一场高效的会议，什么样？

　　文巴九灵（微信公众号：吴晓波频道）
　　年中到了，各种会议是不是接踵而来？早上开会，下午开会，晚上还要开会。一天就这么荒废了。
　　一次高效的会议让我们对过去的事情做出总结，并对未来的计划有所预见，同时还能让管理者了解整个团队的状态和工作进程，帮助我们更好地展开工作。
　　但会议开着开着就跑了题、两三个小时还讨论不出所以然来，这在我们日常工作中常常遇到，甚至还有《欢乐颂》中安迪这样，“以自我为中心”的开会狂魔存在。
　　一场高效又有趣的会议，应该是怎么样的呢？
　　今天的M周刊，小巴就从高效会议的形式、加快会议决策这两个方面教你如何开一场高效的会议。
　　No。1
　　高效会议的形式
　　一场高效的会议一定会明确设定好角色：主持人、参与者、决策者、旁观者、记录员，具体到每一个人身上。通过角色的设定，可以让每个人紧张起来。
　　而在这几个角色中，最重要的无疑就是会议主持人了，可以说，一个会议是否高效关键就看主持人会不会把控节奏。
　　在职场中，我们每个人都有可能成为这个会议主持者，先跟小巴学习一下几种形式的高效会议吧。
　　1：站着开会最高效
　　适用于15分钟内能搞定的、人数在510人的内部每日复盘会议。
　　站着开会是最高效的，这真的不是段子。
　　已经有研究证明，坐着开会虽然舒适，但会让与会者忽略时间的流逝，拖慢会议效率，因而平均比站着开会多用34的时间。
　　现在，“站会”在互联网公司已经非常常见了。
　　在站会中，一般只讨论三件事：
　　昨天我完成了什么？
　　今天我要去做什么？
　　在工作过程中遇到了什么阻力？
　　小提示
　　即使有成员迟到，也要准时开始；
　　开会时间愈早愈好，当做一天的开始；
　　在记录团队工作状况的白板旁开会；
　　不要在会中做笔记，专心聆听。
　　2：时间限制不拖沓
　　适合1小时以内、人数在30人以上的周会、例行报告、工作进度报告等会议。
　　开会时间已经到，却总是有人姗姗来迟；一开会动辄三四个小时，却没有实际的解决方案
　　那么不妨试试时间限制的方法。
　　这要求会议组织者事先规范会议开始和结束的时间（比如规定会议时间从下午4点半到5点半），并在每个环节给出时间提示（每人最多发言3分钟）。
　　小提示
　　每次开会，都拿出表来计时，强制控制时间；
　　事先准备愈充分，时间就愈能节省下来；
　　设置相应的惩罚措施，比如迟到发红包等。准时到达会议，是职场道德，也是对别人的尊重。
　　3：主管离场，鼓励发言
　　适合1小时1天不等、10人以上、需提出多种提案等头脑风暴式会议。
　　开会总是领导政令倡导，大家忙着揣测上意，不敢提意见，议题没经过充分讨论，最后“会而不议、议而不决、决而不行”。
　　“主管离场”的会议方法能有效解决这个问题。
　　在开会初始的时候，主管宣布主要议题和希望达成的目标后，就立即离场。
　　中立的会议主持人接手讨论阶段，引导大家发言、激化讨论，并将最终意见归纳为可实行的提案后，再请主管进场。
　　主管只要做出判断，说明同意或否决的原因即可。
　　小提示
　　多使用便利贴、白板等工具，让不善言辞的人也能“写”出意见，张贴公布；
　　鼓励发表的基本规则：会议中谁说了什么，会后绝对保密；
　　决策者议决后，与会者不得再有异议（意见必须在讨论阶段发表，不是决策后）；
　　不管讨论多激烈，双方多么僵持不下，决策者或会议的组织者，一定要做出一个可执行的决策，然后立即执行，并不断修正决定。
　　除此之外，还有很多非正式沟通也应该鼓励。比如，在阳台抽烟的时候聊一聊、问相邻座位的人一个简单的问题、午餐间的对话这样的会面，效率远高于正式的会议。
　　No。2
　　决策两大图表
　　会议低效的最终结果就是议而不决。因此我们要善于用图表来找出原因，做出决策。
　　比如最近小巴们刚开了选题会议，讨论“阅读量下降”的问题，以这次会议为例，我们提供了两种图表工具帮助会议有效落到实处。
　　1：鱼骨图分析原因
　　先拿出便利贴发给与会者，鼓励与会者针对主题“为什么阅读量下滑”写下想法。一张便利贴写下一个想法，但不记名。
　　步骤一：在白板或白纸上将每个人的想法张贴上去；
　　步骤二：邀请与会者将类似的便利贴群组归类；
　　步骤三：接着将每一组找出主题（变数）。
　　最后以“为什么阅读量下滑”的问题，结合各变数与原因成为鱼骨图：
　　先将问题“为什么阅读量下滑”写在右端；
　　从左端到右端画一条线，连接刚刚写下的问题“为什么阅读量下滑”，成为鱼骨；
　　写下造成问题的变数，例如：选题、标题、写法，成为中骨；
　　针对每个变数画出箭线，让与会者提出“为什么”的意见，一层一层分析下去，可以看出其中的症结，成为小鱼刺。
　　2：逻辑树状图与矩阵表制定决策
　　通过鱼骨图分析了“阅读量下降”的原因，接下来我们就“如何提高阅读量”做出决策方案。
　　逻辑树状图是麦肯锡工作法中重要的一种提高决策力的方法。它把金字塔原理用树状图的形式呈现出来，更加可视化，优点在于把真正内核的原因找出来，去芜存菁。
　　而矩阵图的原理就比较简单易懂，它包括三个步骤：评估、实施、对策。树状图与矩阵表的结合，就是会议的最终结果了。
　　步骤一：最左边写上会议目的“提高阅读量”；
　　步骤三：按照几个大主题将每个解决方案归类；
　　步骤三：当场投票评估，是否实施，并写上相应对策。
　　在职场中，组织开会、学会开会是我们必备的技能，不仅让我们的团队工作更加默契和高效，同时也是展现领导力的好机会。