如何高效实现公司文件管理？

　　信息化时代，企业在每一天的高速运转中产生出大量文件，这是企业的信息化资产。但随着这些资产数量的增加，处于一个分散的状态而难于系统的管理运用起来，这样长期运转下来就会造成企业信息资产的丢失，数据信息的泄露，这给企业带来的损失是难以估量的。企业要避免这些潜藏的信息安全隐患可以借助市面上风头正盛的文档管理系统来解决这一难题。
　　文档管理系统是信息化社会衍生出来的产物，它应运而生，专门就为了帮助企业对于信息化资产的管理，为企业内部搭建一个知识体系平台，管理企业内部各类型的文件。
　　下面就给大家简单介绍一下市面上较为普遍易度文档管理系统对于企业文档管理是如何进行的。方法步骤
　　文件在没有统一管理之前，是分散在各处的，系统首先要做的便是把这些分散的文件集中起来统一存储到服务器端，文档的收集就包括跟你的业务系统，邮箱，扫描仪等做对接，让里面的文件自动上传到系统中来。
　　文件收集到服务器端后数量是非常庞大的，接下来系统要做的事情就是把这大数量文件组织规范好，提供各种形式上的组织方式，比如说，文件夹分类，标签分类，个人的文档，，部门的文档，公司的文档，项目的文档，包括文档与文档之间的关联，关系文档之间的引用关系等等这一系列的手段把文件组织好，而且还要对正确的文档进行发布的管理，确保别人使用到的文档都是正确的文档。
　　文档获取，系统提供了四种模式的获取方式，让你能够快速获取你所需要的文件。第一个是搜索，可以通过全文检索，条件组合搜索快速找到所需要的文件。第二种方式分享，需要用到的文件，可以内部分享给系统中的其他人，也可以以链接的方式外部分享给合作人等，分享它是取代QQ、emai、u盘这样的文档传递方式，让文件传递更加安全方便。第三种方式关注，觉得好的文件可以关注，关注过的文档，当其有了新的变化，有人评注过，有人留言过，系统都会第一时间把消息推送给你，就像使用微博关注某人效果是一样的。第四点是收藏，经常要用到的文档，可以把它收藏到自己的收藏夹里，下次使用可以在收藏夹里快速的找到。这就是一个文档四种不同的获取方式。
　　文档展现，系统支持市面上各类主流格式的在线预览，不用下载到本地就可以直接查看。
　　文档协作包括可以做版本的管理，流程的管控，可以在系统里面创建文档，修改文档等。甚至还可以在部门里进行协作，项目里进行协作，在工作组里进行协作，系统提供各种形式的协作空间，这些是由文档管理衍生出来的功能。文档统计，系统自带报表中心，针对文档的一个变更动态，以报表形式直观的展示出来，便于提供数据分析的素材。上述的这些功能都包括了对安全，流程的管控，确保能够高效安全的使用这些文件，但是小编觉得过于麻烦，建议大家下载一款存储软件进行文件的管理，比如；一粒云盘就挺好，支持文件在线编辑、文件共享、全文搜索、文件同步、多级管理等等；完全不输于大的企业网盘注意事项信息化时代就要通过这类信息化的工具来为企业的发展助力，让企业在高效运转的同时而没有后顾之忧。
　　感谢邀请！
　　我现在任职的岗位涉及技术类型和销售类型的工作，虽然你我公司性质和业务范围可能不一样，但是面临的问题都一样，每天不同项目或不同客户产生文件众多，如何进行区分，如何有效管理是一个比较棘手的问题，必须引起足够的重视，有条件的公司会购买使用专业的管理软件，但是对于多数中小型的企业来说都是人工自行管理，简单经济。下面就说一说我的一些具体做法。
　　一、分类制度
　　建立完善的分类制度。文件虽然众多，但是文件的性质却是有限的，根据性质进行分类。分类具有层级关系，先进行大方向的分类，再向下逐步的细分。
　　1、大方向分类
　　这个很容易理解，是销售文件、技术文件还是合同文件等，文件夹命名具有统一的格式。
　　2、细节分类
　　例如技术文件，我们一般都是按项目进行分类，每个项目命名一个文件夹，所有文件夹都是以日期开头，在电脑上按名称排列，以详细信息进行查看，这样就比较符合我们日常以时间节点去查看项目的习惯。文件更需要以时间开头命名，正式版本或外发版本在名称后面加括号备注。
　　二、规范备案
　　无论每天产生多少文件都按要求做好记录备案，有时候往往会因为备案不及时，搞不清文件的先后顺序或者是不知道某一文件的应用项目或者客户，所以要避免这种情况的发生。
