效率低下？一起来听听麦肯锡精英的分析

　　摆脱低效率
　　为什么同样的时间，别人完成的工作远超自己？
　　又为什么同样的内容，自己完成所耗费的时间是他人的数倍？
　　问题到底出在了哪里？答案就是效率的低下！
　　都说上班外的八小时决定了一个人的高度，可现实往往是因为工作任务的繁重，又或是因为效率的低下，工作外的八小时也不过是换个地方工作而已，还是没有加班费的那种。
　　因此，学会提高效率，缩短工作时间，才能为自己争取更多的额外时间。
　　今天给大家推荐的书叫做《零秒工作》，作者是创办了麦肯锡韩国分公司的赤羽雄二，拥有14年在麦肯锡的工作经验，一个人经常同时负责710个项目，而且每年举办50余场演讲，如此高效的他是怎样实现的呢？又是怎样具体的原因导致了我们效率的低下？
　　赤羽雄二在《零秒工作》中给出了他的答案，一共归为八类，但可惜的是整本书结构稍有松散，效率低下的原因与其对应的解决方案没有明确指出。
　　因此，为方便大家更快地理解本书，酿酒就用原因解放方法（部分方法由时间管理经验添加）的逻辑为大家寻找提高工作效率的突破口，为方便快速阅读，照例用思维导图做个目录。
　　文章目录
　　1、无法迅速开始工作
　　症状：面对堆积如山的工作，每天早晨习惯性的焦虑，坐在办公桌前哈欠连天，就是不愿意动手，又或是开始工作但效率极低，不断地推迟工作到deadline，等到最后再熬夜突击。
　　处方：创造仪式感
　　书中并没有详细提供解决方案，只告诉我们，拼尽全力去弥补推迟的工作与一开始就着手工作相比，要耗费数倍的精力。所以，与其推迟，应该立即开始。可是，谈何容易？
　　不过别担心，还记得之前分享给大家的创造仪式感吗？
　　开始工作、学习前，别急着立刻行动，先从喝一杯咖啡或者做十次深呼吸开始。磨刀不误砍柴工，建立一套工作前的固定行为，创造仪式感。潜意识里告诉自己，接下来的一段时间我需要开始工作，需要全身心地投入到工作当中。
　　2、无法专注于应该完成的工作
　　症状：精力跟不上，内容繁杂，刚进入工作状态又有新的任务闯入，嘈杂的办公室环境令人焦虑，无法保持专注。
　　处方：番茄闹钟白噪音计划清单
　　先给大家吃一颗镇定剂：分心是天性！当我们精力无法集中的时候无需过分自责，其实啊，人人都会走神。你需要做的是发现自己开始走神，并通过必要的手段将注意力集中起来！
　　这里就推荐给大家番茄闹钟和计划清单。
　　番茄闹钟大家都不陌生，以30分钟为一个时间段，称作1个番茄，25分钟高效工作，5分钟休息，“吃完”4个番茄休息20分钟。
　　很多时候分神是因为身体处在疲惫状态，持续性地工作精力跟不上，因此，保持适当的休息十分有必要。
　　还需要注意的是学会专注，一次只做一件事！不要幻想我们可以同时处理很多事，这个前提是两件事都熟练，且不需要过多用脑，就比如你可以一边嚼口香糖一边看电视，但你很难一边嚼口香糖一边吃饭。
　　针对突如其来的打扰，通过四象限法则先做一个判断，如果重要且紧急，短时间内可以完成就立即完成。如果重要但不紧急就先纳入计划清单，等完成当前工作后再做进一步处理。
　　对于环境上的干扰，尽可能的寻找“零打扰”时间段，早起和晚睡前都是难得的机会，抓住这段时间便是弯道超车的法宝，如果条件受限，不妨试试白噪音的方法去“屏蔽”一些噪音。（白噪音并不是营造无声的环境，而是白噪音的频率可以弱化其他噪音的打扰，效果因人而异，尝试后不适用大可以放弃。）
　　更多相关内容分享：如何有效提高专注力，避免走神？
　　3、工作缺乏计划，不断滞后
　　症状：即使能够提前开始着手工作，可以集中精力工作，但是却发现要完成的事情总是处理不完，结果是精疲力尽，效果不佳，逐渐地进入恶性循环。
　　处方：“三只青蛙”清单和PDCA管理循环
　　作者说我们缺乏计划的主要原因在于缺乏想象力与预测能力，每个人精力有限，我们需要在精力最充沛的时刻去完成三件最具挑战性的任务，每天不求多，只安排三件即可！
　　对三只青蛙的详细解读请参考此文：到底什么是“三只青蛙”？
　　确定了三只青蛙后，我们完成工作的时候可以结合使用PDCA管理循环法。
　　图片来源于网络
　　什么是PDCA管理循环法？
　　PDCA循环又叫质量环，是管理学中的一个通用模型，最早由休哈特于1930年构想，后来被美国质量管理专家戴明博士在1950年再度挖掘出来，并加以广泛宣传和运用于持续改善产品质量的过程。
　　P（plan）计划，包括方针和目标的确定，以及活动规划的制定。
　　D（Do）执行，根据已知的信息，设计具体的方法、方案和计划布局；再根据设计和布局，进行具体运作，实现计划中的内容。
　　C（check）检查，总结执行计划的结果，分清哪些对了，哪些错了，明确效果，找出问题。
　　A（Action）纠正，对总结检查的结果进行处理，对成功的经验加以肯定，并予以标准化；对于失败的教训也要总结，引起重视。对于没有解决的问题，应提交给下一个PDCA循环中去解决。
