高效能人士懂得忽视

　　在我的训练营上有一名客户，他的身份是一家大型律师事务所的管理合伙人，我们一直在努力解决的一个问题是如何更有效地利用时间。他需要在有限的时间内处理来自各方面的强烈需求：客户希望与他会面；同事和合伙人希望他出面解决问题、处理纷争；收件箱挤满了这些人以及其他人发来的邮件；还有看不到尽头的待办事项列表。当然，这还不算完。挤出时间陪伴亲人和朋友、锻炼以及满足其它个人需求也很重要。
　　当时间面临超负荷需求时，我们往往会得到“优先化”的建议，仿佛这个词本身就有着解决问题的魔力。然而，我在帮助他人处理和管理工作流程中所看到的是，优先化的实际成效相对有限，部分原因在于它操作起来实在太容易。让我们对它下个定义：优先化是指对希望占据我们时间的人、待办列表上的事件、收件箱里的邮件按照重要程度进行排序。尽管有时难以决断，但在大多数情况下，这只是简单的认知任务。在看到一份会议请求、一张待办列表，或一封邮件时，我们会对其重要性产生直观的感觉，很容易做出比较并进行排序。
　　问题在于，排完序后，我们似乎觉得每件事情都值得为之付出时间和精力，次序靠后的事情我们“晚些时候”一定会做。但“晚些时候”永远不会出现。待办事项列表依旧看不到尽头。
　　我们的时间和精力都是有限的资源。一旦我们的职业生涯到达某个需要承担一定程度的责任的级别，那么，不论工作地多久多努力，我们还是无法完全满足面来自各方的所有需求。希望与我们会面的人的队伍快排到了大街上，待办事项清单长得能够到地板，收件箱永远无法清空。
　　阻碍我们的问题是，我们总是想象着自己可以更努力、更长时间、更“聪明”（不论其真正含义是什么）地工作，可以不断地降低阈值，做着一个无法实现的梦：总有一天我们能把待办事项一扫而光。
　　问题的关键在于，我们需要认识到优先化仅是必要而非充分条件。分流是下一个关键步骤。在紧急情况下，医务人员必须决定谁需要立即得到治疗，谁可以等待，谁完全不需要治疗，谁已无法挽救。对于我们来说，分流不仅使我们关注最重要的事情并推迟不太重要的事情，而且使我们主动忽视大量重要性低于一定程度的事情。
　　第一步是重构问题。把满溢的收件箱、未完成的待办事项和门外失望的队伍视作失败的标志显然没有帮助。这种观点只会驱使我们更加努力地工作，希望某天可以取得胜利，但这只是徒劳。不论就哪种意义而言，我们都永远无法赢得这场战役，因为当职业生涯到了某个级别后，不论工作多努力，我们的能力永远无法满足无穷无尽的需求。所以，收件箱、列表和门外队伍事实上都是成功的标志，意味着人们需要我们的时间和精力。最终的胜利不在于战术，而是战役本身：不是空空的收件箱，而是只剩真正重要邮件的收件箱；不是全部已完成的待办事项，而是一张由真正重要的、逐一划去的任务构成的列表；不是无人等候，而是等待队伍中没有一个没有真正重要的人。
　　下一步是停止使用错误工具。我们在“时间管理”和“个人效率”工具上花费了大量精力，尽管这些努力能产生战术成果，但当涉及分流这个策略性任务时，它们都成了无用的摆设。记住：这不是写清单，而是决定取舍点并坚持住。
　　最后，我们需要解决分流的情感面问题，因为这不仅仅是一个认知过程。
　　主动忽视一些事情和向人们说“不”会产生一系列情绪，这些情绪强烈地影响着我们的决策和行为。这正是分流之所以如此困难的原因。在我们能够认识到情感层面的问题之前，希望主要通过智能干预控制工作流程的努力不可能会成功。
　　这个过程眼下就可能正在发生。刚才，当你读到“没有真正重要的人”这个短语时，你可能会觉得有点迟疑，可能会想这有点无情。当我读到时，我也有些迟疑，但我还是写下来了！这种反应尽管可以理解，却正是你在不值得真正投入时间和精力的人身上浪费时间的原因。有效分流和“变成混蛋”仅有一线之隔，许多人因过分害怕越界而不敢接近。
　　为了做到有效分流，我们必须提高管理忧虑及其他相关情绪的能力（“管理”不意味着“禁止”）。南加州大学的神经科学家AntonioDamasio曾写道（并且每个人一定都亲身经历过），情绪会“对目标事件产生压倒一切的偏见”，或甚至“干扰决策过程的支持机制，比如工作记忆”，从而削弱决策的有效性。
　　这个过程也恰好在我们身上发生：在主动选择忽视这一分流过程中的核心决策时，一系列我们无法完全掌控的情绪会随之产生。
　　当时间面临超负荷需求时，我们可能会感到焦虑、害怕、反感，甚至恼怒，但我们往往没有充分意识到这些情绪，或了解这些情绪，以致于没能把它们有效地运用起来。情绪不受我们的主动意识控制，无情地引导着我们的行为，但在许多情况下，尤其当处于压力中时，我们无法意识到情绪的影响，并错失了作出最能符合我们需求的决策的机会。
　　改善情绪管理是一项复杂的工作，但以下步骤有助于此：
　　调整思维模式以反应情绪的重要性，及情绪在理性思考和决策中所扮演的角色。信念决定实践行动。
　　更好地照顾自己的身体。经常锻炼和充足睡眠能显著改善我们感知和掌控情绪的能力。
　　参与一些正念训练。冥想、写日记和其他反思性实践都能强化我们管理思维的能力，帮助我们更准确地感知情绪，并为我们提供一种新的视角，帮助我们理解这些情绪的意义。
　　扩大与情感有关的词汇量。掌握更多的情感类词汇以描述我们的感觉，不仅有助于更有效地与他人沟通，且能帮助我们更准确地了解自己。
　　最终目标是增强应对不适感的能力能够接受因分流的必要而产生的令人不安的情绪，由此，我们便能在面对无止尽的待办事项、满满的收件箱和吵闹着以吸引我们注意力的长队人时，温和而坚定地说“不”。