《哈佛时间管理通则》在线全文五

　　9。与其一面阅读、一面记笔记，不如直接写在书上比较方便
　　有很多人认为学习东西必须写笔记，有些人甚至把物理考试的图描下来，而且还利用彩色笔着色，自鸣得意，以为如此就非常完整了。明眼人一看，就知道他为了描这幅图耗费了很多时间。如果碰到考试的成绩不好，就认为自己的运气太差。
　　“书写”必然要耗费很多时间。并不是说记笔记是坏事，不过，为了这种工作耗费太多时间的话，重要信息的收集将受到影响，结果必然会使效率降低。在阅读或者学习时，对于临时想到的事情，或者是想做为参考的事情，应直接地写在书本的空白部位，如此就可以节省很多的时间。而且，书与在书本上面的资料，可以随着书本爱带到哪儿，就带到哪儿，对忙碌的上班族来说，可说非常的方便。
　　10。画线可利用四色笔标示重要的程度
　　在阅读书本时，千万别在重要的地方画线，遇到这种情形，往往因重要程度而更改圆珠笔的颜色。最重要的部分使用红笔画线，次要者使用蓝笔画线，参考程度则使用绿笔画线。有人认为画线使用不同颜色的笔很麻烦。不过如此做之后，可以节省很多的时间。如果只使用红笔画线，则每一页都是红线，叫人分不清楚哪儿最重要？哪儿比较不重要？以致所有画线地方都要看，当然会浪费很多时间。虽然比较麻烦些，如果以不同颜色笔画线，再阅读书本的话，不管在头脑里面，或书页上面，内容都会被整理，自然就能够成为提高效率的读书法。有一种四色笔，对于这种分色作业很有帮助。有一只四色笔便于携带，对于随时随地读书来说，是一种不可缺少的必需品。
　　11。书页上角打上“”、“”、“”等重要度标志以方便重读及检查
　　在书本的各页上角都打上“”、“”、“”，以及等的记号。这仿佛是答案用纸的评分似的。事实上，这些记号是表示该页的重要程度。在阅读时，发现重要处，都会打上“”，认为尚重要者会打上“”，如果只能做为参考资料则打上“”，至于不必要者，一律打上书本是知识的宝库，从那儿取出自己所需要的东西，也正是所谓“读书”的作业。打上“”的部分，大体上都是难解的装饰语句。也可以说是作者卖弄玄虚的手段之一。只要把表示重要程度的记号，打在书页上角，重读或检查时就可以一目了然，对读书效率当然会提高不少。
　　12。不必要的书，不妨陆续处理掉
　　几乎每月都有很多新书发行。那么，欲从这么多的书本里面挑出自己必要的书，应该采取何种方法呢？
　　最确实的挑书方式是自己到书店寻找想阅读的书本。不过，对以忙碌的上班族来说，实在很难挪出这一段时间，自己没有多余的时间上书店，因此，有两种信息来源可资利用。
　　其中之一，就是报纸的书籍广告。
　　报纸的书籍广告，比起一般的商品广告，较不重视形象。因此，一向简洁地记载着内容。像书名、作者、出版社的名称、定价等，只要看报纸的广告，就可以知道得一清二楚。
　　另外一种是车厢内的广告。
　　这种车厢广告，以杂志占绝大的部分，而且同一种广告能维持相当长的一段时间。因此在上下班的时间内，看到中意的杂志时，就会把它记载下来。
　　通过这两条途径看中书籍或杂志时，就可告诉办公室的职员，叮咛他购买。利用这种方式，能毫无遗漏地购买到书店容易售完的新书。
　　剩下的问题是处理不断增多的藏书。以杂志来说，把它阅读以后，取得了必要的信息，就已经算完成任务了。把它里面的重要信息复印下来，或者把必要部分剪贴以后，就没有阅读的必要了。
　　有一些书籍刚购买时，没有时间阅读，到了有时间阅读时，才发现它根本就没有用处。或许有人会大不以为然，认为花费不少钱买回来的书籍怎舍得丢掉呢？但是，没用的书籍堆积如山，又有什么用呢？反而还得浪费宝贵的时间去整理它呢！
　　具有抛弃不用之书的勇气，方能有效地使用时间与空间。
　　13。购买书本时，看看作者的经历、介绍等，再决定是否有阅读的价值
　　通常，人们仔细地浏览报纸上的新书广告。有时，受到广告上的文字吸引，买回来的书却毫无益处。为了防止这种失误，在购买书本以前应检查以下几个重点。
　　（1）先看作者介绍。作者介绍，通常被在封套或封底的上面。包括作者的出生年月日、出身地、学历等所谓经历，以及到目前为止的作者实绩。你必须特别注意的是一本书所包含的内容，是否为作者的专长。就算是赫赫有名的作者，如果他所撰写的内容，并非他的专长，一般来说，并不太可靠。又如举出了很多似乎很有用的诀窍，如果到目前为止，作者不会以实际证明的话，那也不能相信。
　　例如，以法律的专门书籍来说，通常其可信度，可由作者所专长的实绩来判断。著名的刑法学者，一旦撰写刑法专门书的话，由于根据他丰富的经验及知识所写成，当然能成为一本有益的书籍。如果这位作者撰写有关民法的书籍，那就不能跟一流民法学者的著作相比较。
　　为了选择足以信赖的书籍，原则上，最好购买该专家所撰写的书籍。
　　如果你想购买一本书，却不认识该书的作者，那就别忘了看看作者介绍，那就比较容易理解该书的内容。只要把作者的大致经历、实绩放入脑海里，就能够很容易地掌握该书的内容了。
　　（2）必须看清楚的是书本的最后一页。这里记载该书的发行年月日，只要看清楚这一点，就知道该书有些过时的信息，根本就无法派上用场。因此，看清最后一页就不难知道，这书是否已经过时，信息是否已经失效。
　　看看作者介绍及最后一页，只要耗费一分钟就足够了。看起来似乎浪费了一些时间，然而，当你想到阅读无用之书所浪费的大好时光，这一件事实应值得去做。
　　14。“参考文献栏”能使你买到有益的书
　　选购书籍的信息来源有报纸的书籍广告。可是，那些几乎都属于新书广告。如果你想购买出版已久的书籍，那只能到书店寻找吧！