　　以上四个过程不是运行一次就结束，而是周而复始的进行，一个循环完了，解决一些问题，未解决的问题进入下一个循环，这样阶梯式上升的。
　　以上是对PDCA的一个专业解释，来自百度百科。
　　4、优柔寡断，犹豫不决
　　症状：对于工作中的事情没有全局的认识，对自己的判断缺乏自信，迟迟不敢做决定，担心出错。听不得反对意见，就算自己收集了再全面的信息，只要有人提出异议就摇摆不定，乱了阵脚。
　　处方：A4纸笔记法
　　作者针对这个原因详细地推荐了A4纸笔记法，甚至还写过《零秒思考》来进一步阐述，如果想要更详细的了解可以买一本仔细阅读。
　　下面简单介绍一下使用方法，首先，将A4纸横放，左上方写上标题，右上方写上日期，正文写46行，每行2030字。
　　这个过程就是将思考文字化的过程清空大脑，减轻大脑的负担，进而减轻不安的情绪。
　　此外，笔记可以帮助我们更清晰地看透事件的本质，一旦脑中的问题得以整理，在自己的工作中究竟什么是重要的，应该首先处理什么要点，有可能发生什么问题，又该如何及时预防新问题的发生，当明白了这些的时候，就拥有了判断的基础。
　　5、制作文件和资料的速度慢
　　症状：专业能力不足导致在文件和资料的制作上花费了过多时间，这可能是工作进展缓慢的首要原因。
　　处方：提高专业能力
　　提高收集资料的能力，养成收集资料的习惯，每天早晚，各花30分钟收集信息。
　　制定工作流程，针对相同的内容，总结出共性，等到下次遇到时按流程办事即可，减少不必要的时间浪费。
　　对于大学生和职场小白来说，认真学习Ppt、Word、Excel可以为以后工作节省大量时间。
　　6、在电子邮件上花费大量的时间
　　症状：回复邮件时间过长、推迟邮件的回复。
　　处方：立即回复or固定时间段回复
　　书中作者给出的建议是立即回复，因为从作者感受而言，未读邮件越来越多的时候，往往会进入恶性循环，如果不及时回复，之后的工作就会变得更加复杂，所以应该及时回复。
　　不过从酿酒个人的经验来看，立即处理邮件并不是一个最佳的选择，原因很简单，立即处理邮件会把我们的时间切得太碎，也因为不停地转换工作导致切换成本过高，要知道，在不同的工作内容中转换往往需要515分钟才能进入状态。
　　所以，就时间管理的经验来看，在固定的时间段集中处理是较好的做法，你可以在早晨，也可以在下午，选择适合自己的即可。
　　7、会议又多又长
　　症状：会议目的与预期不明确，会议时间冗长，讨论内容不够简洁干脆，参会人员心不在焉，听而不闻，效率低下。
　　处方：将会议时间、次数、人数减半
　　如果你是会议的组织者，领导者，尝试将会议的时间减半，别担心效果不佳，从实践来看，时间减少后，参会人员积极性反而大大提高，发言率也会明显增加，避免了来回兜圈子，会议效果自然更佳。
　　如果你是员工，有机会的话也尽可能地说服上司采取实际行动。
　　第二，将会议的次数和出席人数减少一半。明确会议目标后，邀请核心成员参加，避免人员过多，次数过于频繁造成的时间成本损失。
　　因为人员减少，从积极的角度来看，大家的紧张度会增加，避免“混时间”的存在，更有利于形成一次有意义的会议。
　　8、大量的退回与重做
　　症状：因为没能明白老板、上司的真实意图导致工作重心出现问题。
　　处方：从源头预防
　　首先想告诉大家的是，在作者赤羽雄二看来大部分情况下，造成员工大量重做的主要原因在管理层。
　　很多时候，管理人员自身都没能弄清楚到底想要什么结果，指示模糊不清，所以改变的第一部就是要形成良好的沟通氛围，确保沟通质量。
　　针对提高沟通质量，赤羽雄二为大家提供了7个解决方案。
　　认真倾听他人的发言能够更快速地推进工作。
　　发言前将要传达的信息归纳成34个重点。
　　避免过度客气，需要传达的信息直接传达。
　　通过书面形式共享意见一致的内容，避免理解偏差。
　　“居高临下”的态度是万恶之源。
　　积极地反馈，发自内心的表扬同事。
　　避免和“确实合不来的来”、“充满恶意的人”、“有些病态的人”打交道。
　　以上是关于沟通的建议，关于我们总是做一些返工的原因，书中有段话让我印象颇深，感觉戳中了自己。
　　它是这样写的：凡事开头难，人们不愿意放弃已经付出的内容，当人们意识到有返工的可能性时，往往会睁一只眼闭一只眼任由其继续发展下去。
　　即使认为“这件事有点不妙，可能需要返工”的时候，也会担心因提出问题而让其他成员失望，或者担心承担责任而放过眼前的问题。而结果就是因此酿成“大祸”，不得不推到重来，浪费了不少时间。
　　所以，当问题发生的时候切勿抱侥幸心理，避免问题扩大化，最好是在源头遏制，及时纠正也是提高效率的关键。
　　以上便是我初读《零秒工作》的收获，希望对你有所帮助，如果你有什么更多的疑惑欢迎评论区留言。