麦肯锡高效工作能力训练

　　一、工作秩序条理化
　　（1）把办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。必须确保你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作。
　　（2）在你准备好办理其他事情之前，不要把与此无关的东西放到办公桌上。这就意味着，所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里占有一定的位置，并把有关的东西放到相应的位置上。
　　（3）要力戒由于有吸引的干扰或因你厌烦了手头上的工作，而放下正在做的事情去干其他呼声较高的工作。一定要保证你在结束这项工作之前，为它采取了所有应该采取的处理措施。
　　（4）按规则把已经处理完毕的东西送到适应的地方去。再核对一下剩下的重点工作，然后再去开始进行第二项最重要二的工作。
　　二、工作方法多样化
　　1。综合。即在同一时间内综合进行多项工作。
　　我们说，办事要有顺序，并不是同一时间内只能办一件事，而是运用系统论、运筹学等原理，可以同时综合进行几项工作。在管理学中，把工作单方向一件一件依次进行的办法，叫做垂直型工作。就像站着一大排人，一个一个地传递砖头，这样做效率比较低。反之，如果把各项工作综合起来统一安排，效率就会大大提高。
　　2。结合。即把若干步骤结合起来。例如有两项或几项工作，它们既互不相同，又有类似之处，互有联系，实质上又是服务于同一目的的，因而可以把这两项或几项工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。
　　3。重新排列。即改变步骤的顺序，也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理，要善于打破自然的时间顺序，采取电影导演的“分切”、“组合”式手法，重新进行排列。
　　例如，一天工作下来很疲乏，晚上又要上夜校，那么就应该把休息时间提前，从床上移到其它地方，如在公共汽车上趁机闭目养神，可保证晚上精力充沛。
　　4。变更。即改变工作方法。
　　改变工作的手法大体有两种，一种是“分析改善方式”，即对现行的手段方法认真、仔细地加以分析，从中找出存在的问题，即找出那些不合理和无效的部分，加以改进，使之与实现目标要求相适应。
　　一种是“独创改善方式”。即不受现行的手段、方法的局限，在明确的目的基础上，提出实现目的的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。
　　5。穿插。尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战，如写报告需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下；又如上午在办公室开会，下午到群众中去搞调查研究。
　　6。代替。即把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信，需要写信的改为写便条，需要每周出访的改为隔周一次，在不出访的那一周里，可用电话来代替出访。
　　7。标准化。即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如，记录时使用通用的记号，这样一来就简单了。对于经常性的询问，事先可准备好标准答复。
　　三、工作内容简明化
　　最容易不过的是忙碌，最难不过的是有成效地工作。而化繁为简，善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。
　　美中贸易全国委员会主席唐纳德C伯纳德在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”，即为了提高效率，每做一件事情时，应该先问三个“能不能”：即能不能取消它？能不能把它与别的事情合并起来做？能不能用更简便的方法来取代它？根据这个启示，我们在检查分析每项工作时，首先问一问以下六个问题：
　　（1）为什么这个工作是需要的？是根据习惯而做的吗？可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢？
　　（2）这件工作的关键是什么？做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果？
　　（3）如果必须干这件工作，那么亦以御冬哪里干？既然可以边听音乐边轻松地完成，还用得着呆在办公桌旁冥思苦想吗？
　　（4）什么时候干这件工作好呢？是否要在效率高的宝贵时间里干最重要的工作？是否为了能“着手进行”重要工作，用了整天的时间去使工作“条理化”，结果把时间用完了，而所料理的只不过是些支离破碎的事情？
　　（5）谁干这件工作好呢？是自己干还是安排别人去干？
　　（6）这件工作的最好做法是什么？是抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果？还是应采取最佳方法而提高效率？
　　然后在对每一项工作分析检查之后，再采取如下步骤：
　　（1）省去不必要的工作。
　　（2）使工作顺序合理，干起来得心应手。
　　（3）两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做。
　　（4）尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。
　　（5）预先订好一项工作的程序。增强工作预见性，走一走，看两步，想三步，提高决策的效率和准备性，减少决策过程的时间并使决策无误。
　　摘自《麦肯锡卓越工作方法》，拉塞尔著。
　　本书是麦肯锡咨询公司80年来最重要的工作方法的总结。它将最优秀公司的最优秀工作方法奉献给了大家。既可作为高效能员工培训手册，供公司、企业使用，也可用做个人自我管理增效手册。让每个人从忙忙碌碌中解脱出来，达到事半功倍之功效。