　　三、汇总建表
　　单单靠上述做法是不够的，有时需要进行建表汇总分析，尤其是涉及的一些外发文件，备案是一方面，还需要登记记录，记录内容包括：收件人信息如姓名邮箱电话等、发件日期、发件内容等，通过表格统一记录筛选，方便查询。为项目建立各种档案，了解项目在进行过程中各个重要细节，这样无论事情过了多久，你都会通过电脑记录的内容知道中间过程的具体情况，更知道某个文件的用途、版本以及日期等。
　　文件管理是一个比较复杂的工程，不同公司不同岗位不同人员适合的文件管理的方式方法也不尽相同，关键在于找到适合自己的管理方式。我是星球CEO，希望对你有所帮助，同时也希望有不同见解的网友评论指教。再次感谢！
　　广告公司确实文件比较多，单是修改过的图片海报就数不胜数，占着硬盘的空间还不能删除，关键就是想找的图找不到，不想再看到的天天出现在你的面前，让人头疼。
　　我总结了以下几点，希望你从里面能得到一点帮助1，在硬盘里完美分区
　　图片，文案，ppt等都汇总以下，或者一个公司一个文件夹的放置，每一个公司里面再细分几个文件夹，分别放图片，文案等等，我觉得这样是比较直观的，比较容易找到。
　　2，设置好图片或文案的名称
　　很多时候我们设计出来的图片海报都会修改，还有些时候改来改去客户又会说还是原来的好。所以我们要给每一个文件起一个好记又容易找到的名称。这里我举一个小例子：某某公司让我做了一个海报设计，设计完成后我给图片命名为某某公司海报原稿，交给客户看后不满意，改这里，改这里，改这里，听完客户意见后继续修改，第一次修改后命名为某某公司海报001第二次是某某公司海报002等客户满意后命名为某某公司海报定稿。就这样，分层次的命名文件，当客户再不满意的时候会容易找到点。2，补充一点
　　很多时候海报设计师每个月或每个季度就会重新设计一番，频繁的也有一周一次，那么，就某某公司的海报设计命名方式还是不能分别出来是什么时候设计的，当然也可以看属性的日期，但是太麻烦了干脆在命名的时候直接添加好日期吧某某公司海报180306001名称的意思是18年3月6日第001号设计。3，老文件太多，硬盘吃不消了。
　　做设计的电脑永远是嫌弃硬盘小的，素材，修改稿，图册，海报，等等太多了又都是高清大文件，很占空间，我们可以把一些老文件或者很久用不到的文件上传到云盘里，公司可以共用账号，也方便同事们下载。
　　以上内容为个人意见，希望能帮助你，能够得到你的一个赞！？
　　谢谢邀请，
　　简单的我说几种办法，
　　window系统文件的更改，保存，都有时间的提示，可以对比找到你最新的修改文件，
　　还有个笨办法，在每天办公的文档建立一个日期的文件夹比如说这样的
　　这样也不怕旧文档的丢失，也可以对比修改，
　　还有就是介绍个软件可以对比去重这个软件功能很强大！
　　文件管理要从档案管理的思维出发，进行分门别类的管理。可以借助企业的互联网办公软件或简单的电子类目录进行索引管理。
　　如果不清楚的话，可以到所在地图书馆看看，实地考察看看图书馆如果进行图书的归类、分类及查阅。
　　多思考，多借鉴，按编号，按内容，按部门，按时间，按层级建立索引并进行管理。
　　可以搭建云盒子私有云企业网盘，推荐的原因有以下三点：
　　弹性扩容
　　现代企业的文件数据都是非常庞大的，因此弹性的存储空间非常重要。云盒子私有云企业网盘支持弹性扩展，硬盘即插即用。安全存储
　　云盒子支持定时备份、加密存储、预览水印、外链期限、云链加密、敏感词过滤、我二维码登录、文件权限设置等多达22项安全功能机制。保护企业文件的安全，防止数据丢失。高效协作
　　你可以从云盒子随时随地获取文件，跟同事沟通，发起文件流程、提醒同事查看、发邮件云盒子并非简单的文件管理，而是在文件管理的基础上帮助大家更轻松展开协作，提高工作效率。
　　现在的企业大多都是无纸化办公，纸质版的文件资料不仅难保存，处理起来也是非常琐碎。企业采用电子版的文件后，不仅能够提高工作效率，还很环保。
　　当天电子文档积累多了之后也需要一款合适的文件管理文件来打理，实现企业高效办公。
　　意畅网盘就是一款专业的企业文件办公软件，首先网盘能够大量存储企业文件并自动备份，不用担心存储空间和文件遗失的问题。
