基于档案保密管理与利用的方法研究

　　【摘要】档案的建设与管理是保障企业信息资料得到妥善保管的重要方式。近几年，在我国信息化技术深入发展的背景下，档案的创立平台开始转移至计算机平台中，并顺利完成了传统档案到电子档案之间的转变，为档案建设工作提供了便捷渠道。但是，计算机所具有的开放式特点容易导致档案信息内容发生遗失与泄露，档案在使用过程难以确保机密文件的安全性，使得企业的机密档案存在风险。对此，如何在不影响档案正常利用的前提下保障机密性，是本文探讨的话题。
　　【关键词】档案；保密管理；研究
　　当前，档案的存储形式主要根据不同企业的实际需求分为纸质档案与电子档案，且不同档案的存储方式也有着不同的管理需求，但无论是哪种档案类型，档案的机密性始终是档案管理的重点。从以往档案的管理状况来看，大多数企业的档案管理者对自身工作不具备安危意识，管理过程较为简单，未意识到档案对企业未来发展的重要性，这使得档案的保密性成了企业的难题，也使得档案在使用过程中无法确保重要文件的完整性。因此，档案管理需加强保密措施，并處理好保密与利用之间的关系，使机密档案资源得到有效保护。
　　一、档案的保密管理和利用存在的问题
　　从以往多家企业的档案保密工作来看，许多企业的档案管理方式都未采取集中化方式进行管理，管理过程十分混乱。按照常规来说，档案的管理过程是根据每个部门进行区分收纳与管理，但是，管理者在管理过程中时常将不同部门档案混乱放在一起，而在后期查询档案时，常常需耗费大量时间来寻找档案。同时，档案的混乱管理还会导致机密文件档案与普通档案发生混合，机密档案信息在利用过程中容易发生泄密问题。另外，档案管理若发生管理不严问题，其档案信息在泄露后会给企业带来极大损失，以2013年北京某公司的档案管理事件来说，同样是因档案管理不严格问题使得企业机密信息发生泄漏，最后给企业造成巨额损失。在档案的保密管理工作上，虽然有部分企业对重要档案进行了加密处理，但许多档案在长久发展中并未进行更新。如，某员工在调到另一个部门后，关于该员工的档案信息应进行更新与更改，但是，档案管理部者并未对此员工的企业信息进行重新调整与更改。这使得档案在后期使用过程中失去了原有的价值与作用。
　　二、档案的保密管理方法
　　（一）严格规范每个档案管理流程。档案管理工作是一个系统化的管理过程，其管理方式可总分为信息收纳、信息整理、归档、存储。档案管理部门在开展档案管理工作时，需严格按照档案管理规范实施程序管理，将各个档案按照类型、日期、部门等进行分类，再根据档案的信息内容进行序号编辑，改变管理模式，以专业的管理过程保障档案内容的完整性。在档案更新上，各个部门需积极配合档案管理部门开展管理工作，每个部门发生人事调动和其它变动时，部门需立即将最新信息传达至档案管理部门，使档案管理部门能够及时跟踪各个部门的最新动态，将人事档案转移至其它部门，使档案更新效率得到有效提升。
　　（二）加强档案管理的保密工作。当前，我国在档案资源上已发布了相关《保密法》，该法律的发布也使得档案的管理工作具有了较高的安全系数。但是，档案的保密管理并不是一成不变地停留在同一个阶段中，其会跟随档案的机密性发生不同变化，总结变化阶段，可分为升密、降密及解密三个阶段。档案管理者在实施管理工作时必须根据我国的《保密法》进行保密管理，根据档案内容所属范围进行科学调整。在管理过程中，管理人员需对档案管理工作的重要性有着明确认识，具备良好的职业素养，并对档案管理有着极高的安危意识和保密意识，使档案的机密性得到有效保障。另外，档案管理工作是一项技术型工作，企业在选择档案管理者时，需对管理者的专业水平提出明确要求，并在岗前经过层层考核后才可正式进入岗位就职，使档案管理工作在专业团队的管理下为企业带来更多效益。