　　这个问题的解决方法之一，就是利用有关书籍的“参考文献栏”。
　　每逢找不到想要的书籍时，虽然不直接地发生作用，仍然应购买跟它有关连的书籍，再利用它的参考文献。
　　例如，有一次管理者曾经调查某种股票的评价。市面上股票的专门书籍很多，不过，对那时的问题能够下评价者，实在很难找到。于是，只有选购有关的书籍，再活用它的“参考文献”栏。那一位作者在该书上撰写的东西，虽然对管理者没有帮助，可是，作者利用的参考书却有很多所要求的信息。
　　“参考文献”几乎都被刊载于卷末。大体上，还记着书名、作者以及出版社的名称。比较亲切的出版商，甚至还附带发行年月日，以及简单的内容介绍。有些出版社不在卷末介绍，而在文中以及栏外介绍。
　　把这些参考文献复印下来，再根据需要，向书店或者出版社购买。遇到这种情形，虽然要逛好几家书店，但是，可以获得有益的书籍，到头来还是可以节省不少时间。
　　15。选购书籍时，必须从标题去掉装饰的言词，再考虑是否购买
　　相信你有过如下的经验当你为了购买需要的书籍到书店时，方才发现同类的书籍太多，以致叫你不知购买哪一种比较妥当。
　　广告标题能大幅度地影响销路。正因如此，最近出了很多夸大的广告。例如“绝无仅有”、“第一家”等等。
　　的确，广告标题能决定读者对一本书的印象。换言之，它正是一本书的“面孔”。如果每一本书都使用华丽的广告词藻，以及浓重的修饰的话，有不少读者很可能会被蒙骗。每逢到书店购买书籍时，就会很习惯地把夸大的标语，以及浓重的修饰语除去。
　　例如你一向无视于所谓“看了书能使你的程度一日千里”或者“此书是的权威”、“此书会带你进入惊人的世界”等等。只要去掉这些广告词儿，书本的主题就会变得特别鲜明，自然可以节约时间，就算是有类似“谁都不知道的法”以为“能增加乐趣十倍的术”的广告词儿，你也不必相信它，只要注意“”的关键字就可以了。
　　一旦被修饰过度的广告词所迷惑，购回无用书本的话，势必造成时间与金钱的浪费。因为，书籍一旦买下就不能退还，选购时，务必特别注意。
　　16。从“入门书”学习新事物，反而会使效率转坏
　　每逢学习新的事物，一般人都喜欢从入门书开始。然而，这是否是很正确的做法呢？实在叫人感到怀疑？
　　一般说来，所谓的入门书，是为了使初学者容易了解起见，内容都经过精选，而且又整理成简洁的叙述方式。
　　就是因为“入门书”被整理成简洁的文件，只列出一般的要点，且解说往往不够充分，因此显得枯燥乏味，同时，又比较难以理解。如此一来，对于满腔热血想学习新事物的人，无疑是当头泼他一盆冷水。满腔热血，换来一盆冷水，方才萌出不久的学习欲望，立刻又烟消云散。
　　尤其是碰到看不懂的专门用语，以及学说以后，才萌出的兴趣炎焰，往往被泼灭。
　　这样，与其阅读所谓的“入门书”，不如阅读以这个问题为重点的小说，或者有关某人在这方面的传记，如此这般，扩充你兴趣的范围，效果将更为良好。
　　因为，当一个人开始学习某种东西时，“咦？”、“为什么？”等对未知的兴趣，将成为一股很巨大的力量。使兴趣扩大以后，再以更富于体系的方式，从有关的书籍上涉猎相关知识的话，你所获得的知识，将远超过“入门书”的知识。
　　17。阅读原文书时，尽量避免频繁地翻字典
　　在学生时代，老师都再三叮咛管理者，在阅读英文教科书时，“手中最好牢抓着字典”。字典必须经常翻动，“字典越污损，外语能力越能提高”这句话完全正确。
　　学生是没有话说。如果是为了工作方面的需要，必须阅读外国文献，则实在不宜忠实的遵守这种“教导”。
　　利用字典找一个单字，需耗费相当的时间及精神。而且，一旦翻查字典，就非中断本来“读书”的事情不可，思考也会跟着半途中断。如此一来，不容易抓到连贯之处，吸收信息的效率将转低。
　　如果你具有英文一级考试鉴定及格以及口释英语的资格，但是，遭到阅读原文以及外文资料时，仍时常会碰到一些不懂的单词。即使是这种场合，原则上，你还是会继续阅读到最后。纵然有好几个单词，从前后文章之间的关联，也可以做某种程度的推测。对于那些不懂的单字，如属重要的话，事后，会整理起来一块查字典。
　　总而言之，站在效率的立场来说，能够把握全体文章的意思才是最重要的。只要能够把握全体内容，即使看完整篇文章后，再查字典，也可以从单句所具有的复数含义中，找出更适切的意思，当然就能够更为精确地把握内容。
　　18。把书店的电话号码、营业时间、公休日记录下来
　　自己渴望能够买到的书籍，竟然无法在公司附近找到，或者在你上下班的路程中也买不到，这实在是一件非常扫兴的事情。
　　就算是你渴望需要的书籍，无法在书店找到，除非它已经绝版，否则仍然可以利用订购的方式获得。不过，必须耗费一、两个星期。如果是消遣性的书籍还无所谓，假如是工作方面所需要的消息，那就不能漫长地空耗下去。
　　遇到这种情形，自制的书店名单就可以派上用场了。为了有效率地购买到书籍，最好巧妙地利用书店。
　　你自制了一份目录，上面记载着时常利用的书店名称、电话号码、营业时间及公休日。你不但要把这一份目录留在办公室里，还要时时带在身上。如此的话，一发现有自己需要的书本，即可立刻打电话到书店，先问他们有没有存货以后，再前往购买。如此就不至于白跑一趟了。
　　以这个问题来说，最重要的一点是，应该把哪一家书店列入目录？
　　首先，必须优先考虑到货色丰富的大型书店。纽约的中心地带，有好多家大型的书店，陈列有一百万种以上的书籍。像这种书店，只要你能够说出书名来，可说应有尽有，而且很少有断货的情形发生。同时，就算断了货，从订购到书籍到手的期间也比较短。最近，他们又导入了电脑寻找系统，很快地，就能够打电话告诉询问者，是否还有存货、进货日期以及是否绝版。
