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管不好时间的人,也管不好自己的人生

你如何过一天,就如何过一生。

内容来源:文中部分内容摘编自书籍《工作效率提高法:高效经理人时间管理》,石伟著。

轮值主编 | 智勇 

责编&值班编辑 | 润锦

你如何过一天,就如何过一生。

时间管理大师彼得·德鲁克曾说:时间是一个人最稀缺的资源,但也是世界上最公平的资源,每个人都只有24小时。

那我们该如何分配自己的24小时?效率不一样,时间密度就不一样。

据统计,我们70%的行为都受习惯控制,需要通过养成良好习惯而减少大脑消耗,使大脑自动做出正确行为。

因此,要用最充沛的精力做最重要的事,并将此内化为每天的习惯与生活方式,最终实现我们的目标。

然而,时间并不能被管理,能被管理的,只有你自己。

你如何过一天,你就如何过一生。

01

做一个时间管理的高手

1.树立正确的时间观念

某个演讲会上,讲者询问听众:“在座各位,有没有人想要减肥的?”有好多人举手,他又问:“你们到底是想要减肥,还是一定要?”他们说只是想要而已。

这时,他又问:“你们成功了没有?”他们摇头说没有,于是讲者再问:“你们想减肥想了多久了?”他们说想了很久了。

为什么一般人都没有办法,把个人的时间管理做好呢?

大多数的人跟想要减肥的人一样,只是“想要”把时间管理好而已;相反的,一个有强烈欲望、有企图心的人,他可以克服一切困难,面对所有的挑战而不放弃。

在时间管理方面厉害的人,对他自己的时间是非常认真看待的,对他真正想要的事情都是热切地渴望:一定要拥有它。

2.要事第一

工作中,一个高效率的人,会把精力集中到少数经过努力就能突出成果的重要领域中去。即,要从事务性工作中摆脱出来,先做最重要的事,要事第一。

如何做到“要事第一”呢?

① “例外管理”法

举个例子。

如果你是管理者,使用“例外管理”法,你就让下级报告那些违反一般规定和制度的材料,没有任何问题,完全按照计划执行的工作则不必报告,这样一来,自然会大大减少文件和报告的数量。

此时,你也能从日常琐碎的事务中解脱出来,从而将更多的时间和精力从数量繁多的小事,转到为数不多的大事上。

② “对琐事敬而远之”

对琐事敬而远之,并不是“随它去吧”,而是为了使自己有时间处理重要的事情,勇于说“不”!

美国国际机器公司,把经理的任务规定为“下级的助理”:一个经理若把他的主要作用看做是帮助下级开展工作,那他便是一个高效率、能产生最好效益的经理。

因为一个经理毕竟最多只能做一个人的工作,如果他能确保从各方面去帮助下级开展工作,那便可大大提高他的工效,这远比他花大部分时间,集中精力去做具体的事务性工作,会产生更好的效果。

领导者“对琐事敬而远之”,是为了使自己有时间处理重要的事情,普通人也一样,“对琐事敬而远之”,是为了集中力量干重要的事情。

所以,生活中要有胆识作出选择,并勇于说“不”!

3.学会节省时间

① 积零成整

富兰克林曾说:“忽视当前一刹那的人,等于虚掷了他所有的一切。” 如同储蓄一样,时间也可以积零成整。

俗话说:“滴水可以穿石”,这正是时间的加法在起作用。如何把时间积零成整呢?

时间不能储存,不能采取到银行储蓄的办法搞零存整取,其诀窍就是要把工作化整为零。

当某项工作需要占用较多的时间才能完成,而我们的时间有限,难以找到这么多的时间,只要能把这项工作分解为若干部分,化整为零,就可以用这些零星分散的时间去做,积以时日,最终就可以做完。

② 充分利用零碎时间

不少有成就的人,都是善用零星时间的高手,他们把被大多数人毫不在意的点滴时间利用了起来,终于取得可观的收获。

诺贝尔奖金获得者雷曼曾向人们介绍:“每天不浪费或不虚度或不空抛剩余的那一点时间,即使只有五六分钟,果得正用,也一样可以有很大的成就。”

达尔文就是在锲而不舍地利用点滴时间,他说:“我从来不认为半小时是微不足道的一段时间。”