　　（三）运用信息化技术加强档案保密管理。在信息化技术的支持下，档案的建设方式不再局限于纸质范围，电子档案开始成为当前多家企业管理档案的首选方法。电子档案的建设主要是借助网络数据系统功能来存储企业的大量信息，且在存储空间上具有更多优势。但是，因网络具有开放性特点，电子档案在存储时容易发生外来入侵问题，使得档案信息发生泄漏问题，这必然会给企业带来许多风险。对此，电子档案的管理方式需加强安全防范管理，管理者可针对存储设备设置内外网隔离，企业可建立专门的局域网，减少不法分子的入侵现象，档案管理者也可针对企业机密文件设立访问权限，并对计算机设备设置防火墙，加强计算机设备的整体防御能力，提高电子档案的安全性，使档案保密措施发挥有效作用。另外，当计算机设备发生故障问题需进行维修时，档案管理部门需根据保密规定将实际情况告知企业上层领导，由企业指定人员进行维修，防止企业设备中的机密文档发生泄漏问题。
　　三、档案保密管理与利用的方法
　　（一）严格处理档案保密和利用之间的关系。档案的保密管理是保障档案价值意义的重要举措，也是管理员的义务，在档案保密过程中，档案的利用是不可避免的环节，管理人员需将保密档案的利用范围进行恰当处理，对档案的利用时间、利用领域、范围等作出明确的利用限制，使档案的保密管理措施得到全面落实。相对来说，机密档案普遍可根据其重要性和涉及领域分为可利用和不可利用型档案，不可利用型档案大多属于企业的最高机密文件，对企业的利益有着直接关联。在对可利用档案做好保密管理时，管理人员需对档案机密资源的管理范围有着明确定位，若档案因保密管理因素限制资源的使用，则会使得档案的管理失去意义，也使得保密工作无任何价值，但若档案在保密管理过程中，以无限制的方式不断利用档案，又会使得档案的重要信息发生泄漏，因此，档案保密管理工作必须处理好与档案利用之间的关系。
　　（二）强化档案管理监督力度。在档案保密管理工作上，监督部门需对档案的管理状况加以监督，对各个机密档案采取重点监护，使档案得到妥善管理。档案管理的监督是确保档案保密管理和得到合理利用的关键举措，其可使档案资源在利用过程里保障档案的机密性，避免档案信息发生泄漏现象，使档案保密管理和利用共同进行。档案管理的监督可从建设管理制度进行，对档案的资源利用建立相应的借阅制度、资源复制制度等，并根据不同档案的重要性建立档案的利用范围制度，以区分的方式将不可利用的机密档案和普通档案的资源利用渠道和利用范围建立相关制度。档案管理人员在实施保密管理工作时，需对所有档案的信息内容做好定期复查核对工作，对存在信息缺失的档案及时追回，使档案信息保持无损，对档案的日常借阅管理人员需将各个借阅者的个人信息和借阅档案类型等做到登记，使后期档案发生信息泄露等违规行为时档案管理人员能够立即上报于领导，减少企业的损失。
　　（三）强化档案日常管理力度。档案的日常管理是保障档案保密管理工作顺利开展的前提，管理人员在管理档案时，需禁止任何人未经登记、管理人允许的状态下私自查看任何档案，管理人员在转移档案和调阅档案时，需严格按照企业规定的各个流程手续完成这些工作，对档案进行仔细核查，并将需转移的档案做好登记手续。在管理机密档案时，管理人需在机密档案利用后对其做到及时审核与核对，防止机密档案遗失，使档案的安全性得到有效保障，一旦发生档案存在遗失问题，可立即追寻借阅者进行询问与勘查，尽可能挽回遗失的档案信息。
　　综上所述，档案的保密管理与利用一直是档案管理的难题，管理者在管理机密档案时，会因档案的利用过程发生信息遗失与泄露，给企业利益带来了较大风险。对此，管理者必须处理好档案的保密管理和档案的利用这两个环节的关系，严格规范每个档案管理流程，加强档案管理的保密工作，并结合现代信息技术加强档案保密管理措施，同时，管理部门还需强化档案管理监督力度，对档案的日常管理加以重视，使档案既得到保密管理，又能够得到有效利用。
　　【参考文献】
　　〔1〕王志丽。浅谈高校人事档案管理的保密工作〔J〕。赤峰学院学报（自然科学版），2013，15（05）：157158。
　　〔2〕沈雪娟。如何做好企业档案开发利用工作中的保密工作〔J〕。机电兵船档案，2016，24（01）：3536。
　　〔3〕冼茂娟。如何做好医院档案管理环节中的保密工作〔J〕。科技经济导刊，2016，8（21）：190191。
　　〔4〕许敏，盘玮，李学进，宋忠雷，黎程。在寓教于先中加强医疗档案保密工作从一起保密工作典型案例谈起〔J〕。现代医院，2012，12（08）：113114。
　　〔5〕刘芙蓉。保管和利用档案时做好保密工作的具体做法〔J〕。科技创新导报，2015，2（16）：203。