优秀管理者如何开好会？

　　2009。08。28来源：阿里巴巴
　　人都说：共产党的会多，国民党的税多。暂且先不管国民党税多与少，多到什么程度的问题。依我看，会多并不是什么缺点。共产党正是依靠种种会议、层层会议、时时会议，把党的政策、精神传达到各级领导人心中，传达到社会大众当中，并通过会议，学习、贯彻各种政策和指示，让中国共产党保持了几十年不老的青春活力，也让新中国一步步走向繁荣和强盛。
　　中国企业并不是会少，而是很多的领导者根本不懂会议的妙用，不会开会，会是开了不少，但却没有发挥到一点作用，或者说是收效甚微。
　　那么就有人说了，不就是一个会议，有什么不会开的，还能有什么妙用？也有人会说，我天天开会，甚至当了几十年领导，开了几十年的会了，还有什么不会开的？
　　在这里，我首先问一个问题：在管理者手中，会议是什么？对员工来讲，会议又是什么？恐怕能真正理解、全面悟透会议对管理者妙用、对员工重要性的领导者并不多。我不是狂妄武断，在笔者接触的种种风格管理者当中，不管是年轻一代创业者，还是资深一代管理者，不管是中小企业领导者，还是大型企业中高层管理人员，都对会议的了解、运用不够深刻和娴熟。他们要么是依靠一种权力的强压实施管理，要么是仁性的放任自由管理，结果是企业管理情况都不乐观，中国企业出现问题，陷入经营困境，我可以肯定的说，99的企业都是在管理上出了问题。
　　作为一个管理者，如果不懂管理真谛，不会运用领导者手中的工具，不会恩威并施，不能充分调动企业员工积极性，不能充分领导好员工，那么对企业而言也是一种资源浪费，必然会导致管理失误，经营困难。
　　在这里，我们就专门来讨论一下会议在管理者手中如何起到不可思议作用，以营销管理为主。我这里说会议有不可思议的作用并不是有夸大之嫌，事实上，如果一个领导者用好了会议，开好了会议，你的工作局面不仅马上可以得到巨大的改变，你自己也会变得很轻松。
　　管理大师斯隆的1与99理论可以引申为：在所有的管理工作中，99都是程序性的工作，而这些工作，除了在总体上给予指导之外，它们并不需要管理人员特别的关注，只有那些1的例外情况是需要经理们给予特别关注的。事实上，一个好的管理人员只需处理好那1的例外事务。至于那些程序性事务，则放手让其在固有的轨道上运行，使更多的人能够自主地处理一些事情。
　　那么，我想：那1需要特别关注的事务中，会议应该就是管理者需要特别注意的事务。
　　一、会议在管理者手中是什么？
　　1、会议是管理者手中的一把剑
　　在一个优秀的管理者手中，会议应该就象一把宝剑，树榜样、批落后、严管理、下任务、绘愿景、表决心等都可以经过会议来传达。通过会议，不仅可以解决很多内部问题，还可以解决外部困难；不仅可以激发士气稳定民心，还可以提升业绩改变现状。
　　仔细回顾中国共产党创业史，每一次危机关头，莫不是会议在起着决定性作用。从遵义会议开始，肯定毛泽东同志的军事战略主张，确立毛泽东在党和红军中的领导地位，这是党生死攸关的历史转折点，中国革命从此打开了新局面。到新中国建设时期的十一届三中全会，拉开社会主义现代化建设序幕，迎来新中国改革开放三十年辉煌成果。每一次历史关头，莫不是会议在其中起着决定性的作用和意义。
　　2、会议是管理者手中的一把刀
　　在一个优秀的管理者手中，会议也是强化管理的一把大刀。当不良之风盛行时，会议就是砍向毒瘤的大刀；当制度得不到执行时，会议也是确保执行的屠龙宝刀；当领导的权威性受到挑战时，会议也是明确地位的“闯王刀”。
　　1927年八七会议，确立“枪杆子里面出政权”思想，总结了大革命失败的经验教训，坚决纠正和结束了陈独秀的右倾投降主义错误，撤销了他的总书记职务。以及1929年古田会议，1937年洛川会议，每一个会议，都莫不是共产党领导人砍向错误思想，引领革命红军走向成功解放新中国的重要性会议。
　　3、会议是管理者手中的营销利器