　　除此以外，还得检查一下工作场所附近的书店，以及住宅附近的书店。如果能够不必长途跋涉地到大书店购买，而到附近的书店就能够买到的话，那是最好不过了。
　　专门性的书店也不要漏过，像外文书中心、杂志中心、法律书中心等具有专业特色的书店。因为可以购买到一般书店所没有的东西，可说是十分难得。以律师会馆的书店来说，店铺的面积虽然不大，但是一切所需要的书籍，几乎可以在那儿购买到。
　　19。利用录音带，以“耳朵”读书
　　就算是在行走，甚至躺在床上，关掉所有的灯，仍然可以读书。
　　换句话说，只要利用录音带，以“耳朵”读书就行了。
　　最近，不但有朗读诗词以及小说的录音带，甚至有演讲以及授课的录音带出售。
　　在刚开始的时期，这种方式的录音带是专门提供盲人使用的。想不到这几年来，一般人对利用眼睛读铅字，似乎已经感到不新鲜了。于是，利用耳朵听的读书方式，逐渐受到多数人的青睐。
　　利用“耳朵读书”的好处，在于不必使用眼睛和手，不必选择时间及地点，就算在刷牙、走路时都能够读书。
　　同时，因为不必使用眼睛看铅字，在黑漆一片的床上也能够读书。尤其是对白天眼睛感到疲劳，不想再使用眼睛的人来说，这种用“耳朵”的读书方式，可说是最理想不过的。只要你能够抛弃“读书必须使用眼睛”的老观念，读书的机会是很多的。令人感到最遗憾的事情，莫过于“录音书籍”的数目，只占书籍总发行的极少部分而已。尤其是专门性的书籍，几乎尚未发行过。
　　你不妨请周围的人（例如妻子），为你录下你所喜欢的书籍内容。如此一来，你随时随地都可以阅读到自己必要的信息。而且，当你在从事别的工作时，可以巧妙利用他人的时间。
　　你不仅可以录下新书的内容，就是旧书内容也照样可以录下来，如此一来，当你想查阅一度读过的书本内容时，也会感到非常地方便。
　　录音机的体积越来越小，携带起来非常方便，比起携带厚重的书籍更为方便。碰到想利用的零碎时间，与其翻开书本东找西寻，不如使用录音机比较方便，效率当然就更为良好。
　　奉劝忙碌而无暇读书的各位，不妨多多利用这一招。
　　20。躺在床上看书，一感到困倦立刻停止，效果比较好
　　你一向配合TPO而阅读书籍。当然啦，其中也有就寝前阅读的书籍。
　　不过，有时一躺到床上，翻开书本就开始打盹。通常，一旦感到困倦，立刻就会放下书睡觉。在黑暗的环境里读书会伤害眼睛，且疲劳的头脑也无法吸收信息。跟睡魔周旋的结果，并不能带来明显的效果，第二天反而陷入睡眠不足的苦恼，只能浪费时间了。
　　不如在疲劳时，好好地睡上一觉，第二天早晨再以清新的头脑向工作挑战。如此一来，效率将会提高很多。但是，在不适当的时间里用尽力气，则危害健康。如此一来，将什么都不会剩下来。
　　最重要的，就是要看清某一件事，是否值得你去努力。
　　就寝时间的使用法
　　1。不管如何忙碌也不宜削减睡眠时间
　　有些人时常自豪地说“熬一、两夜对我来说，完全没有影响。”对于这种说法，管理者一向表示怀疑。
　　当然，并非怀疑这些人是否真的能够熬夜，而是对他们所说的“完全没有影响”表示怀疑。熬过夜的人不在少数，但是在第二天，能够以平常的进度工作的人，又有几个呢？毫无疑问，效率一定降低了很多。
　　曾经有类似的经验。在高中二年级时，有一天削减了自己的睡眠时间。如此一来，到了原来的学习时间，头脑再也无法灵活，思考起来非常地费劲。结果呢？平常耗费四小时就能够完成的数学问题，竟然耗费了整整6个小时。而且，第二天还感到困倦异常，工作效率极差，结果反而浪费了时间。
　　长跑者，尤其是对马拉松选手来说，速度的配合显得特别重要。想在理想的时间内跑完长距离的话，那就不能一味地奔跑，必须适度控制自己，遵守匀速跑步的原则，如此方能成为最后的胜利者。
　　以人们每天进行的工作来说，很少在近距离内，有着眼睛能看到的目标。最重要的是以自己的速度继续地跑下去。如果因为焦虑而快跑的话，反而会损及健康，到头来只能后退。
　　到现在为止，尽管碰到什么事情，你都不会削减睡眠时间。以长远的眼光来看，这才是最有效率的方法。
　　2。对于不愉快的事情，可利用记录的方式，把它驱出脑外
　　夜晚到了睡眠的时间，关掉电灯时，种种的思维立刻会占满脑际。尤其是在白天碰到不如意事时，这件事将反复地在脑际出现，以致迟迟不能入睡。
　　例如，白天被上司“批”了一顿，这件事叫你久久不能释怀，或者对明天的开会程序耿耿于怀诸如这种经验，相信每一个人都有过。这种思维一旦占满了脑际，想把它们驱逐出境，绝对不是那么简单的一件事。
　　碰到这种情形，最好把你耿耿于怀的问题整理一下。
　　例如你被什么问题所困扰？上司责骂你的原因在哪里？对明天的会议感到惴惴不安，原因在何处？你就把问题点以及理由写在便条纸上。
　　就算在当时，不能找到解决的办法，然而，只将问题症结点客观化，内心就会大致安定。这以后，你就可以把解决的责任委托在潜意识。如果因而发现了具体的理由，那就更为理想。假如你认为对上司提出书面建议方法不妥的话，今后多加注意就可以了。如果你担心委托属下准备的会议用资料不妥的话，明天早晨上班就立刻检查看看总而言之，你一定可以找到适切的解决良策。
　　不过，只知道方法而不实施的话，很可能会重蹈覆辙。因此，必须当场把这种想法记录下来，记录的工作，除了能够使记忆确实之外，还能够消除内心的担忧。一旦产生圆满处理的安心感，就再也不会有任何扰乱睡眠的原因了。因此，你能一睡到天亮，第二天也有充分的精神去冲刺。