正是这种惜时如金的精神,使得达尔文在28年间完成巨著《物种起源》。

如何利用零碎时间?

a.实行交叉“轮作”

我们的时间好比是一块土地,数量是有限的,它所保有的能力也是有限的,如果连续不断地用于一个方面,效率就会随时间的延长而递减。

在时间运筹中,也和土地利用一样,要采用合理的“轮作”制度,以保持精力,提高时效。

大量研究和实践证明,在一天内,人的体力和脑力有一个由低潮到高潮、再由高潮到低潮的周期变化,如果我们长时间从事一种活动,就会使肌体的某一部分长期紧张,使大脑的某一部位长期兴奋,进而形成疲劳,效率就会随之下降。

为了提高时效,实行必要的“交叉轮作”就是一个好办法,它可以使我们在活动一定时间后,转换其他内容,从而使肌体和大脑的某一部分得到休息,由另一部分来继续工作。

b.提高“复种指数”

复种指数原意是指在一定的耕地面积上,一年内种了几茬农作物,是表示耕地利用程度的指标。

时间利用中的“间作”和“套种”,就是在相同时间内,以一件事为主,附带也把别的事办了。

譬如,有的人在早上锻炼时带上了半导体收音机,附带收听了新闻广播;在饭后散步时与人谈心;在等电话时阅办文件,在读书时随手作摘记或写眉批等。

“充分 利用空白时间”的潜力更大,因为我们在办事过程中,往往会因各种原因而出现等待,在生产过程中通常称中断或停工,在日常生活中大量碰到的是排队现象,诸如此类的空白时间,正是我们挖掘时间潜力的所在。

一个专业管理者,也必须学会用“最低整批时间”去集中解决某事。

管理者若同时着手处理诸多问题,其结果只能是对每一件事,都无法获得足够的“最低整批时间”。这样只要某一事受阻,其他事也跟着受阻。

02

20条时间管理原则

原则一:

把该办理的事情,依重要性加以排列。这件工作你可以在周末、前一天晚上就安排妥当。

俗话说:“预则立,不预则废。”凡事要把握先机。

原则二:

每天早晨比规定时间早十五分钟或半个小时开始工作。这样,你非但立下好榜样,而且有时间在全天工作正式开始前,好好计划一下。

原则三:

开始做一件工作前,应先准备好,把所有需要的资料、报告放在桌上。这样将免得你为寻找遗忘的东西而浪费时间。

原则四:

学会利用电话(网络等)一类的装备。这样可以节省时间。

原则五:

购买各种书籍、手册,尽可能吸收及准备知识。这样可增进你处事能力,减少时间浪费。

原则六:

把最困难的事搁在工作效率最高的时候做。例行公事,应在精神较差的时候处理。

原则七:

养成将构想、概念、凭据及资料,存放在档案里的习惯。

在会议、讨论或重要谈话之后,立即记录下来,这样,虽事过境迁,但仍会记忆犹新,因为没有比忘记备忘录更难的事了。

原则八:

训练速读。

想想看,如果你的阅读速度增快2-3倍,那么行事效率该有多高?这并不难做到,书店及外界都有增进你这些能力的指导训练书籍。

原则九:

让闲聊不再占用你的工作时间。让那些上班时间找你东拉西扯的人知道,你很愿意和他们谈天,但却应在下班以后。

原则十:

利用空闲时间。

空闲时间应被用来处理例行工作的,假如那位访问者失约了,也不要呆坐在那里等下一位,你可以顺手找些工作来做。

原则十一:

充分发挥你手提箱的功用。把文件有条不紊的排好,知道哪些东西在哪个位置上,这样便可避免费事去找东西,更不会再有与人洽谈时,翻箱倒柜的事。

原则十二:

琐事缠身时务必果断地摆脱它们。尽快地把事做完,以便专心致志地处理较特殊或富创造性的工作。

原则十三:

管制你的电话。电话虽然不可缺少,但如果完全被你太太或朋友占用了,那这工具岂非像一个被埋没掉的天才?