　　一个优秀的管理者，一定懂得如何利用会议向管理要效益，如何利用会议向员工要成绩，如何利用会议改善现状，纠正错误思想，提升团队竞争力、培养人才，以不断的走向成功和辉煌。领导者只有开好了各种会议，才能稳坐中军帐，决胜于千里之外，才能体现其领导才能，也才能体现“无为而治”的管理境界。
　　企业中的两种普遍情况都是极不正常的，也是存在很大管理问题的现状：一是老总很忙很忙，低下的员工却无所事事，所有的成绩都是老总一个人努力出来的，反而显得员工无能，其实这种情况下，最无能的并不是员工，而是企业老总；二是企业老总很闲很闲，底下的员工更闲，为什么闲，因为企业根本就没有效益，没有业务，这个时候，老总是无能的，不称职的。
　　4、会议也是管理者手中的喊话器
　　管理也是一种造势，会议在优秀管理者手中犹如一个喊话器，一种兴奋剂，在士气低落的时候提高士气，在骄气上扬的时候回归冷静，而领导者则坐观大势，随势而为，统帅三军，征战商场。一个优秀的领导，也必须是一个演讲高手，将军可以三军前演讲，讲师可以在讲台上演讲，一个普通的领导者要在哪演讲呢？答案就是：会议。会议就是领导者的演讲台，一个优秀的领导一定要是一个优秀的演讲者，并在其演讲台上做好管理工作的演讲。
　　二、管理者都要开哪些会议？
　　1、会议的种类：会议可以分为正式会议的和非正式会议。正式会议包括例会和专题会议、紧急会议，例会如晨会、周会、月度总结会议、季度会议、半年总结大会、年终总结大会等；专题会议如针对工作中的问题、重大事件、员工学习培训等都可召开专题会议；紧急会议就是针对一些突发事件、紧急问题召开的紧急主题会议。专题会议可以是紧急会议，紧急会议一定是专题会议。
　　非正式会议是正式会议的一个补充，可以是会前，也可以是会后，会前是对会议的一个安排布置，会后是对会议决议的一个补充和促进，正式会议是面向参会的全部人员，非正式会议只面向参会的部份人员或骨干。
　　2、会议场合的选择：一般情况下，会议地点的选择以正规为主，如经理办公室、会议室等，非正式会议就可以选择酒桌、办公室等地方进行。但这种沟通方一定是灌输式的，集体式的。
　　一、管理者如何开好会议？
　　1、会议的根本目的：开会不是走形式，也不是完成任务，会议的根本目的是要解决问题。如每天的晨会是要明确当天的工作任务和目标，周会是要总结一周工作成绩和问题，表扬大会就是树立榜样、塑造典型、激励大家。
　　2、会议主题的确定：每一次会议都必须要有一个明确的会议主题，解决某一个问题，组织学习某项知识或内容，探讨某个议题或决策，或者根据目前出现的问题，有针对性地采取一些措施，通过会议的形式来解决问题等等，这些都是会议的主题。尤其是针对业务开展上的困境，有很多主管往往找不到原因，其实业务开展的不利，除了客观原因之外，主观原因大多数情况还在于业务人员自身能力的不强。针对这些问题，同样可以开展一系列的学习、培训会议，如：产品介绍、产品优点、谈判切入点、如何报价、如何谈价、如何促成等，每一点都可以作为一个主题，并形成一个系列，通过会议的形式来进行强化训练，以提高销售队伍战斗能力，达到改善销售业绩的效果。
　　3、会议气氛的控制：会议气氛的控制也相当重要，在一个良好、热烈的氛围中召开的会议，会充分调动大家的积极性，激发大家的主人翁精神，增强责任心，反之，如果会议死气沉沉，成了一言堂，这个会议也是起不到应有效果的。
　　4、会议决议的形成：开会的目的是要解决问题，那么会议就要会而要议，议而要决，但在现实中，往往都是会而不议，议而未决。笔者参加过很多领导开的会议，都是会是开了，但却未形成什么决议，开会到最后，与会者还是不知道最后的结论是什么，分工是什么，该怎么办，结果是会开完了，没办法，还是要再跑到领导办公室去问。这样的会议是一点成效也没有的，开了等于没开，开的多了，会议的作用价值就会越来越小，再开会员工就会从心里上不重视，反对开会，所以，既然要开会，就一定要形成明确的决议，要么就别开。
　　5、会议信息的传达：如前所述，会议在某种时候，实际充当的是一种沟通工具，信息传达载体，同样的信息，会上宣布和会下传达，其效果和意义是完全不一样的。领导者应该学会处处留心，留意公司的每一个有价值的信息，好的或坏的，激励的或告诫的，都可以，并在会上向大家传达和宣布，保证每次会议都要有新鲜的东西给大家，这样就会大大提高会议的效果。