　　从对个人来说，不仅是把令人担心的事项记录下来，遇到萌出绝妙构思时，也会马上把它记录下来。
　　就寝前的状态，是最有利于产生灵感的状态。有很多科学家埋头于研究工作进入恍惚的状态时，往往能得到瞬间的启示，而获得研究的某种成果。这也是作用之一。好不容易萌出了构思，如果混杂于梦境而被忘记的话，那未免太可惜了。最好在忘记以前把它记录下来。一旦记录完毕，就不妨使脑筋变成真空，安详地进入睡乡，充分地休息，这样才是最有效率的方法。
　　3。只要有“枕头扩音机”就可以躺着学习
　　一提起了学习外语，大家通常会产生两种概念。一种是到英语会话班学习，另外一种则是面对桌子，制作单词卡片。
　　“人们的工作很忙碌，实在没有时间上英语补习班。”、“下班回到家已疲惫不堪，根本就不想看那些外文教科书。”有不少人对学习语言这件事，拿不定主意。既有学习的欲望，那就把它付之实现吧！学习语言这件事，只要真的有心，就是躺在床上也可以学习。有一种叫“枕头扩音机”（PillowSpeaker）的东西，只要把它放入枕头底下，就可以躺在床上听取音乐或者语言卡带。
　　当一面在会计事务所服务，一面学习英语时，经常利用这种“枕头扩音机”。通常学习语言者，多数喜欢使用新编通用教材。不过对我们来说，量方面稍嫌少了一些。因此，时常使用一百二十五卷的ICE卡带。无论是上下班时间，休假日都听这种卡带，但是，由于“量”方面很庞大，那些时间还不够派上用场。于是，连躺在床上的时间，都利用耳朵继续学习。
　　“枕头扩音机”对自修的人来说，是一种非常有力的“秘密武器”。这是因为可以在很轻松的气氛下学习语言的缘故。学习语言最重要的一件事，不外是要有恒心。为了要有恒心地继续学习，必须在舒适的状态下进行，这种“枕头扩音机”就拥有这种条件。纵然身体与眼睛感到疲劳，也不至于妨碍到耳朵的学习。甚至，因为做其他的事情感到疲劳，也可以利用“它”来轻松一下。如此一来，就可以利用休息的时间学习，效率也会变得很好。
　　长期休假的时间使用法
　　长期休假应以游乐为先，最好从事“积极休养”。
　　如果平常的工作非常忙碌，到长期休假时，总是会想到“趁此将不能做完的工作解决掉”，或者“不如把拖延的研究工作提早进行”等等。
　　这种心情能够体会出来。然而，那是真正有效的度假方法吗？
　　所谓的休假，是要脱离平常的心，使疲惫的身心放松下来。为此，不宜躲在家里继续读书或者工作，应该到各处旅行，借此充分地享受休假。
　　以上班族的生活来说，精神的紧张会不断地累积起来。因此，最好找一个合适之地消除它。否则的话，膨胀的气球总有破裂的一天。
　　如果自己不察觉到紧张已经到了某种极限，而把休假日当成平常日子使用的话，纵然拼命地做，效率也无法提高，休假后也不能很愉快地恢复上班工作。必须充分地享受假期，使身心都感到轻松以后，工作的效率方才能够提高。由此可见“很会工作的人，玩乐起来也蛮有劲的！”
　　如果无论如何你也放不下工作的话，那就把工作集中于休假的第一天完成，再一心一意地去享受剩下来的休假日。因为，你已经为自己准备了“成功报酬”待做完了这些事情，就可以一心一意地享受假期效率自然就能够提高。
　　五、其他促效法
　　整理书橱的方法
　　1。与其凭种类收集书本，不如以联系性收集书本，如此效率比较好
　　以个人来说，杂志在阅读一次之后，留下必要的几页就可以把它丢弃。管理者就以这种方式保持书本的新陈代谢，不过，对于成为工作研究用的资料，以及教材等书本，应该是重复阅读做为参考之用。因此，这一类的书本主人必须妥善保管。
　　尤其是工作资料用的书本，凭分类、整理的方式，就能够明显地影响到工作的效率。或许是为了美观的目的吧？人们看过很多依“全集新书”、“文库”等不同形式，以及不同大小排列的书橱，乍看之下，这种书橱似乎整理得有条不紊。事实上，各种书本成为“杂居”状态，寻找起来相当耗费时间，说不上实用。
　　一般人都比较喜欢采用分类整理法。比起依大小的分类方法来，此种方法比较富于机能性，不过，只把书橱的书本分成法律类及经济类的话，一旦书籍增多以后，用以寻找的时间也会跟着加长。
　　虽然考虑到分类法，但主要还是依工作的目的，把书橱分成好几个区域。
　　例如，继承的区域，以继承法为始，再以民法的继承篇、户籍法、不动产登记等，有关“继承”的内容为轴，收集了很多种类的书本。管理者的书橱就设置有倾产处理、税务诉讼等不同内容的区域。
　　采取这种方法，方便于寻找有关的书本。因此，找寻必要书本的时间可以节省很多，充其量，只要从书橱把书本抽出来就可以了。
　　或许，有人会如此的批评“唉！采取这种方式，书本的状况，大小显得不一，民法跟税法混淆不清，实在叫人头痛。”但是对书本使用者的管理者来说，这是最有效率的分类法。
　　书本到底是给人“阅读”的东西。不管装饰得如何美仑美奂，如果不会有效使用，那才是最重要的一件事。
　　2。百科辞典书背朝下排列，便于取出
　　百科辞典为知识的宝库，是收集信息时不能缺少的书本之一。正因为如此，家庭以及公司都备有一本百科辞典。话虽然如此说，但能够有效活用的人，似乎并不多。
　　不会有效被活用的理由，不外是多数的百科辞典放入封套里，取出及放入不便，信息虽然很多，但是翻找起来很费时间，又厚又重，翻找不方便等等。
　　管理者凭前述的书本加工法，已经把及的问题解决了。封套管理者老早就取掉了，关于翻找方面，管理者上乘的活用索引，也就是说，利用英文字母，在书页侧面写上索引。关于，可凭保管的方式，尽可能灵活性的使用它。
　　在管理者的家里以及办公室，辞典类都以书背部朝下，被排列于书橱上面。
