加强电子档案的管理做好电子档案的利用

　　所谓电子档案，就是具有保存价值的已归档的电子文件（指能被计算机系统识别、处理，按照一定格式存储在磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列）及相应的支持软件产品和软、硬件说明。类型包括图像、图形、数据、文本、计算机程序等。
　　当代社会正在进入信息时代，网络技术的广泛使用使电子档案的数量呈现逐年递增，因此加强和做好电子档案管理，更可靠地利用电子档案成为档案管理部门面对的一个重要课题。笔者认为需要做好如下工作：
　　一、发挥电子档案特点，更好地为全社会提供利用服务
　　电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径是：
　　（一）提供电子光盘及复制品。作为档案管理部门，这是电子档案利用的第一途径，目的是向利用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。光盘作为新型的存贮载体有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，档案管理部门在提供利用时应将利用的文件由光盘转换成标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台，当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件。
　　（二）利用电子通信技术传输档案资料。通过网络传输解决远程利用者查阅档案的难题，这是电子档案在使用中的一个优势。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的地区之间，可以实现档案资源互相交流和共享。
　　（三）档案馆（室）内直接提供利用。在档案部门的网络上直接查询档案资料。这种方法可以为多名利用者同时提供多份电子档案利用，这样大大提高提供利用效率。
　　二、为何要加强电子档案管理工作
　　电子档案对于大部分单位来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，就是要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。
　　（一）加强电子档案管理，有利于提高档案管理工作效率。传统档案管理工作中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人、财、物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力，大大提高了档案管理的工作效率。
　　（二）加强电子档案管理，有利于提高档案服务质量。管理档案的目的是为利用者提供便捷高效的服务，加强电子档案管理，信息资源实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以通过计算机扫描集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。因此，加强电子档案的管理，为利用者提供高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
　　（三）加强电子档案管理，有利于满足档案多样化需求。随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，档案工作服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
　　三、如何做好电子档案管理和利用
　　由于电子档案提供利用方式的多样化，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要从多方面多个角度展开工作。
　　（一）需要建立档案利用审批制度。利用者查阅和利用电子档案时，需要获得档案主管领导的批准，方可利用电子档案从而更好地满足电子档案利用者的需求，在利用中做到电子档案利用和纸质档案互补，实现电子档案需求利用质的飞跃。
　　（二）规范档案利用方式，避免档案的丢失与泄密。由于电子档案的特性，管理過程中的控制比纸质档案难度要大，利用中容易造成丢失和泄密，档案工作人员缺乏足够的知识和经验，有时不能及时发现问题，因此必须具有明确的信息安全意识，加强档案管理人员信息技术的学习。因此在利用档案中不能无原则地提供档案资料，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用U盘、光盘的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失或泄密。
　　四、电子档案的归档工作
　　与纸质文件相比，电子档案归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作那样驾轻就熟，容易产生畏难情绪；因此，推动电子文件归档工作应从以下几方面入手：
　　（一）建立档案管理双套制，确保档案信息的完整与真实。鉴于当前电子文件载体和信息技术的不稳定性，一旦硬件设备更新，我们的保护没有跟上，档案信息就会丢失。另外，电子文件有易修改性，有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取双轨制，归档内容形成两套制，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录备注项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录备注项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主、纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况，更好地为社会提供利用。因此建立档案管理双套制势在必行，就是电子档案和与其内容相同的纸质档案同时提交保存归档。双套制管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通信技术，否则就无法介入文档的形成和保管。
　　（二）电子文件归档方式和途径的选择。纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：1。借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，按信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。2。选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，各单位越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的分散各异转向集中统一，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档是最佳归档途径之一。
　　五、加强档案工作人员素质，提高档案保护意识
　　纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的档案管理队伍，有较好的工作基础。而电子文件归档由于档案工作人员缺乏足够计算机与信息管理的知识和经验，而有计算机与信息管理的知识和经验的工作人员又大多数是对档案工作较为陌生的，整理纸质档案采用的方法与电子文件处理手法相差甚远，这就需要新的知识和技术手段，现有的档案管理人员尚不适应工作发展的需要，要通过组织档案管理人员进行业务和信息技术的学习，使他们尽快掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任，使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。
　　总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。