　　6、培养员工的列席：对一些优秀员工，你要让他明白领导对他的重视，你不需要清清楚楚的告诉他，很简单，你请他列席一次重要会议，并请他主动发言一次，那么比你亲口告诉他，公司是多么重视效果要好的多。这个时候，会议在领导者手中又是另一种工具，一种激励员工士气的工具。
　　7、尖锐问题的处理：有时候，有的员工会借会议提出一些尖锐的问题，或者是本不属于此次会议的问题，故意出难题以为难领导，为了避免难堪，你可以明确告诉他，这个问题不属于本次会议议题，下来再解决。有些问题可以公开讨论，那么就大家表态，有些问题不能公开讨论，那么一定不能公开。
　　二、一个成功会议的基本流程
　　1、会前准备：不打准备无准备之仗，会议亦如此。无论是大的、小的，正式的、非正式的会议都一样，在开会前，主持会议人员都应该做好充分的准备，并提前安排通知与会人员、会议时间、会议主题和准备事宜。现实中我们看到的往往都是开会前才通知，除例会之外，基本上会议只有召集人知道会议的主题和内容，与会者一无所知，什么准备都没有，全凭临场发挥。这样的会议，其质量与充分准备过的会议是相差甚远的，执行力、管理效果的流失，也许正是从这些细节中一点点漏掉的。
　　2、会议控制：一个成功的会议，会议的控制是非常重要的。主持人要让所有人都发挥自己的主观意见，积极表态，并在气氛陷入僵局或冷场的时候适时调节，甚至可以讲个笑话活跃下气氛，或者唱个歌激发一下士气，这些小插曲都是完全可的，以避免把会议搞成没有一点生机，框框套套式的“老三曲”。同时，要控制好会议时间，会议进程等，这些，都要求会议主持人始终保持冷静、清醒的头脑，讨论既要放得开，但也不能偏离主题太远，既不能翻陈年旧帐，但也不能因有所顾虑而不敢言语。
　　3、会后跟进：会议开完了，形成决议，并不意味着会议就结束了。会议形成的决议最终要执行下去，落实到位，会议的效果才能真正显现出来。所以管理对会议形成决议的执行情况、执行成绩，以及存在问题也要及时进行了解，并根据情况适当调整，会后的跟进才是保证会议效果的根本和重中之重。
　　三、会议大忌
　　1、会上吵架：会上吵架的情况应该不算少见，就连国家议会上，也有因意见相左者而大吵会场，甚至大打出手者都不绝于耳，企业会议上，吵架的情况更是司空见惯了。会上吵架应该是影响最不好的情况了，吵架不仅仅影响的是会议效果，更严重的是影响了与会者的情绪，甚至是把矛盾的双方公之与众，从私下到公开，你敢保证会没有人因此而看笑话？窃窃私语，议论纷纷？甚至一传十，十传百，影响的面之广、之坏是不可估量的。
　　2、冗长无果：笔者与到过这样的一位主管，每次开会，都几乎是冗长无比，且每次都没有明确结果。本来一个小时的事情，在他的会上，说着说着，就说成了别的事情，而且是七口八舌，议论纷纷，他自己也说的不亦乐乎，结果时间一分一分的过去了，要下班了，才发现会议问题还没有讨论完，只有延长会议，可这个时候，员工不干啊？加班又没有加班费，家里还有一大摊事情，要不就还是有自己的私事，他还在不停的讲，下边却在不停的看表，焦急万分，问问题，没有表态，他说一个什么，下面都是OK，无一票否决全票通过，最后的结果呢？是可想而知的了。所以领导者一定要注意会议时间，既要放得开，也要拿得住。
　　3、老生常谈：会议多了，就要增强会议的新鲜性，避免老生常谈，没有新鲜。当然，如果每次会议，都是谈论同一个问题，那么，这个领导肯定也是存在问题的，一个问题怎么可以多次谈论而未得到解决呢？同一个问题，出现一次二次可以原谅，三次四次，甚至不断说，而不断重复发生，就不正常了。
　　4、局面混乱：有时候会议讨论，针锋相对是难免的，各抒己见是必须的，但一定要注意，不能乱成一团糟，不能所有人都同时说话，这个时候，主持人一定要出面协调，掌握好大局，对一些影响极坏者，甚至可以请他出去，毫不犹豫，毫不留情，以保证会议的严肃性。