　　如此一来，辞典的页侧都会朝向天花板。因此，一旦把辞典抽出来，就可以立刻地翻找。比起放进封套，纵向的放着的辞典，又得打开封套，又得改变方向，又必须打开目录来，可以节省很多的时间。
　　不过，把书背朝下放置的话，将看不到书本的标题。于是，管理者就利用颜色笔在书本底部的页侧，书写其内容的标题。百科辞典的话，写出该卷的项目区分。
　　同时，为了能够按照顺序放回去起见，在书底部分，管理者都画上粗线条。如此一来，以正确的顺序排上几本书，以后就会变成一条直线，如果放错地方的话，线条就会变得凹凸不平。因此，可以立刻改成正确的顺序。
　　把辞典类的书背朝下放置，能够缩短翻找的时间，只要把书本以“躺”的形态保管，即可以跟普通的书本一般，把它放置于书橱的隔板上面。一般说来，百科辞典因为太大，很难放入普通的书橱隔板上面，以致，往往会被放置于不便拿出的地方。这件事就阻碍了有效的利用法。
　　如果能放置于容易取得之处，则这个信息源的使用频率将增加不少。
　　3。书本在复印必要的页数以后，再把它放回书橱
　　既然配合自己的目的，把书橱划分区域，如果不会放置应该有的书本，那就无法有效地活用。由此可见，从书橱取书固然重要，把书本放回书橱也很重要。
　　书橱陷入混乱的原因，是不会把取出的书本放回之故。
　　因为在翻查辞典时，有时为了别的工作，或者为了招呼客人，不得不离开座席，有时也同时在进行别的翻查工作。诸如这种事情一旦重复的发生的话，拿出来翻查的书本，甚至隔了几小时、几天，都不能被放回书橱。因此，管理者一旦从书橱取出书本时，当场就找必要的页数复印，再迅速的把书本放回原位。
　　当成资料使用的书本，毕竟跟研读的书本不同，能当成资料使用者，通常只有寥寥数页，复印起来不会耗费很多时间，再把复印的资料归档。如此一来，再也不必携带那本书，却可随时随地任意翻查。
　　如此一来，管理者的书本随时保持等待被使用的状态。而且，寻找你必要的那几页，可以很快速的被完成，当可节省不少时间，正好达到“一箭三雕”的效果。
　　文具的使用法
　　1。随时携带文具目录，以便找出最合适的文具
　　最近的文具多得叫人眼花缭乱。例如，管理者所使用的活页纸，根据不同的制造厂商、纸质、纸色、格线的颜色、粗细、间隔、打洞的位置、数目等都不一致。
　　如果能够从这些里面，找出最适合你自己的文具的话，则你的工作效率将无形中提高。话虽然如此说，小型文具店不可能有很多的“货色”，甚至是大型专门店，也不一定能找到称心如意的货色。
　　因为，一家店铺所出售的文具种类有限，不过，同一种货色有很多不同厂牌的制品。例如，很普遍的公文夹子就有好几十种不同的厂牌，有些小型文具店，甚至只卖一家厂牌的制品。
　　看了这种情形，欲寻找适合于自己的文具，似乎很困难。不过，管理者可以告诉你实用而简单的方法。
　　那就是你可以凭各厂商的文具目录订货。
　　几乎所有的厂商都有自己制品的目录，写着各制品的名称、货品号码、照片，以及简要的机能说明。
　　有些人认为买东西时，非把该东西看清楚不可。其实对某些制品来说，稍微看几眼，仍然不知它具有何种机能。与其冒那种危险，不如凭说明的目录决定，如此比较确实。而且，又可以指定制品的颜色以及外形，结果将成为很有效果的购买方式。管理者的办公室收集了很多的文具目录，再把其中最适合的制品号码抄录下来。遇到订货时，只使用制品号码就可以了。
　　所谓的制品号码就是一种制品的正式名称，只要正确的使用它订货，厂商就会送来你所需要的制品。
　　至于货品目录，可遵循两种方式取得。
　　一种方式，也就是直接向厂商索取。有些厂商可能会收费，如果事先声明“可能大量订购”的话，则对方就会把目录免费的寄给你。
　　另外一种方式，就是拜托你时常光顾的文具店，把一、两年前的货品目录送给你。如果是要今年度的货品目录，很可能会妨碍该店的工作，但是对于一、两年前的目录来说，差不多都会很乐意的送给你。在一、两年之内，商品不会有很大的改变，因此，它仍然很有用处。
　　不仅要准备大厂商的货品目录，就是小厂商的货品目录也要收集。因为在这种情况之下，往往会有意外的发现。
　　2。与其使用钢笔，不如使用四色圆珠笔方便
　　提起了社会各阶层人士必须携带的书写用具，或许，大半的人都会说“钢笔最理想”。
　　实际上，遇到考取大学，或者考进公司时，亲戚友人仍然会赠送钢笔。更有人为了表示身份，特别使用外国制的高级金笔。然而，钢笔的实用性果真有那么高吗？
　　管理者所以对钢笔的实用性表示置疑，是基于以下的理由。
　　第一：因为墨水属于液体。正因为如此，不适合于在某种纸张上面书写，或者书写以后渗透，以致不能看清楚。同时，墨水很可能会流出来，结果会弄脏纸张、手指，甚至衣服。
　　第二：钢笔所装的墨水看不见。除非拔掉笔套，否则的话，不能知道墨水的储存量。因此，不时常准备墨水的话，到了紧急关头时，往往不能书写。第三：管理者至今对钢笔仍然存着一种高级的观念。以致无法自由自在地使用它。管理者在工作场、私宅，以及上下班时使用，平常都准备三套书写用具。每逢发生毛病，或者不能使用时，都能随时换用。对有些人来说，书写用具是消耗品之一，用了就随时抛弃。然而，对于别人赠送的高级钢笔，管理者就无法做到上述的地步。因为担心损坏或者丢掉，将对不起赠送者。如此一来，便不能随意地使用它们，工作效率当然就不可能提高。
　　基于这种理由，管理者一向不使用钢笔，而习惯于使用四色圆珠笔。使用四色圆珠笔的好处，在于只靠一支笔就能够把信息分类，以及区别信息的重要度。而且几乎可以在任何纸上书写。因此，可以广泛地使用于写稿，写文书以及记录方面。
