渺小与伟大都在时间中诞生

　　学习策略工作坊：时间管理
　　渺小与伟大都在时间中诞生
　　文石美伦博士（台湾大学）
　　法国文豪伏尔泰有首诗说：
　　时间是个谜，最长又最短，最快又最慢，最能分割又是最宽广，最不受重视而又最珍贵，渺小与伟大都在时间中诞生。
　　为什么要做时间管理呢？可能是因为要做的事做不完、每天都很忙很累、总是没时间做自己想做的事、不知道怎么做计划、被人说做事没有条理、记忆力不佳，老是忘记该做的事或不知道怎么打发空闲的时间等等。
　　明白了诸多可能原因后，我要给各位第一个技巧：做事是靠系统，不是靠感觉。意思是说，时间管理是要有系统的做事，不是心血来潮把计划全部写在一张纸上就叫时间管理；如果没有按照系统地写计划表，之后会发现根本没办法执行计划。
　　第二个技巧是：要有时间意识。你要常问自己一个问题：我何时会注意到时间的存在？
　　有段话这么写着：
　　想知道一整年的价值，就去问被当掉的学生；
　　想知道一个月的价值，就去问曾经早产的母亲；
　　想知道一礼拜的价值，就去问周刊的编辑；
　　想知道一天的价值，就去问有十个孩子要养的领日薪工人；
　　想知道一小时的价值，就去问在等待见面的情侣；
　　想知道一分钟的价值，就去问刚错过火车的人；
　　想知道一秒钟的价值，就去问刚闪过一场车祸的人；
　　想知道百分之一秒的价值，就去问奥运的银牌得主。
　　1991年有个学者针对美国商学院的学生提出一份研究报告，他发现了十个时间陷阱，从第一名排下来分别是：拖拖拉拉、看电视、跟朋友聊天、做白日梦发呆、思考要如何做作业、身体上的问题（如：生病、体力不济）、睡过头、没有计划、等候别人、讲电话。现代又多了一大干扰源：计算机。就时间管理而言，相信很多人是对计算机又爱又恨，因为它可以是个帮助你管理时间的好工具，但常常你可能还是在计算机上耗费许多不必要的时间，所以我们需要思考如何使用计算机才能有效避免它成为我们的干扰源。
　　排定优先级
　　经济系同学一定听过8020法则（PPrinciple），这个原本应用在市场营销的概念其实可以应用在很多地方，它指出人可能会耗用80的工作时间却仅获得20的成果，这种成果称为次要成果；人要追求的应该是仅用总工作时间的20却获得80的成果，这种成果叫做主要成果。时间管理就是要帮助各位做事情可以达到主要成果而非次要成果。要达到主要成果首先要区分什么事是想做的和真正要做的，然后多留点时间给重要的事情。换言之，须先找出事情的轻重缓急，别浪费太多时间在想做但不重要的事上。根据吕宗昕老师，决定事情先后顺序有个N字原则，亦即将事情依照紧急和重要分成四个象限：紧急又重要、不紧急但重要、紧急但不重要、不紧急不重要。各位可以发现这个原则把重要的事摆在紧急的事前面，因为紧急的事可以之后再做，但重要的事一定要当下那个关键时机去完成。
　　制定行动清单
　　张永锡老师曾提到一个循环式的行动清单，包含六个流程，第一步是收集，就是把所有要做的事记下来。之后要加工及组织，就是一次处理一件事，如果两分钟内可以做完就马上行动，并且由最近的事情依次向前，例如要从最新的那封看最后的结论，而不是从最早的那封开始看；这个过程非常重要，没有经过加工和组织的清单就不是有效的清单。接下来是按时间、场合或任务排程，在这个步骤你要预估每件事所需的时间，并可依照N字原则订定优先级，先做讨厌的工作，以避免拖拖拉拉。排程之后就要行动，执行之前规划好的工作。行动的过程可能会遇到一些临时状况，所以要随时检视行动清单并定期更新，依照状况保持行动清单的实际性。
　　DDon’t
　　排好了优先级和行动清单，有同学可能会说，就算列了行动清单还是无法好好管理时间，怎么办？针对这点，可以列出你的“Do”和“Don’t”，我各整理了五点。
　　“Do”的第一点：同学可以写下必须处理的待办事项。因为动笔可以使印象更深刻，不但可将重要事物视觉化，使计划在脑中形成清晰脉络，而且书面的东西对自己更有约束力。
　　第二、预留缓冲时间。因为计划赶不上变化，所以安排计划时不要勉强自己。此外，要特别小心骨牌效应：通常一件事没做完，后面的事也会啪啦啪啦的倒下去，所以合理的时间管理还要加上10的允差，放大到一周内来看就是要预留一日以弥补日程表中进度落后的部分，当计划延误时也请不要灰心，继续努力！
　　第三、设定目标，重量不重时间。所以问自己念了多久不如问自己念了多少，而与其问自己念了多少不如问记了多少。
　　第四、做事要专心。虽然现在有人讲求，但只有一次做一件事才能最有效率；要专一在一件事上，首先必须减少外在的干扰，动态方面如避开马路上的噪音和说话声，静态部分则如改善工作环境、桌面摆设等，同时也要增加自己的内在安定性。除此之外，以清楚的动机提高专注力也是很有效的方法。反过还说，要做好时间管理不能做什么呢？第一、不要养成拖延的习惯。要有效利用，尽量在截止时间前十分或十五分钟前完成。第二、避免长时间集中精神。应以段落性时间安排行程，例如以90分钟或45分钟为单位，穿插中场休息时间；没干劲的时候，先从能做的地方开始。第三、拒绝完美主义。邱吉尔说过一句话：完美主义等于瘫痪。因为太完美主义会降低工作效率，拖累团体，造成人际关系紧张，还会诱人上瘾，所以要懂得何时说不，试着相信别人的能力，明快地分派任务出去。
　　第五、不要浪费零碎的时间。零碎的时间可以用来做非连续性的、机械性、问答型和无须用大脑的事情。有一次爱因斯坦去和一位教授请教问题，教授正好在开会，开完会后又出去吃饭，一整天都不见人影。之后那位教授向爱因斯坦致歉：不好意思让你等了一整天。爱因斯坦就说：不，一点都没有耽误，因为我在等你的时候，已经解决了一个重要的数学问题。所以集合零碎的价值，就是完整的价值。以上就是时间管理的做与不做。
　　Do
　　Don’t
　　写下必须处理的待办事项
　　花费时间在找东西上
　　预留缓冲时间
　　养成拖拖拉拉的坏毛病
　　设定目标，重量不重时间
　　长时间集中精神
　　专心与专一
　　追求完美主义
　　善用时间管理工具
　　浪费生活中的零碎时间
　　最后，我想用一首爱尔兰歌谣来结尾：
　　把时间花在工作上，它是成功的筹码；
　　把时间花在思考上，它是力量的源泉；
　　把时间花在游戏上，它是保持纯真的秘诀；
　　把时间花在阅读上，它是智慧的清泉；
　　把时间花在梦想上，它会让你更接近星星；
　　把时间花在反省上，它能使你避免更多的错误；
　　把时间花在欢笑上，它是灵活的交响乐；
　　把时间花在朋友上，它会引导你走向幸福；
　　把时间花在爱与被爱上，它让你找到人生的真谛。
　　大家拥有的时间都一样，就看你怎么运用。时间管理看似困难，其实可以从小处做起：首先要有时间概念，然后列出事情的优先级，接着用N字原则以及行动清单的六个步骤来进行时间管理。请选择适合自己的计划表，然后用做与不做的原则记住时间管理的基本观念。希望以上对大家受用，谢谢！