问题管理之表达问题“六化”

　　一、复杂的问题简明化
　　在反映问题、提出解决问题的建议时，要化繁为简、删繁就简，善于用简明的语言表达复杂的内容，用简明的语句总结自己的观点。
　　如果问题比较复杂，可以把问题的分析论证过程作为附件，在主报告中简明扼要地阐明观点、提出对策或建议。如果主报告无法简化，可以用一页以内的摘要把关键问题、解决方案、实施步骤总结清楚。
　　表达问题中抓重点也是简明化的一种方式。例如，一家企业集团对子公司监管涉及很多方面，经过研究提炼，表达为对“两个人、一个指标”的监管模式，两个人是指子公司总经理、财务总监，一个指标是指净资产收益率。
　　二、深奥的内容通俗化
　　专业人士给别人讲解理论或专业术语时往往是晦涩难懂，这反映了两方面的问题：一是表达能力欠佳，二是不为他人着想。企业的各类工作人员在向非本专业人员表达问题时，要把深奥的内容通俗化。
　　例如，一般汽车销售人员都这样向顾客介绍汽车刹车性能：“这款车有紧急刹车助力系统”，就不如说：“这款车在紧急刹车中，可以缩短刹车距离。”
　　再如，边际效用递减原理如果要从数学上解释，其深奥程度够吓人的：边际效用在数学上是效用函数的导数，因为效用函数是单调递增的下凹函数，函数值单调递增而导数值单调递减。你看这玄不玄？如果换为通俗的方式来表达，可以把边际效用递减原理比喻为吃苹果，吃的苹果越多，感受越差：第一个苹果挺好吃，第二个苹果有点腻，第三个苹果比较烦，第四个苹果就可能难以下咽了。
　　三、零散的问题系统化
　　企业运作是一个系统的、关联的过程，同一问题可能在各部门、各职能有不同的表现。有时，一个部门的问题可能会在另一个部门表现出来。但是，企业的问题往往会按部门分别（可能有先有后）提出来，这样提出的问题看起来是分门别类的，但实际上往往是零散的。所以，要跨部门、跨职能分析和表达问题才能避免或克服部门划分、条块分割导致的认识误区。
　　另一方面，在提交一些包含着利和弊的建议和意见时，对理由和依据进行系统化分析和表达，能够增加说服力和影响力，有助于上级接受你的建议。例如，一位部门经理报给总经理一份提案，希望给他们部门的奖金总额增加15，这一提案没有得到批准。如果部门经理对同行业薪酬水平进行比较分析，说明本部门员工薪酬水平比竞争对手低10以上，并且有一半以上的员工近期提出加薪要求，部分员工因加薪要求没有满足而离职，有离职意向的员工也在增多。为了增强团队凝聚力、战斗力，拟定了拉开奖金差距、加大激励力度的方案，为此，需要增加奖金总额15，希望上级批准。按照这样的表达方式，总经理很有可能会批准提案。
　　四、推理和分析规范化
　　推理和分析规范化是指逻辑正确、因果关系明确、前后连贯、条理清晰。这样能使问题分析具有说服力，也能使表达问题具有感染力。
　　有个人觉得饿了，买了一个馒头吃，没吃饱，又买了一张饼吃，还没吃饱，又买了一个包子吃，这才吃饱了。
　　于是，他非常后悔地说：“早知道这个包子能吃饱，就不买前面的馒头和饼了！”
　　这就是搞错因果关系的推理，实际问题分析中，也经常搞错甚至颠倒因果关系。国内一家制鞋厂去国外同行业先进的标杆企业考察后发现，本厂与标杆企业有一个明显区别，本厂生产人员所占比例约为60，而标杆企业的这一比例只有30。于是，这家制鞋厂决定向标杆企业学习，开展了“降低生产人员比例”的活动，首先尽最大可能精减了生产人员，但比例下降不明显，生产人员不能再精减了，否则就要影响交货速度了，只能是增加了管理人员、后勤人员、服务人员等各类非生产人员，以此来提高非生产人员比例。但结果是成本剧增，效益下降。
　　五、数据和关系图表化
　　在表达问题时，如果有数据，说服力会比较强，但从表达效果来说，把数据转化为图表，既直观又生动，让人一目了然，效果更好。
　　事实上，不只是数据可以转化为图表，即使没有数据，也可以图表化，尤其是本来要用文字表达的因果关系、层次结构关系、流程先后关系、比较关系等都应该尽可能图表化。如果是用于演示或作为演讲材料，还可以增加彩色的、生动的辅助要素。
　　结合计算法的应用，问题管理中关于数据和图表的规则可以总结为：有数据，要使用计算法；没有数据，也可以使用计算法。有数据，要转化为图表；没有数据，也可以转化为图表。
　　六、标志性语句生动化
　　标志性语句主要是指大标题、小标题、导语、主题句、小结，以及对某些观点的强调。反映问题和分析问题的报告和发言毕竟不是文学作品，追求生动只是表达形式，内容应讲究逻辑性和条理性，但通过让标志性语言生动化，可以使你的意见和建议增加感染力，有利于让别人接受和采纳。
　　以“复杂的问题简明化”为例，引用清代画家、诗人郑板桥的《画竹》诗就能起到生动化的效果：四十年来画竹枝，日间挥写夜间思。冗繁削尽留清瘦，画到生时是熟时。
　　这首诗既有“复杂的问题简明化”的寓意，也表明只有反复练习、用心思考，才能达到简明化的功力和境界。