　　如果使用红色笔在最重要的部分书写，次要部分使用蓝色笔书写，可作为参考的部分使用绿色笔书写的话，那就可以对信息的重要程度一目了然。
　　书写用具是为了提高工作效率而使用，如果感到使用它可惜的话，那就等于是浪费时间。
　　3。使用适合于你的文具，借此提高效率
　　手艺高超的厨师，很在乎他所使用的菜刀以及锅。著名的作家也很在乎他的书写用具以及所使用的稿纸。
　　因为唯有那样，方才能够提高工作效率，使他们能够从事高质量的工作。自己的身边是否有习惯于使用的东西，将大幅度地影响到工作的效率。关于这一点，哪一种职业都一样。
　　对管理者来说，除了日常习惯于使用的文具之外，还有几种不可缺少的用具。
　　第一是橡皮擦。德国制的史脱拉牌制图用橡皮擦。外形像铅笔，细细长长的，用来擦抹小字非常方便。使用一般橡皮擦的话，有时连不能擦掉的地方都会抹掉，以致不得不重新书写。
　　使用这种橡皮擦，只会擦掉心中想抹掉的那些字。因此，对于一向使用自动铅笔的人来说，是一种非常需要的用具。
　　第二个珍爱的文具，就是号称“纵横”的钉书机。顾名思义，它的把柄为回转式，不仅能够钉横面，也能够钉纵面。遇到必须在书本最后一页钉上补录时，这种制品最为有效。又如，回转式的塑胶带切割器也甚为方便。当你伸手取塑胶带时，逢到切口背着你，实在非常不方便，而且，塑胶带切割器很沉重，如果每次使用都要改变它的方向，将浪费很多时间。假如使用回转式的话，不管几个人同时使用，都可以自由自在地改变方向，自然就不至于浪费时间。
　　除此之外，剪刀也是管理者使用的用具之一。不过，管理者并不是说非使用外国制的高级货不可。最大的问题在于剪刀伸入手指的部分，如果是金属制品的话，长时间使用以后手指就会感到疼痛。因此，宜选择把柄附有塑胶盖的剪刀。
　　工作时感到兴趣盎然，也是提高效率的一大要素。基于这个缘故，注意日常所使用的文具，跟节省时间有着密切的关系。
　　活页纸的利用法
　　1。从报纸、杂志剪下的信息，使用B5复印后再归档
　　一旦看到报纸上有需要的信息，应该当场就把它撕下来，这就是拥有新鲜信息的诀窍。好不容易到手的信息，除非上乘的给予加工，否则的话，很难以派上用场。实际上就有很多人把剪报放入抽屉里，长久不去注意它，甚至有一些人把剪报胡乱一塞，待需要时则遍寻不得。
　　为了防止时间及精力的浪费，充分地使用信息，必须多少下一些功夫，以便确立日后方便寻找的归档法。不过，后来的剪报收集法很难以满足这种条件。
　　一般市面的剪贴簿，都是把剪报直接贴上硬纸板。也有一种放入透明档夹的方式。
　　以前者来说，必须把剪报涂上浆糊，再贴上去，将使信息整理的工作耗时繁杂。
　　后者虽可以省去涂抹浆糊的麻烦，但是，剪报很容易脱落，甚至有遗失的危险，而且，一册能收集的剪报有限，日后想补加也不可能，信息自然会受到限制。
　　这两种固定式的缺点，在于无法取下簿页以及增减页数。既不能把必要的页数拆下来使用，更不能在同一个主题中，把项目细分化，再重新编制。
　　为了克服这种剪贴簿的缺点，可以进行一番改进。其方法是把撕下来的报纸片断，交给秘书修剪好，再利用B5大小的纸张复印。每逢遇到这种情形，可根据报导的多少，加以缩小或放大。如果B5大小的纸容纳不下的话，再分成几张复印。如果全部有三张的话，那就写上三分之一、三分之二、三分之二的号码，以便能够知道有多少张以及顺序。接下来，在那些复印的两端，使用二十六孔的打孔机，打好洞，再把它们放入二十六孔用的装订夹里，分类、整理。剪贴作业的瓶颈之一，就是报导的多少，以及所占自动面的形状不一，叫人难以着手。一旦采用了这种方法，规格将被统一，当然就没有使用透明纸以及硬纸板的必要。
　　既然经过打洞的程序，就可以有如活页纸一般地使用。如此一来，可以任意补充、更换。如果把必要的部分抽出，当成携带用的档案夹的话。稍微有时间时，就可以过目。使用B5的大小纸张复印，再归入档案夹的作法，不仅适用于一般剪报，甚至对一般书类及资料的整理也有帮助。如果把A4等不同规格的文书，放入档案夹而使用的话，很可能会有破损或者遗失之虑。
　　对寻找方面来说，统一规格是最有效的手段。
　　2。周刊杂志等信息，分解以后归档
　　在所有的杂志类之中，被上班族当成信息来源，阅读机会最多者，应该首推周刊类杂志。周刊几乎都属于B5规格，因此，一旦管理者发现周刊有值得保存的信息时，管理者就原封不动的把它归档。
　　不过碰到这种情形，如果把要保存的信息，胡乱的撕下来的话，可能会把信息的一部分破损，或者没有地方打洞。
　　因此，要撕下周刊上面必要的部分时，首先必须把整本杂志分解。通常B5型的周刊采用所谓“中订”（编按：即国内俗称骑马钉方式）的方式，也就是说，采取在中央部分使用铁丝（钉书针）固定，折成两部分的制本方式。只要把这个铁丝抽掉，全页就会分散开来。你就从这里面取出你所需要的信息，打洞以后，把它收入档案夹里面。
　　有时，周刊刊登的信息或者特集之类，也可以达到十页以上。其实，并非全部存档不可。只要留下日后必要的资料，以及有关重点的解说，那也就足够了。如果把不必要的部分也归档的话，剪报的量就会膨胀起来，以后翻找起来，将非常的浪费时间。
　　必须使目标明确化，再判断真正需要的信息是哪一些，以作为取舍选择的准绳。这些步聚是剪报工作的重要过程。
　　3。活页纸一张只能使用单面写一个项目
　　交替自如，又能够带着走的“活页纸式”信息管理，有种种的好处。即使想整理自己的构想，或者记下眼睛所看到的信息，仍然以活页纸式的笔记本最好。
