时间矩阵思维：什么意思、例子案例、如何运用培养、意义启示

　　事情冗繁、时间太少、加班赶工，是许多工作者面临的困境。此刻请暂缓仓促的步调，回头检视一下自己的工作方法：面对接踵而来的任务，你是想到什么就做什么？还是哪件事比较紧急、压力比较大，就先做哪件事？
　　工作者应该认识到的现实是，在同一个时段里，你只能做一件事。所以选择了一件事务，就是放弃执行其他任务。这个选择，就是工作者为工作排定的顺序，通常是依据以下五个判断标准：
　　（1）工作量：工作必须花费的时间或心力多寡。
　　（2）难易度：与工作者是否擅长该项工作有关。一般而言，需要发挥想象力、策划力、创造力，或重要性、技术性越高的事，难度较高；行政或例行事务的工作则相对较容易。
　　（3）复杂度：工作所牵涉人员、部门、预算及其相关因素的多寡。
　　（4）重要性：工作影响所及的范围大小，可能是涉及的目标或资源很大或很多，也可能是关系到公司、部门或个人的目标及未来发展。
　　（5）紧急性：通常由交货或完工的截止日期来判定，或是短程、近期内必须见到成效的事务。
　　一般而言，多数人几乎都会从紧急的工作做起，其次是重要的工作，因为紧急的工作有燃眉之急，必须立即解决；重要的工作则是至关重要的，需要持之以恒地努力完成。不过，如果在紧急和重要这两个判断标准之外，再加上工作量、复杂性和难易度的交互作用，很容易就会让人乱了方寸。
　　人们之所以无法快速准确地建立工作的优先顺序，主要是因为缺乏明确的信息，包括具体交代完成的期限和做这项工作的理由或原因，还有就是人们会受到自身好恶的驱策，往往会优先做想做的事，延缓应该做的事。
　　针对这一点，工作者首先要做的是：完整记录自己一周的工作，并在接受任务时，拒绝越快越好的模糊指示，而要追问，什么时候需要？为什么要做？这就是所谓的工作记录表。工作记录表是为了管理日程而制作，就像日历一样。不管是使用有日期的记事本，或是自己做都可以。工作记录表的内容其实就是按照工作类型，写上当天必须完成的工作。每天按表执行就能省下不少时间，更不怕工作有所遗漏。一旦工作告一段落就可以确定下次任务的日期，并写上预定的工作内容，预期开始的时间点等。
　　至于如何克服惰性及好恶等心理因素，重要的是优先处理关键性和难于处理的事务。有些工作、活动或计划，或许难度很高、单调无趣，却能为职业生涯或个人生活带来帮助，因此就要优先处理直接影响最高目标的行动项目。人性的好恶与建立优先顺序的关系是很密切的。但我们通常遇到的情况是：即使排定了顺序，人们还是会先做些轻松的工作，而将棘手的重要工作搁置一旁。不过，一定要注意：只做些简单工作，并不能使你从职场中脱颖而出，只有完成了重要的工作，才会有升迁与加薪的可能。
　　有时候，排定完的工作顺序，会很容易被上司或客户临时插进来的紧急工作打乱。这时，你最好先确认“这件任务真的很紧急吗？”。如果是，自然就要中断手边的工作，优先处理紧急的工作。若非紧急事务，则务必要确认“完成期限是何时？”，以将临时新增的任务排进工作清单里。要记住：“突发事件”未必是“优先任务”。
　　时间管理的理论多半在强调效率、分秒必争，结果导致人们被满满的行程绑死，也促使一些人从根本上否定时间管理，转而强调个人管理，将重心从排行程，转移到产出与产能的平衡上。
　　时间矩阵思维指的是依据紧迫的（urgent）与重要的（important）两条轴线，将耗费时间的事务划分为四类：急迫、重要的事情；不急迫、重要的事情；急迫、不重要的事情；不急迫、不重要的事情。（如右图）透过事物的紧迫性和重要性决定自己的工作顺序。急迫的事通常显而易见，也可能有趣，让人必须或想要立即处理，却未必很重要；重要性则与目标有关，凡是有价值、有利于实现个人目标的事务，就是要务。不过，人们很容易将时间与心力投注在急迫的事情上，误以为凡是紧迫性的事务，都是重要的，但其实懂得舍弃不重要的事，而专心于不急迫、重要的事情上，同时避免这样的事情因为拖延而变成急迫、重要的事情，才是个人管理的真正意义。
　　关键少数分析法，又称为8020法则或ABC分析，是意大利经济学家帕列托在研究19世纪英国人的财富和收益模式时发现的，大部分财富流向少数人手里，即20的人口，拥有约占80的财富。帕列托的研究后来被广泛用于各个领域。同理，如果将这个法则应用到工作的分类与排序上，仍然适用。那么每个人的日常业务中，必定有特定几项任务，会对结果或成败造成关键性的影响或贡献。找出这些关键任务，优先执行并且努力做到最好，就能用最省力的方式，获取最高的成果。
　　因此，你需要有一定的勇气，大胆选择未来、着眼于机会（而非忙于解决问题），找出真正重要的事，将最珍贵的资源，投入于明日的机会。