让开会更有效率

　　在企业里，开会多，开会无效是很多人经常抱怨的话题。那么如何有效地提高开会质量呢？让我们来看看下面两个公司的做法：
　　太阳公司：会议成本制度
　　日本太阳公司为提高开会效率，实行开会分析成本制度。每次开会时，总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。
　　成本的算法是：会议成本每小时平均工资的3倍2开会人数会议时间（小时）。公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。
　　英特尔：从写会议通知开始
　　“你绝对无法避免开会，但你可以让会议更有效率！”这是英特尔董事长葛洛夫对内部谈管理时常说的一句话。根据英特尔过去的估计，员工平均有四分之一的时间在开会，但有四分之一的会议是无效会议。也就是说，员工有十六分之一的时间浪费在开会上。
　　“要开好会，最重要的是有明确的流程规范！”而规范，从如何写会议通知和会议记录开始。
　　（1）会议前的网络通知
　　会议的性质主要分为流程与任务会议两大类。任务会议是针对特定任务或是解决问题所举办，参与者很可能来自四面八方的不同部门；流程会议多以单一部门、定期举办以更新内部信息为主。会议召集人一般须在一周前发出会议通知，如果有人到了会议室才问今天要讨论什么，这会议就算失败。会议通知共有九个项目：会议目的、时间地点、参与者、会议类型、与会者分工模式、预计进行流程、最后的决策方式，还有预计的产出结果，以及上次开会决议事项的完成情况。会议召集人在会前一周，要将会议主题的相关资料上网，以供与会者下载。
　　（2）准时开会非常重要
　　没有要等谁来才能开会这回事。如果连续要参加两场会议，那么两场会议之间，须保留十分钟空当，以确保开完第一场会后，能准时参加第二场会议
　　（3）会议中有人把关主题、有人计时
　　会议主持人要将每次发言内容，摘要出与议题有关的部分，如对目标的主张、对事实资料的说明、对因果关系的论证等，并将这些要点与讨论的主题加以结合。这有三个目的，一是对发言者之尊重与肯定，二是确认其发言的本意，第三则是协助与会者聚焦于原定主轴。在进行讨论时，有人担任把关员，以确保讨论主题不会离题。多数企业会议由主席同时担任把关员，但鉴于主席有时对主题太过投入，很难维持中立，所以也可另设把关员。当有好的议题出现，会议把关员可要求会议记录员先记录下来，但仍要回到原先主题讨论。还有计时员，依照会议通知规定的每人报告时间，提出警告，以免会议延宕。
　　（4）会议结束前五分钟，主席要重复最后的开会结论与确认任务。
　　（5）会议后20小时内须发出纪录
　　会议记录应把决策方向、决议后的待办事项、相关负责人与完成时间等信息都整理清楚，逐点列出后在开完会后20小时内，传给与会者与相关负责人。另有因此次会议衍发的新议题、召开新议题会议的负责人是谁等。接到会议记录后无异议，与会者就该依照会议结论执行。
　　最好还能把当初的决策逻辑记录下来，这可协助未来大家在检讨旧决策或是做新决策时，有更多资料可参考追溯，效益会更大。
　　会议的目标就是决策与执行。会议后有落实执行，才是有效会议。