　　爱用活页纸的上班族似乎越来越多，更有人百分之百的活用它。下面就要介绍使用活页纸的方法，供大家工作参考。
　　关于活页纸，一般只使用一面。而且，坚持一张一个项目，当写完一个项目，准备再写另外一个项目时，就算纸面还剩下很多空间，一般也会使用另外的纸张。
　　关于如何使用纸张的方式，或许有人会认为太浪费。然而，想到容易找到信息、容易使用这两点，还是使用这种方式比较适合。如果要具体的说出一张活页纸使用法，那么，最上面那一段应该写大项目，它的下面再写中项目，在最下面，则可以书写你自己的构想，以及个别地列出小项目。
　　这时，如果一个主题在一张纸上写不完的话，那就在新纸上再写大项目、中项目，然后编好号码。如此处理以后，就算纸张分散，仍然可以判断是那一个主题的第几张。
　　彻底地遵守一张纸写一个项目的话，遇到要再度检查全体资料时也甚为方便。因为只有一面写着字，因此，只要把它们放在桌子上，对于内容，则可以一目了然。
　　而且，各项目占着一张纸，因此，可以自由更换顺序。如果在纸张两面都书写的话，就不能如此做了。
　　同时，只在单面书写，遇到复印时将非常方便。尤其是使用ADF（自动送稿装置）的场合，其差距将更为明显。
　　不必把稿子换面，只要把活页纸放置于台上，复印机就会自动地一张一张印好。而且纸页不会倒反过来，甚至可以在这个期间内做别的工作。
　　一想到有这么多的好处，纸张的空白还是划得来。为了缩短工作时间，这种投资是必要的。
　　4。活页纸必须左右两侧打洞
　　用活页纸的窍门，还不止上述那一些，市面上的活页纸只有在单侧打洞。于是，在没有打洞那一侧，使用二十六孔式的打洞器打洞。两侧都打洞的好处在于可以左右交替着“启闭”，以及对于想同时看的两种资料，随时都能够以图版页的形态参照。
　　假如只有单侧打洞的话，想在活页纸上书写时，必须决定把它弄成右侧，或者是左侧。诸如一般横写及纵写都存在的国家，实在很难以下决定。
　　如果两侧都打洞的话，每页的左右都可以“启闭”，应能够安心的提笔书写。
　　在很久以前，人们就等着两侧打孔的活页纸上市。但是，等了很久，仍然没有上市的迹象。于是一些上班族就自己制造出来了。
　　利用上下班时间，在车厢里构思下一部书的内容时，此种两侧打洞的活页纸正可派上用场。一侧夹着参考资料的复印件，一面看着它，一面在另一侧书写原稿用的备忘事项。如果是单侧打洞的话，则必须一面翻前页，一面进行写作，工作的效率自然会减半。
　　时时以活页纸替代备忘用纸，即使是资料也使用档案夹管理。因此，使用打洞器打孔的纸张非常多。以前，这种操作全部交给手动式的打洞机处理，最近才改用电动式打洞机处理。使用这种机器，一次能处理数十张纸，操作时间可以缩短很多。
　　5。档案夹依主题分成各种颜色，可以缩短翻找的时间
　　人们时常看到办公室的架子上，放着颜色及形态完全一致的档案夹。在颜色及形状方面统一，乍看之下，或许能给人一种整齐划一的印象。但是站在整理信息的立场来说，这并不是聪明的作法。因为不看档案夹上贴的字条的话，根本就无法知道，那是属于哪一种主题的资料。
　　一旦档案夹不在所定的位置，寻找起来就倍感困难了。
　　基于这个理由，办公室的档案夹都根据信息内容分类，使用材质以及颜色不同的档案夹。
　　例如外面贴塑胶布的档案夹，表示它跟指南、形态有关，茶色档案夹为“秘书指南”，灰色为跟审判所有关系的“诉讼文书书类形式”等等。外面贴一层布者为“资料档案夹”，红色为“执笔之类，绿色为“事件之簿”，青色为“一般资料”如此这般，把档案夹分开使用的话，只要看看架子的某一边，就可以立刻找到自己需要的档案夹。就算跟其他同类别的档案夹混在一起，也能够很快就找出来。
　　现在，管理者在办公室里，除了利用颜色把档案夹分类以外，还使用画线笔涂抹档案夹的字条，使之更为细分化。
　　能够记入字条空间的信息有限。不过，只要利用颜色加上“意思”的话，信息量就能够膨胀好几倍。而且，将更为容易使用。
　　就象管理一般，使用颜色表示不相同意义的人，似乎为数甚少。其实，不仅是档案夹可利用颜色来识别用途，其它的用具也可以如法炮制。只要动动脑筋，就可以节省不少寻找的时间。
　　6。杂记簿也不妨使用活页纸式，如此比较方便
　　到了最近，上班族之间也流行活页纸式的杂记簿。
　　活页纸最有利的一面，就是交换起来甚为方便，信息量也不会受到限制。如今正是所谓的信息化时代，自然的，这种杂记簿就受到了上班族的青睐。以个人来说，人们很早以前就喜欢使用这种杂记簿。
　　不过，有一个美中不足的地方。那就是市场上的活页杂记簿，一律属于A5以上的纸张，实在是太大了一点。
　　杂记簿必须能放入西装口袋里，如此才算理想。否则的话，很难以派上用场。例如前往参加聚会时，几乎所有的人都是两手空空。碰到这种情形，如果不带杂记簿的话，一旦跟友人碰面，而对方提议一道去喝几杯的话，则你也不能断定是否有其它的事情待办。基于这个理由，人们喜欢带口袋能装得下的小杂记簿，而且必须是活页式。
　　现在，一般最好备有两本杂记簿。一本记载一年间的行事时间表、地址等；另外一本以一天一页的篇幅，记载当天必须做的事情，甚至写下临时产生的构想。这两本杂记簿的内容，可收录于一本里面，也可依作用分化为二。由于工作的关系，有时需要过去的记录（例如何时与某人见面等），即可一目了然，再也不会忘记做某些事情。出外时，只要携带必要的资料就可以了。
　　如此说来，对于杂记簿的使用，已名符其实的到了杂记无章的地步。不过话又说回来，所谓的杂记簿，就是一个人用来把握信息的“备忘录”。所以，一旦把主题过于细分化，则反而不好使用。