　　其次网盘的高级搜索功能能够在海量文件中快速找到目标文件，分享文件给其他人时只需要发送一条链接即可。
　　最后意畅网盘系统对外开放标准API接口，企业已有业务系统可进行集成，让企业文件管理和业务往来更加互通。
　　意畅网盘专注企业非结构化数据管理，保护数据安全，提高办公管理效率，让文件创造价值。想要了解更多相关资讯，欢迎关注意畅网盘！
　　如今企业在实施文件管理的时候，往往把文件管理理解成文件的备份和保存，变成了一个额外的工作，且不说员工会抵触，也没有考虑到如何将文件管理与日常业务中的问题相结合，很多时候，往往难以达到理想的效果。
　　文件是每个企业都需要把控的重要核心内容，因为文件资料承载的是企业的发展记忆、经验以及成果，很多时候，管理只是停留在个人或部门层面，这些重要的文件会因为员工的离职而丢失，因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致形成损失的可能。
　　所以，会博通可以为客户提供将企业的各类型文件（文档、音视频等）均存放到管理平台中实现有序化管理，避免出现管理分散和人员流失导致的文件的流失。同时，我们也为企业提供三大管理体系：流程、权限和借还管理体系，实现企业文件的规范化应用，解决利用不便、去向不明、被恶意扩散等尴尬情况。一般的管理软件主要解决的是过程的管理，而会博通是对已经转化为成果的文件进行管理，不仅包括形成的过程管理，也包括后续传播、变更、借还等的管理。
　　文件管理现在越来越受企业的重视，文件管理的本质是为了更妥善的存放文件，帮助节省后续查找的时间。想把文件集中储存管理，那么可以试一下这一款企业协同办公软件无忧企业在线文档。
　　无忧企业在线文档是一款支持开源（提供100源代码）、私有化部署（并支持SaaS模式与PaaS模式）、支持二次开发的企业级在线文档。功能齐全（表格、文档、脑图、流程图等等），操作便捷，简单易上手，无需培训。基本能够满足大家全场景的高效办公使用需求。
　　产品功能介绍：
　　开源：https：gitee。comsoftwareministerjvsknowledgeui
　　登录界面，干净利落，没有任何广告（支持多模式用户登录，微信登录、账号密码登录、也可添加其他登录方式）
　　地址：http：knowledge。bctools。cn
　　在线编辑，协同办公：可多人同时编辑，目前是各个大小企业办公中必不可少的功能，协同办公在相同成本的情况下，大大的提高工作效率
　　便捷操作：像书架一样的知识库的目录及大纲功能，让多篇文档结构化，形成一本本像书一样清晰易读的知识库，方便知识创作及沉淀。文章内容编辑时刻上手，无需培训。
　　便捷操作：像书架一样的知识库的目录及大纲功能，让多篇文档结构化，形成一本本像书一样清晰易读的知识库，方便知识创作及沉淀。文章内容编辑时刻上手，无需培训。
　　完善的权限体系：组织、部门、菜单、角色、等权限体系，更加适合于企业管理
　　高效协同，支持团队管理，提供所有者、管理者、成员、普通游客等多种角色控制信息分享范围
　　支持多种文档：富文本、脑图、在线表格、画图等等
　　简单好操作的文本编辑器
　　功能丰富强大的在线表格，你想要的功能都有
　　清晰极简的脑图编辑
　　协同办公，提升团队效率
　　强大的文库搜索引擎，轻松查找任何文档，任何内容，更加方便
　　多种应用扩展，更加轻松便捷
　　产品核心特色：
　　私有化部署：提供容器化部署方案，支持公有云、私有云的多种模式，满足不同场景需求，私有的才是安全的。
　　代码开源，目前开源的代码在gitee、github等代码托管平台开源，100源码开放。
　　扩展性强，底层采用springcloud的基础框架，可以扩展海量并发，并且目前除了知识库，开发团队正在构建私有化的视频会议、邮件管理、任务管理等应用。
　　支持多种模式：支持多租户（SaaS），也支持单租户（PaaS）模式，后端自主控制
　　无忧文档目前版本1。3，下一个版本更新，会逐渐调整以下功能：支持多人在线同时协同编辑优化画图功能模板管理接入WPS
　　如果你有功能需求，欢迎留言提出来，我们将酌情考虑添加。
　　除了上述的功能，我们接下来还将逐步开源项目任务管理、私有化的视频会议、企业内部管理系统等等一些企业级应用PaaS产品。