如何切实地提高管理的效率

　　姜云
　　管理的目的是为了追求更大的效益，效益要以效率为基础，所以，从根本上来说，还是要提高效率，管理人员大多对管理的对象盯得很紧，想方设法来提高效率，做生产的通过提高单班产量来提高效率，做销售的通过各种促销手段来提高销售量，那么，做管理的呢？是不是也应该提高效率？而且管理是源头呢。抓效率也应该从源头抓起吧。为了提高管理的效率，请你回答一下下面几个问题，看看你的回答能否让自己满意。
　　1）你的管理有没有重复？
　　首先解释一下，这里的重复，不是指你自己在重复某一项工作，而是指你管理的内容与同事或下属管理的内容相重复。
　　我刚学习做主管的时候，总是担心下属管理不好，喜欢过问甚至参与一些下属的管理，时间长了，我发现这样没有什么效果，反而浪费了我的一些时间，把一些该管而没有人管的事遗漏了，下属也不因为我参与他的管理而有所感激。
　　后来，我就改进了一些方法，比如下属管理的东西我尽量不直接参与，但是，我为他们提供一些服务，而这些服务以前是从来没有人会去做的，这样一来，下属不仅能管理好自己的事，还因为我的服务让他做事更方便，更有效率，如此一来，大家分工明确，各尽职守，部门整个的效率也提高了。
　　管理人员重复管理的原因是多方面的，其中对下属的不放心，自己业务更精都是重要的原因。为了提高下属的能力和自信，即使你的业务能力强，也应该学会克制一点自己，否则，你就会把代替下属做事变成习惯，你自己的管理呢？那不就失职了吗？
　　至于下属的能力，如果总不能令你放心，你应该检讨一下事情是不是该做的事，或者下属是不是真心努力了，新人让你不放心情由可原，如果一个旧人老是很努力而工作又不能让你放心，他的努力就要打个问号了，只怕是光用力不用心吧！
　　2）你的资源有没有闲置
　　要想取得效益，不可能不投入资源，所以，资源的有效运用需要你经常留心，人，财，物，关系等等，看得见的看不见的资源要心中有数，什么时候能用上一定不能忘了。特别要提醒的是人力资源。管理是个复杂的东西，复杂的原因之一是需要管理的对象太多，可是我们通常只看到有几个带肩章的干部在管理，其实人人都可以参与管理，象TQC，TPM这类活动，T就是全员参与管理的意思，象品质，流程改善这些东西，只有全员参与管理，才能取得最佳效率。还有一些事务性的管理人员，以事情搞定了为管理的标准，所以人这个资源在他眼里就不是那么宝贵，但是，我也要提醒这样的管理者，事是搞不定的，今天的完了还有明天的事呢？所以利用一下手中的资源为未来做点准备，你不更安心吗？
　　3）问题解决了还会再发生吗？
　　解决问题是管理者的基本工作，一个接一个问题，解决的越多越老练，如果碰到的是难题，解决了还可以当一回英雄，所以，有时我们评价一个管理人员的能力，开头第一句就是”解决问题的能力强”，可见解决问题多为我们大家看重。可是，我们也许是人多了，不光是能解决问题，还能制造不少问题，这样，制造问题，解决问题，循环往复，一点进步都没有，时间久了，连英雄的成就感都没有了。
　　一个优秀的管理人员，不能满足于做英雄人物，他要的是效益，而且是最大的效益，所以，最好不要发生问题，解决问题总是要花很多成本的吧。要预防问题的发生，就要分析问题产生的根源，从根上解决问题，这样解决一个就消灭一个，问题不会重新登门，所以，真正做得好的管理人员，有时显得无所事事，这就是其中的原因。下面讲一个真实的例子吧。某个小车间，车间里的垃圾平时就倒在门口垃圾桶里，因为垃圾桶大了一点，所以一个星期才会满，大家也就一周叫来岔车倒一次，可是，这样车间里进进出出总是看到垃圾，主管就要求每天倒一次，规定轮流值班，三令五声，罚款加检查。总是有执行得不好的时候，有时晚一天，有时晚两三天，时间一长，眼看又要恢复到一周倒一次的水平了。主管无奈，闭门苦思，最后做出一个不惊人的决定：把盛垃圾的大铁桶扔掉！从此，车间的门口再也见不着垃圾了。
　　4）作为一个讲效率的管理人员，你是不是不够贪心呢？
　　贪心是个贬义词，但要讲效率，有时该贪还得贪，怎么个贪法呢，当然不是偷懒，而是做一件事时，争取达到几个目的，也就是所谓的一箭双雕或者一箭多雕。
　　比如现在很流行的博客，很多业余作者都能写一些好文章，自己可以练一下笔头，还能够吸引大家来欣赏，说不定还能交上几个笔友，发展下去，哪一天编成书赚钱也不是不能想。
　　过去我们常讲：做人不能太贪心，做事一定要专一，这些道理今天讲起来还是没有错，只不过有的东西因为时代的变化，技术的发展等因素，道理要会灵活运用才行。就象前面提到的博客的例子，如果没有互联网这个技术手段，哪来的博客呢？
　　运用新的技术手段，也可以提高管理的效率，有的是信息传递更迅速，有的是资金往来更便捷，一定还有其他有用的东西，留意一点你的效率还可以继续提升的。
　　5）你是否有效利用了时间呢？
　　时间也是管理者的资源之一，可是这个资源是大家共同占有的资源，这里的大家是除你之外，还有上级，下级，同事以及一些你可能都不认识的家伙。为了不浪费时间，当然首先你自己不能无所事事，也就是说你需要有个工作日程表，也就是计划，没有人打扰你时，尽量按计划来做。可是，这种时候真还不多，经理人员的工作性质本身就是大量琐碎的，无法预测的事情占了相当大的部分，所以，为了能省一点时间给自己，你还不得不动些脑筋。也许你可以检讨一下会议的时间，现在很多的企业，会议成为管理的重要手段，有的甚至成为主要手段，如果主管因为休假而不能列席会议，下面的管理人员都乐开了花，这一周可以好好放松放松了吧。
　　尽管个人管理的时间很重要，但我还是饱受会议浪费时间之苦，所以不得不提出来，在我看来，无效的会议浪费的不仅是开会那一点时间，也不仅仅是参加会议人员的时间，而是几倍的人员甚至十几倍的时间，所以，不在这方面动点脑筋去抠个人那点时间，无异于捡了芝麻丢西瓜。
　　怎么样节约会议时间呢？我主张解决实际问题开短会，讨论大问题开长会，但实际上我们经常开的是不长不短的会，也基本是用来解决实际问题的，所以，每次开会都会浪费时间。而需要时间来仔细讨论的问题，我们要么不开会，要么开成了短会。
　　还有一种比较浪费时间的情况是虚事多，迎来送往，写写画画。虚事也是事，想不做点虚事是不可能的，有的管理人员学习了授权，把所有的虚事都交由其他人代劳，时间长了，自己完全成了实干家。比如写东西，先口述，记录，拟稿，修改，定稿，把过程越搞越复杂。实际上，大多数时候自己写也许更省事，所以，也要练一点应付虚事的功夫，虚实兼备，在时间上你才能应付自如，省下的时间再上一下网轻松轻松也是需要的嘛。
　　好，提高管理效率的讨论就到此为止，都很简单吧，管理的道理确实都很简单，就是做起来有点难，为什么难呢，因为我们水平都提高了，变成了复杂的管理者，所以会觉得越来越难啦。