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项目经理不再累到“头秃”,一张表教你搞定高效项目管理

时间:2022-09-07 12:03:31 热传 我要投稿

一张看似简单的表格,但一千个项目成员眼中就有一千个填写方式。本以为把表头写清楚能万事大吉,但结果同一列下,有人填汉字有人填数字,有人写“确认”有人写“是”……也会有项目前期优哉游哉,DDL临近只好加班加点赶工,要知道项目经理的“苦”,便是每天被繁杂的琐事累到“头秃”。

好在腾讯文档最近推出的“智能表”,简直是项目经理的福音,它不仅支持在线协同编辑,还能严格限制每一列的数据格式,让所有人的填写内容规整统一,为整理分析提供了极大便利。

当然,智能表的神奇之处不止于此。小张所在的广告公司,项目经理在统筹短视频拍摄时,需要分别和编导、摄影、运营等团队对接,再把所有项目信息整合到一张表格中进行盘点和汇报,但由于各部门的表格模板有差异,整合时需要进行大量的筛重、校对工作,如果有信息需要更新,又要到工作群“连环@”各部门成员,沟通效率非常低。

他通过智能表“表格、看板、甘特、画册”4类视图,让核心数据相互关联,其中编导部门用画册视图呈现视频脚本,执行团队用表格视图及时更新项目内容,作为PM的小张也能在各视图间随意跳转,关注各团队的工作情况,解决了团队中多角色协同的难题。

更令人惊喜的是,腾讯文档智能表还有一项“独门绝技”——「公告」功能,就像是一个全局“大喇叭”,只要在任一视图的公告栏中输入通知信息,就能实时同步显示到所有视图中,还能设置公告栏的字体字号、背景色等使其更加显眼,确保重要信息全员无遗漏。

想必做过项目的打工人都感受过被数十个任务并行支配的恐惧。当执行大项目时,需要同时把控多部门、多任务的进度,极容易顾此失彼。在互联网公司做软件开发的老王就尝试过制作甘特图,把各细项进度用条状图显示,从而清晰看出实际进度和计划的差异。

用智能表制作甘特图,只需在表格视图中梳理好任务项、负责人、开始和结束时间等信息,在此基础上一键创建即可。如果想进行更细致的项目里程碑管理,还可以在模板库中选择「项目里程碑看板」,通过完成度看板、负责人看板等,从不同维度了解项目执行情况,发现问题后也能及时提醒相关负责人。

智能表的惊喜远不止这些,还具备了「数据统计」、「分组」、「关联收集表」等能力,作为在线工具的重度用户,不得不感叹各家做表都开始“卷”起来了,但更令人欣喜的是,这些创新的进步,让我们用起来越来越顺手,真香!

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