷存放位置索引、专题目录5种手工检索工具，并不断充实档案管理软件内容，使档案检索更准确、快捷。同时，建立了提供利用查全、查准登记和利用效果登记，使档案查全率和查准率均达95以上。
　　（二）及时判定档案价值，提高服务效率。遵循档案鉴定和销毁制度，定期组织档案鉴定小组成员对部分临期业务档案逐卷逐件进行审查，根据中心的实际情况和工作需要，分析、鉴定档案内容的现实作用和历史作用，判定档案的保存价值。对筛选出需长期保存的检测报告等档案，进行了重新整理编号归档；对确认无保存价值的档案，严格按照规定进行了集中销毁。
　　（三）开发利用档案信息效果显著。档案能够将历史进行浓缩、凝固，从而为使用者提供较高价值的资源。充分利用档案进行编史修志以及科学管理的参考作用，组织开展史志编修、工作展览、画册编制等工作。先后编印了建国60周年画册，举办了淄博疾控成立60年展览，出版了172万字的《淄博疾控志（19532012）》，通过大量档案资料，全方位、立体式呈现了淄博疾控事业60年发展成果和辉煌历程，具有珍贵的史料价值和资政借鉴意义。每年还积极参与《山东省疾病预防控制机构年鉴》《山东卫生志》《淄博卫生志》等编辑工作，其中大量资料和数据来源于档案资料。
　　淄博市疾控中心综合档案室在2017年被省档案局命名为山东省档案科学化管理先进单位，成为淄博市健康系统唯一单位，为基层专业技术机构开展档案科学化建设提供了模板和经验。
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