应用文“惯用格式”琐谈
邓旺林
具有一定的惯用格式是应用文有别于一般文章的一大特点，也是应用文程式性的具体表现。
应用文的一定的惯用格式，无论是有关部门制定出来的（如国家行政机关公文的格式）还是人们在长期的书面交际中约定俗成的，都有着不可忽视的作用。从应用文作为信息的载体方面来说，应用文“惯用格式”的作用主要是有利于人们迅捷准确地传递、接收与处理信息。如拍发电报。电报稿纸上对哪里写收、发报人姓名、地址，哪里写电文等都有严格规定。电报这种书面格式就是邮电部门为满足迅速地拍发、接收电报而规定的。又如国务院办公厅对国家行政机关公文的书面格式作出明确规定，这对保证公文的完整性、严肃性和有效性，保证公文的正常的运转处理，也起着重大的作用。如果忽视了应用文惯用格式的要求，往往会影响到信息的及时、准确的传输、接收与处理，甚至贻误大事。如有一位学生去信国外，因没有按国外的书写格式写信封，结果信给退了回来。这就是一个很好的说明。再从应用文是人们进行社会交际的重要工具这点来说，应用文的惯用格式大都是人们在长期的书面交际中约定俗成的，作为一种文化现象，其中积淀了一定的社会心理，包含着一定的社会观念。正如叶圣陶先生所说：“程式不是客套，程式之中实在包含着情分和礼貌。不注意程式，在情分上礼貌上若有欠缺，就将使对方不快。”（《中学国文学习法》）王力先生就曾对有人在信封上将“王力教授收”中的“教授”二字放在括弧内或特意写得小一些的做法提出过批评，认为这是“没有礼貌的”。（王力《谈谈写信》）忽视了应用文的惯用格式，使交际对象产生反感，必将影响交际双方关系的沟通，从而损害应用文的实用价值。可见对应用文的惯用格式不可掉以轻心，不能简单地视同于形式主义的东西，而应当把它作为人我们学习应用文写作的一个重要方面。
应用文具体的惯用格式当然不是一成不变的，而总是随着社会生活的发展变化而或快或慢、或多或少地产生一定的变化的。例如古代公文中的“抬头”制度（古文竖写不标点不分段，但公文中若出现“皇帝”、“天地”等字样则要另起一行并高出一至三格书写，即所谓“抬头”）就随着封建王朝的覆灭而废弃不行了。又如近几年来在省、市以上国家行政机关制发的公文中出现的“主题词标注”这一结构项目，在国务院办公厅1987年2月18日《国家行政机关公文处理办法》中并未提及，它就是随着适应当今主题法检索与整理文件资料的现实需要而增设的。尽管应用文的具体的惯用格式不是一成不变的，但是在一定的时期内还是有其相对的稳定性。我们学习应用文写作时有必要注意到这一点。
应用文一定的惯用格式，从写作方面来说，大致包括以下几个方面的内容（或者说主要反映在以下几个方面）：
一、文字等书写符号系统的书写、排印格式
这里主要是指各种应用文体所特别要求的方面。例如，国务院办公厅对国家行政机关公文的文字排印就有明确的规定：“文字从左至右横写横排。少数民族文字按其习惯书写排版”。古代公文的“抬头”制度也属这个方面。至于那些所有文章（包括应用文）都要讲究的文面格式，例如转段、提行要空两格写起；点号不能写在一行的开头；一个用阿拉伯数码书写的多位数不能分割在两行中，如此等等，则不在应用文惯用格式之列。
二、结构要素的设置方面
所谓结构要素（或称结构项）指的是一种应用文体的各个部分和项目，是一种应用文体的基本构件。例如现代日常交际书信，一般由称呼、正文、祝颂致敬语、落款、写信日期等五个部分构成。这五项就是一般书信这种文体的结构要素。
应用文的结构要素有如一部机器的零部件。少了一个零部件，往往会影响到一部机器的组装与正常运转；而一篇应用文，如果其结构要素残缺不全，也会影响其结构完整，妨碍其正常的运转处理，损害其现实效用。因此，结构要素的设置，就成为应用文惯用格式的一个重要方面。对它的了解与掌握，也就应当作为我们学习应用文写作的一个重点。我们在掌握一种应用文体的结构要素时，要注意了解以下几点：
1．有哪些结构要素？
2．各个结构要素的构成。例如国家行政机关公文的“发文字号”一项是由发文机关代字、年号和顺序号三个部分组成的。
3．各结构要素的表现形式，包括所用的书写符号及语言表达形式等。例如公文的发文时间要用汉字而不用阿拉伯数码书写；发文字号中的年号、顺序号用阿拉伯数码书写，年号要加中括号；公文标题的事由部分一般以使用介词“关于”的介宾结构来表达，等等。
4．各种结构要素的书面位置安排。例如国家行政机关公文的标题、发文字号、主送机关名称、抄送抄报机关名称、附件标注等项在书面上都各有其特定的位置。
三、内容表达的书面形式（即应用文正文部分的外观形式）方面
各类应用文的正文往往有其惯用的外观形式，例如规章制度、较详细的计划与合同等多用条文式；较简单的计划、合同等多用表格式；调查报告、总结等一般用分部切块式（整篇内容分成几个段落、部分来反映，除开头、结尾部分以外，中间主体方面的每一部分前面往往加序号或小标题）；英国许多法律文书则往往采用篇段合一式（整篇文字不分段，一段就是一篇，一篇亦即一段）。
四、正文的组织结构方式。主要指行文顺序及开头、结尾的安排方面。
作为应用文，其正文的组织结构方面往往有比较固定的式样。例如调查报告，其写法是属于比较灵活的，但在写作中还是常常采用“三部式”的结构方式：前言部分概述有关的基本情况（其中反映基本情况的调查报告一般侧重写关于调查活动方面的基本情况，如调查的时间、地点、范围、方式、基本过程，调查的对象、目的、项目，总的调查结论等；而总结典型经验的调查报告则着重写关于调查对象的基本情况，如调查对象的历史现状、组织状况、基本的工作及成绩，总的经验体会等）；主文部分则根据报告的目的运用具体的调查材料阐明在调查中形成的有关观点和结论（当然，主文部分的结构安排还是较为灵活的）；结语部分则对主文部分作必要的概括、总结或补充。
应用文惯用格式的这四个方面，前面三者基本上属于文面格式的范畴。作为文章的外部形式，它们大都具有一定的直观性，而且比较固定，因而不难了解与掌握。而正文的组织结构方式这一方面则不然。它不但较为灵活，而且很难通过视觉作直接的把握，因而是我们学习应用文一定的惯用格式时的一个难点。
应用文惯用格式的这几个方面，在不同的应用文体中有不同的表现。有些应用文体有其特定的书面格式，使其具有与一般文章迥然不同的面貌，如法定的公文、规章制度等。对这类应用文体的惯用格式，那就要既注意掌握其书面格式的有关方面，也要注意掌握其正文的组织结构方式。而有些应用文体则除了在标题的制作上有其一定的习惯外，别无其他特定的书面格式，因而整篇应用文的外观形式与一般文章并无多大的差别，如调查报告、总结等。对这类应用文体的惯用格式，那就除了掌握其标题制作上的习惯（如综合性总结的标题通常由单位名称、工作时期、总结名称三部分组成，而专题性总结的标题则一般由单位名称、工作专题、总结名称等部分组成）以外，就要着重掌握其正文的组织结构方式了。
——发表于《中专语文教学》（国家教委全国中专语文课程组主办）1992年第一期（1992年3月）