还有,在拿起电话前,先准备好每件要用的东西,如纸、笔、姓名、号码及预定话题、资料等。

原则十四:

该做的事都放在桌上。以免遗漏。

原则十五:

晚上看报。

除了业务上的需要外,尽可能在晚上看报,而将一日之计的宝贵光阴用在读信、看文件或思考业务状况上,这样将可使你每天工作更加顺利。

原则十六:

开会时间最好选择在午餐或下班以前。这样你将会发现这段时间,每个人都会很快地做成决定。

原则十七:

当你遇到一个健谈的人来访,最好站着接待他。

奇怪吗?这样他就会打开窗子说亮话,很快就道出来意了。

原则十八:

将相关的工作列在一起。

举例说,你应口述数小时,或该与属下连串的讨论,如此会使你较有概念。

原则十九:

休息片刻。

来杯咖啡、茶、冷饮,甚至只要在窗前伸个懒腰,就足够使你精神抖擞了。

原则二十:

沉思。每天花片刻时间思索一下你的工作,可寻求出各种增进工作方法及满意的灵感,受益匪浅。

03

最重要的,是拥有时间管理思维

海伦·凯勒在她的自传中写道:

“当我开始为不幸的盲人开展福利活动时,我不知道该选择什么样的人担任这项工作的骨干。我想起有人说过‘当你想托某某人办事时,你与其找个大闲人,不如找个大忙人,忙人反而干得快。’于是我决定放弃原来要找一个有闲工夫的人的打算,决定去找一个大忙人,请他担任活动的骨干。”

海伦·凯勒的话启示我们,时间的多少,不但与工作忙闲有关,而且与时间管理者的指导思想有关。

要学会管理时间,就需要培养一种崭新的思维方式:

1.人既受时间支配,又是时间的主人

当我们总结研究时间管理的经验时,会发现一系列的“悖论”,也可称之为“时间管理工作的两难处境”:人既受时间支配,又是时间的主人。

即,从效率上来说,既要高效率、高节奏,又要注意弹性,注意时间的合理浪费。

当快则快,当慢则慢,有张有弛。

所以,在时间管理上,把思维珠子置于“绝对不能”和“绝对能”之间,才能明智、灵活、清醒地对待和运用时间管理中的一些原则和方法。

2.整体性思维

时间管理系统和其他人造系统一样,存在着整体性的客观要求。

因此,要管理好时间管理系统,就其主要工作来说,就是要进行“五事”、“一运用”。

五事,即《孙子兵法》上指出的五件事:

一曰道——就是掌握科学的时间管理理论和艺术。

二曰天——就是要认清时代和牢牢抓住时机。

三曰地——认清周围的环境,避免时间管理上的陷阱。

四曰将——就是时间管理者应具备崇高的信念、卓越的能力、熟练的技能、顽强的毅力、高尚的道德和健康的身体。

五曰法——就是时间管理的方法和原则,要使时间管理方法科学化、习惯化。

在军事学的角度看这5点就是:

战略观念——就是从长期的、全局的观点出发,去进行时间管理,要有战略目标。

战役观念——就是从近期的、全局的观点出发,去进行时间管理。要根据战略目标,进行短期安排。

战斗观念——就是制定完成一件事、一项工作的时间计划安排。

战术观念——就是抓住那些虽然只有20%,但在总成效中却占80%的比例的“关键少数”,并集中全部时间完成,实行“时间聚焦”。

策略观念——就是针对客观现实,灵活地、有弹性地管理时间,做到以变应变,或以不变应万变,来保证战略目标的实现。

以战略指导战役和战斗的进行,以战役和战斗来保证战略的实现。但无论是战略、战役或战斗,都必须运用战术,才能有效地实现。

所以,与其说是运用军事学的基本观念看时间管理,不如说是用就是运用军事学的战略、战役、战斗、战术、策略这个整体性思维,来对时间进行有效地管理。

我们要管理好自己的时间,本质上是要先改变时间管理的底层思维方法。

总结

在《论人类不平等的起源与基础》一书中,卢梭指出:

自然界中很少有不平等的现象,但当今流行的不平等现象是人类在求生存和进步的过程中,人为的逐渐衍生形成的。

人与人之间存在的不平等现象是必然,包括财富、知识、健康、相貌等,这是无法避免的事实,唯有时间是平等的。

时间是无法被“管理”的,我们能做的是“投资”时间。

莎士比亚曾写过:“放弃时间的人,时间也会放弃他。”你把时间投资在哪里,它就在哪里产生效益。

懂得时间管理,就懂得了如何投资自己的人生。

END

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