　　如果你想有效率地使用杂记簿的话，则形式及内容应尽量使其简单。
　　OA机器的使用法
　　1。复印机不妨尽量使用，如此才能节约时间及金钱
　　不管任何人想复印文件图书类，事前都必须获得责任者的允许。现在，虽然获得了相当的改善，但是仍旧有不少公司商号，为了节省开支，招呼从业人员尽量减少复印。
　　以管理者的办公室来说，每个月大约要复印五千件的文稿之类。其中也有一部分是为了整理资料方才复印，以致给人一种“浪费”的印象，不过，管理者始终不曾有过此种念头。
　　的确，复印一张文件差不多要花十元日币，或许，有人认为这种代价太高了。不过，你不妨冷静的想想看，为了节省一张复印的费用，而多耗费十分钟的话，那么，势必将耗费好几十倍的时间代价，这实在是本未倒置的做法。
　　有鉴于此，为了提高工作的效率，毫不惋惜地使用复印机。每遇到可方便作业的机器，也就是说，具备节省时间功能的机器时，管理者都会积极的把它购入。
　　现在，办公室所使用的复印机，虽然有些过时，但是仍然具备缩小、放大，以及自动送稿的功能。因此，纵然要复印几十张文件时，只要按下操作钮，机器就会自动地展开复印的工作，不必复印一张开一次盖子。对于节省时间、提高效率很有帮助。
　　2。使用传真电话录音，有效的活用“时差”
　　为了跟隔一段距离的对方联络，电话是最有力的武器。
　　不过话说回来，电话并非在各方面都是万能的。例如对方不在的话，根本就无法把你想办的事情告诉他。又如不管对方是否方便，叫他出来听电话，可能会引起他的不快等等，都是电话最大的缺点。同时，这也是电话所具有的“同时通信性”唯一的弊病。
　　对于这种电话具有的缺点，只要利用传真、电话录音，即可充分地克服。“你说这两件事呀！告诉你！咱们老早就实行了！”或许很多人会如此的说。不过，一般人似乎还未能充分地活用其功能。以现在的办公室来说，传真机已经相当的普及。只是，它的用途只被限定于传递口头难以传达的复杂信息。的确，这也是传真的最大功能之一。
　　很遗憾的是，另外一个有利之点，也就是能够达到“时差通信”的事实，似乎还不会充分地被活用。所谓的“时差通信”就是指对方不在场时，也能够对他传递信息，对方可以在他最方便时看信息，然后再传回他的意见。
　　如果你认为想办的事情，可利用电话传递的话，那么，遇到对方不在时，你就会感到束手无策。在这种情形之下，你只好不断地打电话，而且到联络上为止，你的内心一直挂念那件事，影响所及，其它的工作将不能顺利地进行。
　　与其一直感到惴惴不安，不如利用传真机送出你所要办的事情，待对方回来一定会看。这么一来，既确实，效率又好。
　　国际贸易中，这种“时差通信”一向扮演很重要的角色。
　　除此之外，像电话录音也在“时差通信”中担任举足轻重的角色。以一般人的办公室来说，所谓的电话录音，只不过发挥一种功能而已。那就是告诉下班后打电话过去的人，“对不起管理者已经下班了。”
　　以有的办公室来说，只使用一般家庭常用的那一种。只告诉对方“不在”，不仅不知道对方的目的，甚至连谁打来都浑然不知的电话录音，实在没有什么意义。如果当事人不在，但是说出目的的话，想处理的事情就能够很快地被进行。实际上，在很多情况之下，受话方不直接跟对方交谈，只靠电话录音进行想办的事情。
　　除此以外，有的还在不同的目的下使用电话录音。经常把自己办公室的电话录音，当成“备忘录”使用。
　　例如，在下班的电车里，看到了需要的书本广告，遇到这种情形，就会从公共电话里，或者从家里打电话到没有人的办公室，把想购买的书本名称录下来。在第二天早晨，管理者抵达办公室时，上班的秘书已经把该书本购买回来，放在管理者的办公桌上这也是“时差通信”的一个例子。
　　如此一来，只要把传真跟电话录音活用，将它们当成跟对方联络的“时差通信”工具，如此就能够使信息的传达交换等工作，又圆满又顺利地进行。
　　3。只要把微不足道的工作自动化，就能够节省时间
　　有道是“积沙能成山”，虽然是微不足道的工作，如果重复十几次的话，耗费的时间就不容忽视了。同时，单纯的工作不断重复，并非人类所得意的专长。因此，继续一段时间以后，效率必定会降低下来。有时，还是交给机械处理比较适当。
　　有鉴于此，办公室除了复印机、传真机、电话录音、电动打字机外，还活用几种实用的事务用具。在前面所介绍的电动打洞机，就是其中之一。除此以外，还使用“电动开信封机”。
　　顾名思义，这是用来打开信的器具，只要把封套的边缘插入，“沟”里面，就能够很迅速地切开信封。
　　办公室每天都收到数十封邮件，如果每一封都使用剪刀剪开来，再凭人工处理的话，至少得耗费十分到二十分钟左右。
　　如果使用这种“开封器”的话，只要数分钟就完全处理完毕。而且，这种器具绝对不会把封口连内容物都切掉。关于这点，如果是叫人用剪刀去剪的话，还可能会破坏内容呢！由此可见，从工作方面来说，还是采用这种方式比较适当。
　　一般说来，目前的人都有根深蒂固的观念。他们都一致认为既然人类能够胜任的工作，何以要交给机械做呢？那不是太懒惰了吗？
　　对于这问题，适当的想法刚刚相反。凡是机械能够胜任的工作，或者由它做起来效率比较好，胜过人类两支手的话，那就把工作陆续交给机械吧！或许有人会说，如此成本会增高，不管成本再高，从来就不曾出现比人事费用更高的机械。
　　到了最近，不但有很多大规模的OA机械出现，还有众多叫人感到眼花缭乱的所谓高性能的OA机械面市，对于这些崭新的信息，每天必须时时地注意。如果有一些你认为对处理业务有所助益的话，不妨陆陆续续地引进，如此才能有效率地进行工作。